Archief als cultureel erfgoed

Checklist

1. Mijn archief is geregistreerd bij een erfgoedorganisatie
2. Ik heb een plan voor de bestemming van het archief op de lange termijn

1. Mijn archief is geregistreerd bij een erfgoedorganisatie

Waarom je archief registreren?

Ontwerp- en bouwarchieven bevatten vaak prachtig materiaal voor tentoonstellingen en publicaties. Tegelijk bieden ze onderzoekers een onschatbare studiebron. Mogelijk hebben enkele gebouwen waaraan je hebt gewerkt een beschermde status, of zullen ze deze krijgen in de toekomst. In dat geval zal jouw archief essentiële informatie bevatten in het geval van een restauratie. Je archief kan tot slot een bron van inspiratie zijn voor toekomstige generaties van ontwerpers.

In België zijn er meerdere openbare archief- en erfgoedinstellingen die privé-archieven van architecten bewaren voor allerlei doeleinden. Het VAi en het CIVA zijn twee instellingen die zich specialiseren in architectuurarchieven in Vlaanderen en Brussel, maar je vindt de archieven ook terug in het Rijksarchief, in verschillende stads- en gemeentearchieven, in de collecties van universiteiten en soms musea.

Door met een erfgoedorganisatie informatie over je archief te delen ben jij niet langer als enige die op de hoogte van je waardevol archief. Erfgoedorganisaties beschikken over een netwerk met onderzoekers en andere potentiële gebruikers die zo hun weg naar jouw archief kunnen vinden. En mocht er later iets gebeuren met je archief, dan blijft er nog ergens informatie over je archief beschikbaar. In geval van nood kan ook sneller een actieplan worden uitgestippeld om het archief te verhuizen en elders onder te brengen.

Hoe je archief registreren?

Er zijn verschillende manieren om je archief te registreren en bekend te maken. Uiteraard kan je een beschrijving van je archief publiceren op je eigen website. Nog beter is het om je archief te registreren op een centraal platform. Voor ontwerp- en bouwarchieven kan je gebruikmaken van volgende databanken:

• VAi Archiefhub: Het VAi registreert en ontsluit ontwerp- en bouwarchieven via de Archiefhub, het centrale register voor archieven va architecten, stedenbouwkundigen, landschapsontwerpers, bouwbedrijven, interieurarchitecten, vormgevers enz. De databank biedt informatie over archieven van ontwerpers en bedrijven uit heel Vlaanderen en Brussel
• Archiefpunt: een centraal verzamelplatform voor private archieven en erfgoedcollecties in Vlaanderen. Als privébeheerder van archieven kan je zelf een registratie aanmaken.

Nood aan ondersteuning?

Het Vlaams Architectuurinstituut helpt je graag bij het registeren van je archief. We komen ter plaatse bij jou op bezoek en helpen je om een nauwkeurige archiefbeschrijving op te stellen. Dit gebeurt in onderling overleg: Je kiest zelf welke informatie je laat registreren en wat daarvan kan worden gepubliceerd.

Enkele mogelijkheden:

• Via de Archiefhub of Archiefpunt kan je een algemene beschrijving van je archief delen. Als je een plaatsingslijst of inventaris hebt, kunnen we die ook delen.
• Je kan aangeven of je archief ingekeken mag worden en onder welke voorwaarden.
  
• Je kunt je contactgegevens opgeven zodat externe gebruikers je hierover kunnen contacteren.
• Heb je je contactgegevens liever niet online? In dat geval kan het VAi als tussenpersoon optreden. Het VAi speelt vragen van externen aan jou door.
  

Neem contact op met het VAi om een archief te signaleren, om een plaatsbezoek aan te vragen of om je archief te laten registreren.

2. Ik heb een plan voor de bestemming van het archief op de lange termijn

Als particulier kan je ervoor kiezen om je (statisch) archief over te dragen aan een openbare archief- of erfgoedinstelling. Op die manier stel je jouw archief volledig ter beschikking aan de gemeenschap.

Welke archief- of erfgoedinstelling?

De keuze voor een bewaarinstelling hangt af van het acquisitieprofiel van de instelling en jouw wensen. Het VAi heeft van de Vlaamse Overheid de taak gekregen om je te helpen in de zoektocht naar de beste oplossing voor je archief. In alle neutraliteit gaan we op zoek naar de gepaste bewaarplaats voor de archieven van ontwerpers en bouwbedrijven. We bespreken samen je noden en verwachtingen en we bekijken de inhoud, omvang en het belang van je archief. Met die achtergrondinformatie starten we gesprekken op met potentiële bewaarinstellingen.

In de Integrale veldanalyse van het cultureel erfgoed van stoel tot stad (2023) vind je in bijlage een overzicht van alle bewaarplaatsen in Vlaanderen en Brussel.

Handgift, schenking of bewaargeving?

Bij een overdracht van een archief wordt een overeenkomst (in tweevoud) opgesteld en ondertekend door overdrager en ontvanger. Privaatrechtelijke archieven (archieven die niet zijn gevormd door een publieke overheid) kan je overdragen via een schenking, handgift of een bewaargeving.

• Bij een schenking wordt een archief onherroepelijk overgedragen aan een archiefinstelling die eigenaar wordt. Het is een administratief zwaardere procedure, waarbij tussenkomst van een notaris is vereist.
• Een handgift is een overdracht van een archief, waarvoor geen registratieverplichting bij de notaris is vereist. De meeste archiefinstellingen verkiezen daarom een overdracht 'bij handgift'. Ook bij een handgift wordt de archiefinstelling eigenaar.
  
• Bij een bewaargeving geef je een archief tijdelijk in bewaring. Na het verstrijken van de periode kan de bewaargeving worden verlengd, of keert het archief terug naar de eigenaar. Een bewaargeving is meestal slechts uitzonderlijk mogelijk.
  

Bij een overdracht wordt telkens een overeenkomst opgesteld tussen beide partijen. Een goede overeenkomst bevat afspraken over het transport, de openbaarheid en de ontsluiting van het archief. Ook maak je best afspraken over wat de archiefinstelling allemaal met het archief mag doen. Het is daarbij niet ongebruikelijk dat de ontvangende bewaarinstelling eisen stelt over de staat waarin je het archief aanbiedt (zoals de verpakking, schimmelvrije toestand…).

Doorgaans zal een archiefinstelling altijd vragen dat stukken door derden mogen worden geraadpleegd in de leeszaal, mogen gebruikt worden in tentoonstellingen of in bruikleen mogen worden gegeven aan derden. Een archiefinstelling zal meestal ook om toestemming vragen om reproducties te maken van de stukken voor publicatie in boeken of op het web.

Lees meer

• Meer informatie op de website van Archiefpunt
• Meer informatie op de website van TRACKS