Orde, ritme, functionaliteit... niet alleen architecten spreken erover, ook voor archivarissen staat orde hoog op de prioriteitenlijst. Een archief zonder orde is als een slecht ontworpen gebouw. Het staat in de weg, je kunt er niets mee en op de koop toe steekt het je nog eens de ogen uit.
Waarom zou je beroepseer niet gelden voor je archief? Leer meer over regels en tips om je archief goed te ordenen en beschrijven!
Om je archief te ordenen is er één gulden stelregel: orden je archief volgens je werkzaamheden. Het is geen rocket science.
Het is belangrijk dat er doorheen je hele organisatie eenzelfde systeem wordt toegepast. Bestaat je organisatie uit één of twee personen, dan zal dit nog wel lukken, maar werk je met meer mensen, dan zul je afspraken moeten maken en een systeem moeten uitdenken.
Project-id’s of projectcodes zijn een noodzakelijke voorwaarde van professioneel informatiebeheer. Ze helpen om een project eenduidig te identificeren en je kunt het nummer overal achterlaten op tekeningen, documenten en archiefdozen, zodat in één oogopslag duidelijk is tot welk project iets behoort.
Er zijn geen specifieke eisen voor een project-id, behalve dat deze – uiteraard – uniek moet zijn. Eigenlijk werkt een combinatie met een simpel oplopend nummer per project 1, 2, 3... 5... 717... nog het best. Je kunt ook het jaartal waarin het project van start ging als uitgangspunt nemen: 2020-01, 2020-02 etc.
Registreer al je projecten en hun unieke codes in een spreadsheet als Excel of een databank, je projectenlijst!
De projectenlijst is een onontbeerlijk instrument voor een goed archief- en informatiebeheer! Het is absurd hoe weinig ontwerpers of bouwbedrijven eraan denken een algemeen overzicht bij te houden van de projecten waaraan ze hebben gewerkt.
TIP: Hou al je projecten bij in de lijst, ook die projecten die je niet uitvoert, of waar je niet tevreden over bent. Zie het als het geheugen van je organisatie en als een handige archiefbeheerstool.
Met een projectenlijst en een goede ordening kom je vaak al heel ver. Op termijn kan het ook handig zijn om al je archief op te lijsten, zodat je het overzicht bewaart. Moet je dan ieder document in een Excel registreren? Nee natuurlijk niet!!
Typisch voor een archief is dat je het op een hoger niveau beschrijft, de ordening die je aan het archief hebt je gegeven wijst je vervolgens verder de weg. Dat is het mooie aan archief! 😊 Als je een archief oplijst, beperk je dan tot het oplijsten van alle dozen, omslagen of mappen in de archiefruimte. Op die manier krijgt je nieuwe medewerker een mooi overzicht over waar alles te vinden is.
Toch kan het op termijn ook handig zijn meer gedetailleerde lijsten aan te maken. De meest typische lijstjes: