Bestaand archief beheren

Checklist

1. Ik ben voorbereid en ken mijn prioriteiten
2. Ik denk in reeksen
3. Mijn archief is geordend, beschreven, opgeschoond, verpakt en gelabeld
   
4. Mijn archief heeft een inventaris
5. Ik verklein mijn archief via een doordachte selectie
6. Ik bewaar het archief duurzaam

2. Ik denk in reeksen

Respecteer enkele fundamentele principes wanneer je je archief onder handen neemt. Alle archieven kunnen in principe geordend worden als reeksen van documenten en als reeksen van dossiers.

• Reeksen van documenten: Een verzameling van documenten met dezelfde eigenschappen. Denk aan een reeks rekeninguittreksels, een reeks klantenfiches enz. Reeksen van documenten worden vandaag steeds meer vervangen door informatiesystemen. Een mailbox kun je bijvoorbeeld beschouwen als een reeks van e-mails.
• Reeksen van dossiers: Een dossier bevat alle informatie met betrekking tot één concreet geval binnen je organisatie. Dat kan een bouwproject zijn (= een project- of werfdossier), een personeelslid (personeelsdossier) of een juridisch geschil. Hou informatie in dossiers altijd bij elkaar, tenzij de bewaring van documenten zoals foto’s en tekeningen een gescheiden bewaring vereist. Maar ook dan is het van belang om de tekeningen en foto’s logisch te blijven beschouwen als onderdeel van het dossier.

Tijdens je voorbereiding breng je idealiter op voorhand in kaart welke reeksen je zoal in het archief kunt identificeren.

Respecteer de oude orde!

Een fundamentele regel in de archivistiek is het respect voor de 'oude orde'. De kans is groot dat er al een welbepaalde ordening in je archief aanwezig is. Er zijn m.a.w. al reeksen en dossiers aanwezig. Begin niet lukraak foto's en andere documenten door elkaar te halen en anders te klasseren. De kans is groot dat je documenten scheidt die bij elkaar horen.

3. Mijn archief is geordend, beschreven, opgeschoond, verpakt en gelabeld

Heb je een plan opgesteld? Dan kun je aan de slag! Onderstaande stappen tonen een ideale werkwijze. Heb je geen tijd of ruimte om archief te schonen of verpakken? Concentreer je dan op de ordening en beschrijving.

Ter info:

• Een omslag, doos of kaft van meerdere documenten die bij elkaar horen, noemen we een bestanddeel. Meestal behandel je een archief per bestanddeel. Een dossier is altijd ook een bestanddeel.
• Eén document, zoals een factuur, tekening, lastenboek of foto noemen we een stuk. Archieven worden eerder uitzonderlijk op stukniveau behandeld, maar soms is het toch nodig als je een stuk terugvindt dat nergens bij hoort.

Hoe start je?

• Voorzie voor je begint het nodige verpakkingsmateriaal zoals zuurvrije omslagen, mappen en archiefdozen.
• Maak een Excel- of Word-document waarin je de onderdelen van het archief zal registreren. Een database die is ontworpen voor dit doeleinde is nog beter, maar niet vereist.

Ordenen

Breng materiaal dat bij elkaar hoort samen en zet het in de juist volgorde. Projectdossiers plaats je bij projectdossiers, boekhouding bij boekhouding enz. Wees je ervan bewust dat er vaak al een orde in het archief aanwezig is. Dan hoef je niet veel meer te doen. Verwerk de bestanddelen één voor één, in de volgorde waarin je ze aantreft. Zo ben je zeker dat je de oude orde niet verstoort.

Registreren

Tijdens het ordenen registreer je de bestanddelen die je tegenkomt in een Excel - of Word-bestand. De beschrijving van bestanddelen of stukken bestaat uit minstens vijf elementen:

1. Een uniek nummer, dat het bestanddeel identificeert en het fysieke item linkt aan de beschrijving in het Excel- of Word-bestand
2. Een titel
3. Een inhoudsbeschrijving die een beknopte omschrijving geeft van de inhoud
   
4. De datering, die het jaar aanduidt waarin het bestanddeel of stuk werd opgemaakt. Omvat een bestanddeel meerdere jaren, dan noteer je het begin- en eindjaar. Een precieze datum mag, maar is niet nodig.
5. De omvang, die aangeeft hoe groot het bestanddeel is: één omslag, één doos, drie dozen...

Eventueel voeg je ook een plaatscode, die de nummers aangeeft van de dozen of andere verpakkingen waarin het dossier wordt bewaard. Dit vul je in na verpakking.

Op de website van het Documentatie- en Onderzoekscentrum KADOC vind je een gedetailleerd overzicht van de verschillende beschrijvingselementen. Ze bieden ook kant-en-klare sjablonen voor het noteren van informatie over je archief. Bekijk daar onder meer het ‘Voorbeeld van een afgewerkte plaatsingslijst van vereniging X'.

Opschonen

Verwijder alle elementen die schadelijk zijn voor het behoud van de documenten. Verwijder ook zaken die het bestanddeel onnodig groot maken:

• Vervang paperclips, nietjes, elastiek, plastic mapjes, plakband, post-its, ringmappen enz. door zuurvrije omslagen of strookjes.
• Verwijder dubbels, kopieën, korte notities en onbelangrijke kladversies uit het bestanddeel.

Opgelet: Soms bevat de oude verpakking nog belangrijke info. Je noteert deze best in je Excel- of Word-bestand. Voeg daarvoor een kolom Beschrijving op oude verpakking toe.

Verpakken

• Steek de bestanddelen in omslagen van zuurvrij papier. Die zuurvrije omslagen kun je zelf maken door vellen zuurvrij papier te plooien.
• Plaats de omslagen in zuurvrije archiefdozen met de open zijde naar boven, zodat de stukken er niet uit glijden.
• Zorg ervoor dat de doos niet te vol is. Je moet nog een hand kunnen steken tussen de wand van de doos en de omslagen.
• Zorg ervoor dat de doos niet te leeg is, want dan gaat het papier doorhangen.
• Voor tekeningen, maquettes of ander materiaal gebruik je geen standaard archiefdozen en omslagen maar andere, specifieke formaten en verpakkingen. Lees hier meer over op onze adviespagina Materieel archief bewaren.

Labelen

Het correct labelen van omslagen en dozen is van essentieel belang:

• Noteer op elke omslag het uniek nummer uit je lijst
• Duid op de archiefdoos aan welke inventarisnummers deze bevat. Dat kan met etiketten. Voeg ook een aanduiding van de reeks toe, bv. 'Projectdossiers', 'Uitgaande facturen', 'Briefwisseling'...
• Optioneel ken je elke archiefdoos een unieke code toe. Benoem een standaard archiefdoos dan bijvoorbeeld als SD1, SD2, SD3... Die dooscodes noteer je in je Excel- of Word-bestand in het veld ‘Plaatscode’. Unieke dooscodes zijn vooral handig bij erg grote archieven of archieven met weinig oude orde.

4. Mijn archief heeft een inventaris

Is je archief geordend, beschreven, opgeschoond, verpakt en gelabeld? Dan is de belangrijkste taak volbracht! Je archief kan nu beter doorzocht en beheerd worden. En dankzij de zuurvrije verpakking zijn alle stukken nu minder onderhevig aan verval. Wil je nog een stap verder gaan in je archiefbeheer, dan kan dit door het archief te inventariseren.

Met een inventaris ga je nog een stapje verder in het beschrijven van informatie. Je vertrekt vanuit een archiefschema - die de basis zal zijn van de inhoudstafel van je inventaris - en voegt hier de verschillende reeksen en bestanddelen aan toe. Ook wordt vaak een historiek van de archiefvormer toegevoegd met een diepgaande beschrijving van diens functies en de evoluties daarin.

Het archiefschema

Een archiefschema is een ‘boomstructuur’ van functies die jou leiden bij het ordenen van het archief. Je kan een archiefschema eenvoudig opstellen in Word of een ander tekstverwerkingsprogramma. Je kunt een archiefschema heel goed vergelijken met de boomstructuur van een informatiebeheerplan.

Het archief van een organisatie of persoon komt organisch tot stand tijdens de uitvoering van zijn of haar activiteiten. We noemen deze organisatie of persoon de 'archiefvormer'. Een archiefvormer voert activiteiten uit (voorontwerp tekenen, facturen uitsturen...) ter uitvoering van zijn/haar functies (een bouwproject uitvoeren, financieel beheer...) Functies en activiteiten zijn dus de sleutel om je archief begrijpelijk te maken.

Voorbeelden van archiefschema’s

• Model archiefschema voor architecten (opgesteld door het Vlaams Architectuurinstituut VAi): dit archiefschema is nuttig als je de inventaris van het oude archief wil structureren vanuit het perspectief van de architect als persoon.
• Modelschema voor archieven van verenigingen (opgesteld door het Documentatie- en Onderzoekscentrum KADOC)

Hoe ga ik te werk?

Opgelet! Aan de volgorde van de dozen zelf hoef je in principe niets meer te veranderen. Je kunt je inventaris perfect opstellen aan de hand van de beschreven bestanddelen uit de vorige oefening.

• Maak het archiefschema: Maak een 'boom' van functies op basis van het archief en de kennis die je hebt over de archiefvormer.
• Koppel de beschrijvingen van de bestanddelen aan de correcte functie/activiteit. Orden de beschrijvingen daarbinnen chronologisch, alfabetisch of op een andere wijze.
• Schrijf eventueel een inleiding met aandacht voor de geschiedenis van de organisatie en licht toe hoe je de inventarisering hebt aangepakt.

Wat wordt mijn uiteindelijk resultaat?

Een inventaris kan er uit zien als volgt:

• Bedrijfsfuncties
  • Ontwerp en uitvoering: projecten
    • Dossier van project A (drie archiefdozen, 2 lades plannenkast)
    • Dossier van project B (1 archiefdoos, 2 rollen met calques)
    • …
• Bedrijfsmiddelen
  • Secretariaat
    • Algemene briefwisseling architectenbureau, 1950-1980 (drie archiefdozen)
• Communicatie en promotie
  • Eigen publicaties
    • Verzameling publicaties van het bureau op rek (10 publicaties)
    • Dossier van publicatie A (1 omslag)
    • Dossier van publicatie B (2 omslagen)

Merk hierbij op dat de beschrijving in een inventaris redelijk summier mag blijven. Het is vaak voldoende om het te hebben over een 'Verzameling publicaties' zonder dat je een oplijsting moet geven over welke publicaties het dan wel gaat.

Het staat je natuurlijk vrij om meer in detail te beschrijven, maar hou er rekening mee dat dit tijd kost en dat je dit niet voor alle reeksen in je archief zult kunnen doen. Maak daarom eerst een inventaris op hoger, overkoepelend niveau en ga daarna pas in de diepte.

Moet ik mijn inventaris ordenen volgens de functies van de archiefvormer?

Nee, dat moet niet. Je kan zelf kiezen welke aanpak de beste is voor je archief. Meer dan 100 jaar archiefwetenschap en -praktijk toont echter aan dat de ordening volgens functies het meest recht doet aan een archief. Denk dus twee keer na voor je een andere methode gebruikt.

Voorbeelden van inventarissen:

• Inventaris archief Jan Vanhoenacker (VAi)
• Inventaris archief van Claire Bataille & Paul ibens Design (VAi)
  
• Inventaris archief Berlage H. P. (HNI), of bekijk het in PDF
• Inventaris archief Maarten Van Severen (The Maarten Van Severen Foundation)

Lees meer
Op de website van Documentatie- en Onderzoekscentrum KADOC vind je een uitgebreide uitleg over inventarisatie en nuttige sjablonen.

6. Ik bewaar het archief duurzaam

Lees meer over de duurzame bewaring van archief in het hoofdstuk Materieel archief bewaren. Bevat je oude archief ook digitale dragers? Bekijk dan zeker het hoofdstuk Digitaal archief bewaren.

Meer lezen

• Archief ordenen en beschrijven op de website van TRACKS
• Archiefselectie op de website van TRACKS
• Inventariseren op de website van Archiefpunt