Het overgrote deel van het archief van een ontwerpbureau of bouwbedrijf zijn de bouwdossiers, die de hele loop van een bouwproject documenteren. Omdat deze erg groot kunnen worden, vormen ze als het ware een archief op zichzelf. Daarom dat we in dit advies dieper ingaan op methodes om orde aan te brengen in je bouwdossier.
Door een unieke code of id toe te kennen aan een bouwdossier, zorg je ervoor dat er gemakkelijker naar kan worden verwezen. Door de projectcode vervolgens te hanteren in de bestandsnamen, mails en klasseurs, zorg je ervoor dat elk stukje informatie aan het project kan worden verbonden.
Er zijn geen specifieke eisen voor een project-id, behalve dat hij – uiteraard – uniek moet zijn. Eigenlijk werkt een combinatie met een simpel oplopend nummer per project (1, 2, 3...) nog het best, eventueel gecombineerd met een jaartal. Vaak zien we ook combinaties met initialen van de opdrachtgevers. Zorg er voor het gebruiksgemak voor dat de projectcode niet te lang wordt.
We begrijpen dat je als ontwerper of bureau graag nog een onderscheid wil maken tussen projecten die nog in initiatiefase zijn en misschien niet worden gegund tegenover echte projecten waarvoor je bureau een opdrachtgever heeft. Dat kan, maar maakt de zaak ingewikkelder... en is eigenlijk niet nodig.
Het loont de moeite om ook oudere bouwdossiers retroactief projectcodes toe te kennen, indien deze nog geen code hebben.
Het lijkt absurd, maar de realiteit is dat veel bedrijven en bureaus geen zicht hebben op de gebouwen die ze doorheen hun bestaan hebben gerealiseerd. Dit kan worden opgelost met een projectenlijst. Een projectenlijst hoeft niet meer te zijn dan een simpele Excel waarin de projecten, met hun unieke project-id, worden opgelijst.
Deze projecten kunnen verder beschreven worden met gegevens als de geografische locatie, de opdrachtgever enz. Veel bureaus en bedrijven realiseren een projectenlijst via hun website. Het is echter aangeraden ook los van de website een index bij te houden in een database of Excel. Websites worden immers op bepaalde tijd vernieuwd, met risico op informatieverlies.
De documenten klasseer je best samen per projectfase. Iedere projectfase wordt dus een submap binnen je projectdossier. Klassiek worden volgende projectfases en afkortingen gebruikt:
In die submappen worden de documenten vervolgens typisch onderverdeeld per documenttype. Een voorzet (gefocust op een digitaal dossier):
TIP!: Sla per fase een kopie op van de definitieve documenten van iedere fase in een "map definitief". Op die manier heb je meteen de belangrijkste documenten bij de hand voor latere raadpleging, zonder dat je door alle submappen moet browsen.