Je digitaal archief goed gebackupt, of staat alles in de cloud? Prima, je hebt al je digitale bestanden nog. Maar krijg je ze nog open? Hopelijk is je tekening nog ergens anders te vinden dan in dat MiniCAD-bestand uit 1995 waar geen software meer voor ter beschikking is. En kan je computer nog overweg met floppy disks? Inderdaad, ook digitaal archief bewaart zich niet vanzelf.
Staat je archief op een centrale server, dan wordt dit veilig bewaard zolang je IT-omgeving op punt staat.
Heb je nog archief op cd-roms, floppies, harde schijven of – godbetert – zipdisks? Deze digitale dragers verouderen snel, met informatieverlies tot gevolgd. Het is absoluut geen goed idee om te vertrouwen op dit soort dragers.
Er is maar één ding dat je kunt doen: Alles zo snel mogelijk overzetten naar je centrale opslagomgeving. Zoek die jobstudent, koop die floppy disk-lezer en begin eraan!
Wil je weten hoe je dit praktisch aanpakt? Neem dan eens een kijkje op de website van het Digital Repair Café.
Neem een manuscript uit de 9de eeuw na christus en doorblader het. Goed, het schrift is misschien wat onduidelijk en dat Latijn is misschien Chinees voor jou, maar mits goed bewaard is zo’n manuscript nog perfect leesbaar.
Kopieer vervolgens een MiniCAD-file uit de jaren 90 op je bureaublad:
Wat we hier net beschreven is een concreet voorbeeld van wat men noemt digitale archeologie. Maar geef toe, het is misschien één keer fijn, voor elk bestand ouder dan 25 jaar wil je dit niet doen, nietwaar?
Het probleem van digitale leesbaarheid komt doordat software obsoleet wordt. Net zoals je floppies of cd-roms niet meer standaard leesbaar zijn door de nieuwe generatie computers, zo zal je oude vertrouwde tekensoftware niet meer draaien op de nieuwste generatie besturingssystemen, tenzij je ze regelmatig update.
Bij complexere programma's zoals Revit duiken er zelfs al problemen op bij software-updates. Recentere versies van het programma geven bestanden van de vorige versies soms anders weergeven.
De duurzaamheid (of onduurzaamheid) van software wordt bepaald door:
Kijk uit voor compressie
Voor beeld- en videobestanden kan er op termijn een probleem met compressie ontstaan. Foto’s worden massaal in JPEG opgeslagen. Maar het JPEG-formaat werkt met een intensief compressiealgoritme dat niet meteen effect heeft voor het oog, maar wel problemen begint te geven wanneer je de foto migreert naar een nieuw formaat. Dit doe je bv. wanneer je de foto importeert in een beeldverwerker als Photoshop.
Kijk uit voor referenties naar bestanden
Hou ook rekening met het probleem van bestanden die naar elkaar refereren. Een InDesign-bestand of AutoCAD-bestand bevat bijvoorbeeld niet de afbeeldingen, maar verwijst naar de afbeeldingen die elders staan op je schijf. Wanneer de bestanden worden verplaatst, dan raakt de connectie verloren.
Een deel van de oplossing is om gebruik te maken van relatieve referenties in plaats van absolute referenties. Stel je software zo in, wanneer mogelijk. Zie voor meer informatie hierover stap 10 van ons advies over CAD-preservatie.
Programma’s als Office en AutoCAD zijn misschien niet open gedocumenteerd, tot nu toe voorzien ze vrij goed in backward compatibility en hun marktpenetratie is groot genoeg om ervoor te zorgen dat jij niet de enige bent die in de penarie zou zitten.
Toch is het altijd goed om bijvoorbeeld ook de PDF’s die je via die programma’s genereert te bewaren. PDF is een stabieler formaat waarvan de kans groter is dat je het in de toekomst nog openkrijgt.
Tegenwoordig gaan steeds meer architecten en bouwbedrijven over op BIM-software als Revit. Ook hier geldt hetzelfde. Bewaar naast je Revit-model steeds de bestanden die je eruit afleidt. Vertrouw dus niet enkel op het moedermodel. Revit is erg complex en de problemen m.b.t. backward compatibility zijn gekend.
Ook andere digitale eigenaardigheden bedreigen de duurzaamheid van je materiaal. Een InDesign-bestand bevat bijvoorbeeld niet de afbeeldingen, maar verwijst naar de afbeeldingen die elders staan op je schijf. Wat als de bestanden worden verplaatst? Inderdaad: Bewaren die PDF.