Digitaal archief bewaren

2. Mijn informatie is goed beveiligd

Digitale informatie staat bloot aan heel wat risico’s. Om je informatie te beheren moet je gebruik maken van enkele technieken die die risico’s terugdringen.

Wat zijn de risico's?

Je informatie kan onwenselijk gewijzigd of vernietigd worden. Dat kan in de eerste plaats gebeuren door ongelukken:

• Een calamiteit zoals brand, aardbeving, overstroming
• Een server die crasht
• Een software-update die fout loopt
• Een opslagmedium dat kapot gaat door aftakeling en veroudering
• Een medewerker die per ongeluk bestanden wist

Maar er kan ook kwaad opzet in het spel zijn:

• Diefstal van opslagmedia
• Hackers die inbreken in je IT-omgeving
• Virussen die informatie wijzigen

Een specifieke vorm van virussen die het op je informatie hebben gemunt zijn de zogenoemde ransomware virussen. Die virussen versleutelen (of blokkeren) je gegevens en vragen betaling van losgeld om je gegevens te ontsleutelen.

Back-ups

Een back-up houdt in dat je één of meerdere kopieën neemt van je informatie en die op een andere plaats bewaart. Wordt je informatie vernietigd of gecorrumpeerd door kwaad opzet of een ongeluk? Dan kan je alle informatie herstellen naar de oude toestand via de back-up.

Een goede back-up:

• Verloopt automatisch en niet manueel
• Gebeurt niet eenmalig: Gegevens worden elk uur of elke dag geback-upt
• Voorziet in minstens één kopie op een andere locatie
• Rapporteert automatisch over de back-ups en mogelijke fouten
  
• Laat toe om data te herstellen naar een welbepaalde situatie in de tijd

Er bestaan meerdere methodes om data te beschermen. We raden aan om een combinatie van elke methode toe te passen:

1. Redundante opslag: je gegevens worden opgeslagen op twee verschillende opslagmedia binnen je bestandsserver (RAID). Redundante opslag zorgt ervoor dat je op korte termijn verder kan blijven werken als een opslagmedium zou kapot gaan.
2. Snapshotreplicatie: met snapshotreplicatie maakt je opslagsysteem op tijdstippen die jij aangeeft een snapshot van alle data. Je kan zelf aangeven hoe lang die snapshots vervolgens moeten worden bewaard. Snapshotreplicatie laat toe om data te herstellen naar een bepaald punt in de tijd en beschermt je zo tegen datawijziging door ongelukken of criminaliteit.
3. Back-up: Je maakt een kopie van je data en plaatst deze op een ander opslagmedium. Dat kan een in-house opslagmedium zijn of de cloud. Er zijn veel softwarepakketten beschikbaar die deze replicatie dagelijks of meermaals per dag kunnen uitvoeren, waarbij enkel nieuwe of gewijzigde data worden gerepliceerd (incrementele back-up). Back-ups op een extern opslagmedium beschermen je tegen extreme calamiteiten, waarbij een heel opslagmedium door bijvoorbeeld brand of diefstal verloren gaat.

Hou er rekening mee dat het bewaren van een kopie op een externe locatie essentieel is. Redundante opslag en snapshotreplicatie alleen volstaan zonder back-up niet om je gegevens te beschermen.

Beveiligen

Een back-up is nuttig om je informatie te herstellen na een ongeluk of kwaad opzet. Natuurlijk wil je dit soort situaties in de eerste plaats voorkomen door een goede beveiliging van je IT-omgeving.

Enkele tips:

• Plaats je opslagmedia in een afgesloten ruimte waar medewerkers niet in kunnen
• Scherm je lokaal netwerk van de buitenwereld af met een firewall
• Zorg voor antivirussoftware op de computers van al je medewerkers
• Zorg voor voldoende bewustzijn bij je medewerkers over de gevaren van hacking en phishing
• Schakel multi-factor-authenticatie in want enkel paswoorden zijn niet veilig genoeg
• Scherm vertrouwelijke informatie af van medewerkers door verschillende toegangsrechten te creëren
• Update geregeld de software van je servers en informatiesystemen
• Laat je ondersteunen door een IT-dienstenleverancier of investeer in een eigen IT-afdeling
• Laat je beveiliging jaarlijks of tweejaarlijks doorlichten door een specialist

Zeker voor kleine organisaties die niet zelf een IT-afdeling uitbouwen is het belangrijk dat je je laat ondersteunen door een IT-dienstverlener op de markt. Zorg er wel voor dat je niet te afhankelijk wordt van je dienstverlener:

• Zorg dat je zelf toegang hebt tot de documentatie van jouw IT-omgeving (informatie over de back-upprocedures, de wachtwoorden enz.)
• Maak een medewerker verantwoordelijk voor het IT-beheer

Wat is digitale obsoletie?

Om digitale informatie te raadplegen ben je altijd afhankelijk van software. Is de software niet meer beschikbaar, dan kan je je digitale informatie ook niet meer raadplegen. Computers en besturingssystemen evolueren voortdurend en software evolueert mee. Dat betekent dat zonder de nodige updates software op termijn niet meer kan worden gebruikt. Dit proces noemen we digitale obsoletie. De bestanden van oude tekensoftware zoals MiniCAD (het oude VectorWorks) zijn bijvoorbeeld niet meer te openen, tenzij je beschikt over doorgedreven computerkennis.

Schat de risico's in

Het hoogste risico op obsoletie lopen bestandsformaten die door slechts één softwarepakket worden ondersteund, zoals bijvoorbeeld .vwx dat enkel kan worden geopend door software van het bedrijf VectorWorks. Bestandsformaten die wel breed door andere software worden ondersteund (Office-formaten, .dwg…) zijn veiliger. Universele formaten (.pdf, .jpg, .mp4, .mp3) zijn het veiligst.

Een ander criterium om het risico af te wegen is de mate waarin een softwareproducent backward compatibility garandeert. Bij goede backward compatibility zorgt de producent ervoor dat een nieuwe softwareversie nog altijd oude versies van het bestandsformaat kan openen. Het programma AutoCAD is hiervan een goed voorbeeld: De nieuwste versie van AutoCAD opent nog .dwg-files die in de jaren 1980 gemaakt werden. Een programma als Revit daarentegen is veel complexer en nog volop in ontwikkeling. De compatibility problemen tussen verschillende versies van Revit zijn bekend.

Wat kan ik doen?

Je kan het risico terugdringen door op verschillende zaken te letten:

• Is duurzaamheid belangrijk voor jou, geef dan de voorkeur aan software die een goede backward compatibility aanbiedt en waarvan de bestandsformaten door softwarepakketten van meerdere leveranciers kunnen worden geopend.
• Bewaar een kopie van je informatie in universele formaten. Veel organisaties maken een pdf om een CAD-tekening met externen te delen: bewaar die pdf’s. Meer info hierover vind je op onze adviespagina Preservatiestrategieën per bestandstype.
• Werk je met BIM? Bewaar naast het BIM-model ook de belangrijke afgeleide bestanden die je eruit genereert.

4. Ik verplaats mijn digitale bestanden van losse dragers als cd-roms of floppy disks

In veel archieven kunnen we nog digitale bestanden terugvinden die op losse dragers worden bewaard. De digitale bestanden op deze dragers zijn bedreigd om verschillende redenen:

• De dragers gaan kapot of desintegreren, waardoor de digitale informatie wordt beschadigd
• De dragers kunnen verloren worden gelegd
• Het is niet evident om alle losse dragers te back-uppen.
• De dragers worden obsoleet: Nieuwe computers zijn vandaag niet meer standaard uitgerust om cd-rom of floppy disks te lezen

Wat kan ik doen?

Vandaag is het doorgeven van gegevens op cd-roms of floppy disks ook niet meer zo gebruikelijk. Een toegangslink naar een deelplatform in de cloud heeft de losse drager vervangen. Maak je toch nog gebruik van een los opslagmedium, dan geldt dezelfde regel als bij de ingebruikname van deelplatformen. Zorg dat de belangrijke informatie ook op je centrale opslaglocatie staat.

Voor je bestaande digitale archieven op losse dragers is er maar één oplossing: De gegevens overzetten naar je centrale opslaglocatie. Leesapparatuur voor gangbare losse dragers is nog gemakkelijk te vinden. Het overzetten zelf is een taak die je perfect kunt uitbesteden aan een jobstudent.

Denk goed na waar op je centrale opslaglocatie je de overgezette digitale bestanden zult bewaren. Het gemakkelijkst is om elke drager in je archief op te lijsten en een uniek nummer te geven. Voeg ook de projectcode toe indien het om informatie uit een projectdossier gaat. Maak vervolgens een mapje per drager met het uniek nummer waar je de bestanden in plaatst.

Wat als ik geen leesapparatuur vind voor mijn drager?

Ooit al gehoord van ponskaarten, jaz disks, zip disks of travan tapes? Sommige dragers zijn wel heel verouderd, of zijn maar heel even gebruikt. Voor deze dragers is het veel moeilijker om geschikte leesapparatuur te vinden. Ook zal het een uitdaging zijn om de leesapparatuur aan te sluiten op een hedendaagse computer.

Wend je daarom tot een gespecialiseerd bedrijf, of ga zelf aan de slag in het Digital Repair Café. Het Digital Repair Café in Gent heeft digitale leesapparatuur en handleidingen ter beschikking. Op hun website vind je ook een handige handleiding om de drager die je hebt te herkennen.

Meer lezen

• Digitaal bewaren op de website van TRACKS