Met je archief heb je natuurlijk al erg veel van je werkzaamheden gedocumenteerd, maar je kunt meer doen. Waarom je projecten niet extra laten documenteren door foto's van een professionele fotograaf. En misschien kun je de kennis die je hebt opgedaan tijdens een project wel kwijt in een wiki.
Knowledge Management is in! Je zult al wel ervaren hebben dat het warm water te vaak opnieuw moet worden uitgevonden. Je huidige processen goed documenteren en archiveren is één ding, maar hoe zorg je ervoor dat je dit ook helder gecommuniceerd krijgt naar je medewerkers?
Wil je kennis op één centrale manier documenteren voor je hele organisatie? Stap dan af van eindeloze word-documentjes in mappenstructuren en overweeg het gebruik van een wiki. Een wiki is een websitevorm die speciaal is ontwikkeld om collectief kennis bij te dragen. Zo kun je een wiki opzetten voor je eigen bedrijf. De software is in veel gevallen gratis en open source, maar je betaalt natuurlijk voor het opzetten ervan.
Het bekendste voorbeeld van een wiki – en meteen het bewijs voor de kracht ervan – is natuurlijk Wikipedia. Maar ook deze adviespagina's (hoewel geen wikisoftware) zijn opgebouwd volgens de filosofie van een wiki: Tekstpagina's die je hiërarchisch ordent en die je eindeloos naar elkaar kunt doorlinken. Op die manier ontsnap je aan het typische classificatieprobleem dat informatie thuishoort onder meerdere hoofdingen (zie de basics). Je plaatst het onder één hoofding en linkt er vervolgens vanuit andere hoofdingen naartoe.
Een wiki hoeft niet noodzakelijk publiek te zijn. Een Enterprise Wiki is bijvoorbeeld enkel toegankelijk voor medewerkers van het bedrijf.
Door interviews af te nemen van werknemers kan minder tastbare kennis zoals ervaring met bepaalde ontwerp- of bouwtechnieken vastgelegd worden. Zowel vanuit het standpunt van interne kennisdeling als vanuit erfgoed kan hier interessante informatie uit voortkomen.
Een interview met oudere werknemers is een prima manier om hen eens in de bloemetjes te zetten, maar ook om waardevolle kennis binnen je organisatie te verankeren. Neem bijvoorbeeld eens een kijkje naar de interviews die het VAi afnam om de kennis van ambachtslui te capteren.
Bedrijfsinformatie kan ook op beeld vastgelegd worden. Ter promotie van het bedrijf kunnen filmpjes gemaakt worden met een voorstelling van de bedrijfsactiviteiten. Ook waardevolle kennis die anders verloren zou gaan, kan door middel van film toch gedocumenteerd worden. Het kan dan gaan om productieprocessen, bouwtechnieken en dergelijke.
In 2011 zette het Gentse meubelbedrijf Van Den Berghe-Pauvers haar activiteiten stop. In samenwerking met De Zwarte Doos, het Gentse stadsarchief, documenteerde het VAi vlak voor de sluiting het productieproces van de meubelmakerij door middel van foto’s, een film waarin de verschillende machines in werking zijn, en korte interviews met de bedrijfsleider en de werknemers.
Veel architecten en bouwbedrijven doen dit uiteraard al, maar toch herhalen we het maar voor de volledigheid: Zorg voor voldoende fotodocumentatie van je projecten. Schakel er eventueel een professionele fotograaf voor in. Professionele foto’s van afgewerkte projecten zijn niet enkel een mooi uithangbord voor (toekomstige) klanten. Zo'n reportage werkt ook retrospectief voor het bedrijf zelf: voor elk jaar heb je een visuele steekproef van voltooide projecten. En zo'n foto's zijn bijzonder waardevol.
Heb je al eens een time-lapse van je werf geprobeerd? Time-lapse fotografie is een prachtige manier om de voortgang op een werf te documenteren. Aannemersbedrijf Willemen deed dit bijvoorbeeld met twee fases van het voetbalstadion van Mechelen.