Staat je archiefbeheer nergens? Dan is een gemeenschappelijke ordening of klassement creëren het eerste wat je doet. Een gemeenschappelijk klassement is een systeem dat door de hele organisatie wordt gebruikt om zowel digitale als analoge informatie te ordenen.
Aan de basis van het vormen van een klassement ligt het groeperen van informatie in series of dossiers.
Een serie: een (chronologische/alfabetische/…) opeenvolging van gelijksoortige informatie. Rekeninguittreksels of facturen zijn bijvoorbeeld typische documenten die je samen bewaart in chronologische volgorde. Klantenfiches zijn dan weer zaken die je alfabetisch op naam bewaart.
Een dossier: Alle informatie met betrekking tot één concreet geval binnen je bedrijf, zoals een personeelslid (= personeelsdossier) of een bouwproject (= een bouwdossier).
Let op, er is enkel sprake van een dossier wanneer het betrekking heeft op een concreet geval, in jouw geval meestal een ontwerp- of bouwproject. Een map met als naam “Bruggen” is bv. geen dossier, omdat het hier gaat over een abstract onderwerp. "Renovatie Brug over de Dijle, Mechelen, 2019" is wel een dossier.
"Bruggen" is een voorbeeld van een onderwerpsmap. Probeer het gebruik van dergelijke onderwerpsmappen zoveel mogelijk te beperken in het klassement om een wildgroei aan dergelijke mappen te vermijden.
Series en dossiers vormen de bouwstenen van je gemeenschappelijk klassement. Eenmaal informatie is samengevoegd tot series en dossiers kunnen die weer geordend worden zodat ze voor iedereen vindbaar zijn. De beste fundering om het gemeenschappelijk klassement op te bouwen zijn de functies, taken en handelingen die je bedrijf uitvoert.
Typische algemene functies binnen een bedrijf zijn bijvoorbeeld:
Onder deze algemene functies kun je vervolgens de reeksen of dossiers plaatsen, bijvoorbeeld:
Wat meestal gebeurt is dat de algemene functies eerst nog verder gespecifieerd worden, zodat er een echte hiërarchie ontstaat, bijvoorbeeld:
Het VAi ontwikkelde in 2017 een informatiebeheersplan voor architectenbureaus met een modelklassement dat je kunt gebruiken als sjabloon.
Wees je er wel van bewust dat er niet één juiste manier bestaat om een gemeenschappelijk klassement te ontwerpen. Belangrijk is vooral dat iedereen met het klassement kan werken en dat alle medewerkers het klassement ook kennen en opvolgen. Om dit vlot te laten verlopen is het handig om een verantwoordelijke aan te stellen waar medewerkers bij terechtkunnen voor vragen en die medewerkers aanspreekt wanneer er fouten in het klassement sluipen.
> Zorg ervoor dat je digitale en analoge klassement zoveel mogelijk gelijklopen
> Maak je klassement niet te ingewikkeld. Hoe minder mapniveaus in je digitaal klassement, hoe beter. Probeer het aantal te beperken tot 5.
> Voer een beleid om geen documenten te plaatsen in de bovenste mapniveaus (de "hoofdmappen"). Hier mogen enkel submappen komen.
> Rangschik de mappen m.b.v. een nummer. Gebruik voorloopnullen. (Doe je dit niet, dan komt het nummer "11" tussen "1" en "2")
> Vermijd zoveel mogelijk mappen met de namen "algemeen", "allerlei" of "varia". Je kunt ze net zo goed "vuilbak" noemen.
> Zorg ervoor dat alle medewerkers het gemeenschappelijk klassement gebruiken. Vermijd hoofdmappen op naam van medewerkers. Hierin zal op termijn een nieuw klassement ontstaan, waar enkel die medewerker zijn weg in vindt.
> Technisch: In een Windowsomgeving mag het filepath (bijv. "C:\Users\MijnNaam\Downloads\mijnBestand.docx") niet langer zijn dan 255 tekens.
> In een digitaal klassement is de bestands- en foldernaam een belangrijk middel om te klasseren. Maak afspraken over de naamgeving, ook over versiebeheer. Meer goede praktijken voor bestandsnaamgeving. (met dank aan de VVBAD)
Een goede ordeningsstructuur van de aanwezige bedrijfsinformatie levert heel wat voordelen op:
Alle informatie staat op een unieke locatie, waardoor deze voor iedereen binnen het bedrijf gemakkelijker terug te vinden is. Dit vermijdt ook dubbele opslag van informatie.
Die unieke locatie zorgt er ook voor dat alle informatie die bij elkaar hoort (ook presentaties, nota’s, relevante mails…) samen bewaard wordt. Zo wordt de kans op gaten in de informatie kleiner.
Er is een duidelijke en efficiënte informatiedeling waardoor klanten sneller en efficiënter verder geholpen kunnen worden. Zowel medewerkers als het management vinden vlug beschikbare informatie terug en dat is een grote meerwaarde voor de bedrijfsvoering.
Bijvoorbeeld: in het geval van een betwisting of rechtszaak kan alle benodigde informatie meteen teruggevonden worden.
Nieuwe medewerkers vinden sneller informatie terug en kunnen zo sneller aan de slag.
Een onafgebroken beheer zorgt ook voor een kleiner risico op informatieverlies.