Wat heeft archiefbeheer nu te maken met IT? Wel, sinds de komst van de computer ontstaat steeds meer informatie digitaal. Dit betekent dat je dus oog moet hebben voor je IT-omgeving. Je wilt niet dat al je informatie verdwijnt doordat je volle koffietas per ongeluk terechtkomt op je harde schijf, nietwaar?
Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste zaken waarop je moet letten voor een IT-omgeving die tegen een stootje kan.
En bewaar er ook alles. Een centrale fileshare of cloudtoepassing als Google Drive of Sharepoint zijn de beste manieren om samen te werken. Een centrale werkomgeving is ook de beste manier om een centrale informatieordening voor je digitale informatie mogelijk te maken.
Het is ook essentieel dat je digitale informatie goed backupt. En geef toe, wat is het gemakkelijkst: Eén centrale schijf backuppen of alle computers van je medewerkers? Right!
Wat ons naadloos brengt op het backupbeleid. Een goed backupbeleid moet één van de belangrijkste bezorgdheden zijn van iedere organisatie. Zorg voor een goede backup! Just do it!
Een goede backup zeggen we, maar eigenlijk gaat het om een backupbeleid.
Een goed backupbeleid:
Denk je dat je backup goed werkt? We merken toch vaak dat er iets schort. Kleine tip. Betaal eens een IT-bedrijf (en niet de partner waar je doorgaans mee werkt) één dag om jouw IT-infrastructuur door te lichten. Better safe than sorry.
Met een backup zorg je ervoor dat je kunt ingrijpen bij calamiteiten, maar het is natuurlijk altijd beter deze te voorkomen.
Zorg ervoor dat iemand binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor antivirus, een firewall enz. Zorg ervoor dat deze programma’s altijd up to date zijn.
Zorg er ook voor dat informatie waar je medewerkers geen toegang toe moeten krijgen kan worden afgescheiden. Dit doe je door een goede toegangscontrole te voorzien. Hou alles zo simpel en beheersbaar mogelijk en verzin geen al te complexe toegangsstructuren.
Ook als je alleen werkt of een kleinschalig bedrijf hebt, is het aan te raden om samen te werken met een IT-bedrijf. Zij kunnen je niet alleen ondersteunen in het inrichten van nieuwe servers, ook volgen zij nieuwe ontwikkelingen doorgaans beter op. En wanneer je server crasht wil je uiteraard bellen naar een partner die je vertrouwt.
Neem dus een IT-partner bij de hand, maar word er ook niet afhankelijk van. Zorg dat je steeds inzicht hebt over de IT-omgeving die voor jou is ingericht (welke gegevens op welke servers staan, hoe de backups draaien, alle adminwachtwoorden enzovoort). Breng al deze informatie samen in één document voor snelle raadpleging. Dit kan in een Word-file, maar digitale notitieblokken als Onenote of Evernote zijn handiger.
Ben je een grotere organisatie, dan loont het zeker de moeite om één of meerdere werknemers te voorzien die het beheer van de IT-omgeving als verantwoordelijkheid krijgt.