Informatie beheren

1. Ik heb een overzicht van al mijn informatie

Informatie bestaat in veel verschillende vormen: in de 21ste eeuw wordt informatie vooral digitaal aangemaakt maar ook fysieke informatie komt nog veel voor. Wees je ervan bewust dat het aantal verschijningsvormen van informatie in vergelijking met de 20ste eeuw is geëxplodeerd. Zo kun je vandaag in een ontwerppraktijk volgende informatie aantreffen:

• Project- of werfdossiers in fardes of archiefdozen
  
• Plannen in plannenkasten of op rol
• Fotoalbums
  
• Schetsboeken
• Maquettes en modellen
• Je website
• De mails van je medewerkers
• De chatapplicaties van je medewerkers (Whatsapp, Slack, Teams…)
• Digitale informatie op Dropbox, Google Drive, SharePoint…
• Digitale foto’s op servers, in foto-apps, op smartphones…
• Facebook-, Instagram-, LinkedIn-, Twitter-pagina’s…
• Gespecialiseerde informatiebeheersystemen zoals boekhoudapplicaties, werfopvolgingstools, CRM-systemen, planningtools…
• BIM-modellen
• (Afgedrukte) papieren documenten, (geplotte) bouwtekeningen
• ...

Verlies je het overzicht op alle informatie die in je organisatie wordt geproduceerd en opgeslagen, dan raak je snel de weg kwijt. Je weet niet langer waar je informatie kan terugvinden en verliest mogelijk zelfs belangrijke informatie. Een informatiebeheerplan voor de hele organisatie opstellen is een eerste stap om het algemene overzicht te behouden.

2. Ik ken de waarde van mijn informatie

Architecten en bouwbedrijven produceren documenten ter ondersteuning van het ontwerp- en bouwproces. Na het project worden deze vooral bewaard als referentiemateriaal. De tienjarige aansprakelijkheid verplicht deze organisaties bovendien om project- en bouwdossiers nauwkeurig te bewaren tot tien jaar na de definitieve oplevering van een project, of langer in geval van een geschil.

Ook op andere informatiereeksen rust een bewaarplicht. Boekhoudkundige documenten moeten bv. zeven tot tien jaar worden bewaard. Voor documenten inzake onroerende goederen geldt een termijn 30 jaar. Er is niet altijd sprake van een vaste termijn in de bewaarplicht. Een personeelsdossier moet je bv. zeker bewaren zolang het personeelslid bij jou in dienst is (+ 5 jaar)

Natuurlijk is niet enkel de juridische waarde van belang. De informatie kan veel langer nuttig blijven voor jou of je bureau. Wie weet zitten er wel mooie, artistieke documenten in of ben je gehecht aan een specifiek stuk. Gooi dus niet blindelings informatie weg als de juridische bewaardatum overschreden wordt.

3. Ik heb een informatiebeheersplan voor de hele organisatie

Informatie kun je ordenen door ze op te delen in reeksen en ze daarbinnen op volgorde te zetten:

• Inkomende brieven chronologisch in een rek bij het secretariaat
• Projectdossiers op projectnummer in de rekken op kantoor
• Cd-roms met digitaal archief samen per project

Voor digitale informatie wordt vaak gebruik gemaakt van een mappenstructuur op een bestandsserver.

Het beheer van digitale informatie wordt echter complexer. De informatie bevindt zich niet langer enkel op een bestandsserver, maar ook in databanken, websites, cloudplatformen enz. Daarom stellen steeds meer organisaties een informatiebeheersplan op om het globale overzicht te behouden.

Binnen die boom kan je vervolgens reeksen van documenten, reeksen van dossiers of informatiesystemen plaatsen

3.1. Wat doet een informatiebeheersplan?

Een informatiebeheersplan biedt een overzicht van alle informatie die binnen je organisatie wordt aangemaakt, ontvangen en opgeslagen. Zoals je in een CAD-tekening informatie onderverdeelt in lagen, deel je met een informatiebeheersplan de informatie van je organisatie op in reeksen. Per reeks noteer je:

• Waar de informatie wordt bewaard (een map op de fileserver, een databank, een fysieke bewaarruimte…)
• Wie verantwoordelijk is voor de informatie
• Hoe lang de informatie volgens regelgeving moet worden bewaard (permanent, 10 jaar, 5 jaar…)
• Andere nuttige info
  

3.2. Een informatiebeheersplan? Heb ik dat echt nodig?

Werk je alleen of in een bureau met slechts enkele medewerkers, dan gaat het wellicht te ver om een volledig uitgewerkt plan op te stellen. Toch blijft het interessant om op één of twee pagina’s uit te schrijven welke informatie je hebt en waar je die opslaat, zodat je altijd een overzicht hebt. Voor grotere organisaties is een informatiebeheerplan onontbeerlijk.

3.3. Reeksen en informatiesystemen

Reeksen of series zijn de basiselementen van je informatiebeheersplan. De eerste stap van een informatiebeheerder is om alle informatie te structureren volgens reeksen of series. Er zijn twee soorten reeksen:

• Reeksen van documenten zijn verzamelingen van documenten met dezelfde eigenschappen. Denk aan een reeks rekeninguittreksels, een reeks klantenfiches enz. Reeksen van documenten worden vandaag steeds meer vervangen door informatiesystemen. Een voorbeeld dat iedereen wel kent: de mailbox!
• Reeksen van dossiers komen vaker voor. Een dossier bevat alle informatie met betrekking tot één concreet geval binnen je organisatie. Dat kan bv. een bouwproject zijn (= een project- of werfdossier), een personeelslid (personeelsdossier) of een juridisch geschil.

Informatiesystemen heb je in alle vormen en maten. Het zijn digitale systemen die informatie als gegevens opslaan in databanken. Je website is een informatiesysteem, je Instagram-account een ander. Voor de boekhouding werken de meeste organisaties met een boekhoudapplicatie. En misschien beheer je je contacten wel in een CRM-systeem? Ook een documentbeheersysteem is een informatiesysteem, dat documenten niet langer opslaat in mappenstructuren maar in een databank.

Een informatiesysteem kan samenvallen met een reeks, maar kan ook worden gebruikt om meerdere reeksen te beheren. Hou er rekening mee dat geen enkel informatieysteem voor eeuwig is. Op een bepaald moment zul je de informatie moeten archiveren of migreren naar een nieuw systeem. Dat is altijd een risicovol moment voor het behoud van de digitale informatie. Door op voorhand na te denken over welke informatie in het systeem van belang is, verklein je het risico op ongelukken.

3.4. Hoe stel ik een informatiebeheersplan op?

Je kan een informatiebeheersplan gewoon opstellen in Word of Excel, het kan heel beknopt of net heel uitgebreid zijn. Hoe groter de organisatie waarin je werkt, hoe belangrijker een goed uitgewerkt informatiebeheerplan is.

Essentieel is dat je de informatie waarop je grip wil krijgen duidelijk oplijst en dan opdeelt in reeksen volgens de werkzaamheden van je organisatie. Op die manier krijg je een ‘boom’ van werkzaamheden, vergelijkbaar met een mappenstructuur. Aan die boom kan je vervolgens de verschillende informatiereeksen hangen.

Voor veel architectenbureaus of bouwbedrijven zal een boomstructuur tevoorschijn komen gelijkaardig aan onderstaand voorbeeld:

• Bestuur
  • Bestuursvergaderingen
• Dagelijkse leiding
  • Directievergaderingen
  • Personeelsvergaderingen
  • Planning
• Bedrijfsfuncties
  • Ontwerp en uitvoering: projecten/werven
  • Expertiseopdrachten
• Bedrijfsmiddelen
  • Secretariaat
  • Personeelsbeheer
  • Financieel beheer (boekhouding)
  • Gebouwbeheer
  • Logistiek beheer
  • Informatie- en archiefbeheer
  • IT-beheer
• Communicatie en promotie
  • Beleid
  • Externe communicatie
  • Communicatie en promotie naar klanten
  • Eigen publicaties
  • Publicaties van derden
  • Eigen evenementen
  • Evenementen van derden

Het VAi stelde een modelvoorbeeld op voor een informatiebeheersplan.

4.1. Ik zet een nieuwe organisatie op

Als je een nieuwe organisatie opzet, zal de meeste informatie digitaal worden aangemaakt. We focussen ons hier dan ook op digitale informatie:

1. Beperk het aantal opslagsystemen voor digitale informatie en zorg voor één duidelijk centraal opslagsysteem waar alle belangrijke documenten moeten worden bewaard. Zorg ervoor dat opslagsystemen zo gebruiksvriendelijk zijn dat je medewerkers ze ook zullen gebruiken.
2. Maak in het opslagsysteem een mappenstructuur die overeenstemt met de werkzaamheden van je organisatie, zoals opgelijst in het informatiebeheerplan. Zorg voor zo weinig mogelijk tussenniveaus in je mappenstructuur. Hoe meer tussenniveaus, hoe meer je moet klikken om tot bij de informatie te raken.
3. Wil je documenten opslaan in een informatiesysteem, denk dan goed na over de metadata die je nodig hebt om je informatie te structureren en later terug te vinden. Zorg dat waar nodig documenten nog altijd met elkaar verbonden kunnen worden tot dossiers. Neem daarom steeds je informatiebeheerplan bij de hand.
4. Voorzie (naast e-mail) één systeem om informatie met externen te delen. Zorg ervoor dat alle medewerkers dat systeem gebruiken (tenzij het niet anders kan omdat een klant dit expliciet vraagt). Is een cloudtoepassing als Google Drive of SharePoint je centraal opslagsysteem? Dan kan je dat systeem gebruiken om te delen met externen.
5. Maak een strikt onderscheid tussen persoonlijke informatie en informatie van de organisatie. Laat bv. geen privé-mails aankomen in de werkmailbox en vraag dit ook geregeld aan je werknemers.
6. Laat enkel toe dat medewerkers persoonlijke mappen gebruiken voor persoonlijke documenten of documenten in conceptfase. Documenten die de organisatie verlaten hebben juridische bewijskracht en moeten centraal in een algemeen klassement worden opgeslagen. Herinner je medewerkers hier regelmatig aan.
7. Veel papieren informatie zal een print zijn van een digitaal ‘origineel’. Op langere termijn moet veel van die informatie niet bewaard blijven als het digitale origineel bewaard blijft. Dit geldt natuurlijk niet voor ondertekende documenten zoals contracten. Bewaar die zorgvuldig en scheid ze van het overige geprinte (weg te gooien) materiaal. Ook bij handgemaakte tekeningen denk je natuurlijk twee keer na voor je ze weggooit.
8. Voorzie tijd om te controleren of het informatiebeheer nauwkeurig wordt opgevolgd. Communiceer geregeld de afspraken of organiseer jaarlijks een archief- of opruimdag.

4.2. Ik wil in een bestaande situatie centraal informatiebeheer implementeren

In dit geval bestaat er nog veel originele informatie op papier en gelden er al afspraken en ingesleten praktijken om informatie te beheren. Ga dan ook doordacht te werk. Als je onbesuisd zaken begint te veranderen, bestaat het risico dat je in de bestaande informatie je weg kwijt raakt.

1. Stel eerst een nieuw of verbeterd informatiebeheersplan op met je organisatie. Zorg ervoor dat dit plan gedragen wordt door alle medewerkers.
2. Leg een aanpak vast voor de bestaande informatie. Sluit je ze af als ‘oude informatie’ die moet worden opgezocht volgens een oude logica? Of ga je ze herordenen volgens het nieuwe informatiebeheersplan? Herordenen verhoogt de bruikbaarheid maar is arbeidsintensief én houdt het risico in dat je informatie die bij elkaar hoort uit elkaar haalt.
3. Maak alvorens de implementatie van het nieuw informatiebeheer te starten steeds een back-up van je bestaande digitale informatie.
4. Spreek met het team een concrete datum af vanaf wanneer het nieuwe informatiebeheerplan van toepassing wordt.
5. Stel de nieuwe opslagsystemen in. Dat kan een nieuwe mappenstructuur zijn op een bestandsserver, een nieuwe manier om papieren informatie te ordenen of een informatiesysteem met metadata.
6. Kopieer of verplaats essentiële bestaande informatie die in de nieuwe logica terecht moet komen. Dat doe je best wanneer niemand van het team aan het werk is, bijvoorbeeld ’s nachts, in het weekend of tijdens een vakantieperiode. Communiceer hierover duidelijk met je medewerkers.
7. Zorg voor de nodige opvolgingstijd en opleidingen om medewerkers wegwijs te maken in de nieuwe structuur.

5. Ik heb goede afspraken voor het beheer van de project- en bouwdossiers

In veel ontwerp- en bouworganisaties zijn de project- of werfdossiers de belangrijkste informatie. Vaak worden ze ook erg groot en moeilijk doorzoekbaar. Ze verdienen dus je bijzondere aandacht.

Projectenlijst

De eerste stap bestaat erin om alle (bouw)projecten binnen je organisatie nauwkeurig op te lijsten en alle informatie samen te bewaren.

Enkele tips:

1. Lijst elk project op in een Word-bestand, Excel-bestand of databank. Vertrouw niet enkel op je website om die info te bewaren.
2. Noteer voor elk project minstens een uniek nummer, de opdrachtgever, de start- en einddatum en de locatie.
3. Je kan de lijst verder uitbreiden met alle gegevens die jij als nuttig beschouwt, zoals bv. de typologie, de bouwkost, het aantal m², het projectteam enz.
4. Verzamel alle informatie over het project in één dossier. Geef aan dit dossier dezelfde code als het unieke nummer in je projectenlijst.

Unieke nummers voor projecten

Door een unieke code of ID aan een dossier toe te kennen zorg je dat er gemakkelijker naar kan worden verwezen. Door de projectcode vervolgens te blijven hanteren in alle bestandsnamen, mails en mappen kan ‘verloren’ informatie sneller tot het juiste project worden teruggevoerd.

Enkele tips:

1. Zorg dat de nummers uniek zijn binnen de organisatie.
2. Maak de nummer zo eenvoudig mogelijk. Een oplopend nummer per project bijvoorbeeld, of een combinatie van jaartal en oplopend nummer.
3. Werk met voorloopnullen (0001, 0002, …, 0034…) zodat de Verkenner of Finder de folders correct chronologisch sorteert.

Als je een digitale folder aanmaakt voor je project, geef de folder dan dit projectnummer als naam. Voeg eventueel extra info toe die de herkenbaarheid voor je medewerkers verhoogt zoals bv. de initialen van de opdrachtgever.

Een projectdossier beheren

Staat al je projectinformatie samen in één dossier? Prima! Projectdossiers kunnen echter heel groot worden, zodat het niet altijd eenvoudig is om je weg te vinden in de dossiers. Volgende tips helpen om projectdossiers op orde te houden:

1. Wijs een verantwoordelijke aan voor een goed beheer van het projectdossier (meestal de projectleider).
2. Scheid documenten met een contractstatus af van overige documenten. Alle documenten in een projectdossier zijn van juridisch belang, maar contracten - ondertekende documenten - zijn nog belangrijker. Zij vormen de ruggengraat van het dossier. Bewaar ze daarom apart van andere documenten.
3. Voorzie metadata bij je documenten om ze snel terug te vinden.
4. Werk je met een klassieke mappenstructuur, dan is het aantal metadata dat je kan toevoegen beperkt omdat je enkel bestandsnamen en folders tot je beschikking hebt. In dat geval werkt men doorgaans met een eerste niveau van submappen per projectfase (projectdefinitie, voorontwerp, aanbesteding…), gevolgd door een tweede niveau van submappen per reeks (CAD, meetstaten, correspondentie…)
5. Werk je met een informatiesysteem, dan kan je extra metadata toevoegen, zoals de datum, de auteur, de zone van het gebouw, de discipline enz.
6. Besteed aandacht aan de naamgeving van je bestanden. Voeg altijd een omgekeerde datum toe in de bestandsnaam. (23 januari 2023 wordt 20230123). Dat is de meest handige manier om documenten chronologisch te rangschikken.
7. Beheer je versies! Oudere versies kun je uit de weg plaatsen naar een folder ‘OUD’. Maak ook een onderscheid tussen conceptversies en gedeelde documenten.
   1. Gedeelde documenten zijn bestanden die met klanten zijn gedeeld en dus een juridisch/administratieve waarde hebben. Zorg ervoor dat deze altijd op je centrale opslaglocatie terug te vinden zijn.
   2. Conceptversies kunnen in principe op de persoonlijke computers van medewerkers blijven staan. Wil je die toch op de centrale opslaglocatie bewaren, duid dan helder aan dat het om een concept gaat in de bestandsnaam of in de metadata.
8. Probeer het unieke projectnummer op zoveel mogelijk informatiestukken te herhalen, bv. in de onderwerpregel van e-mails.
9. Mails zijn een goed voorbeeld van belangrijke documenten, die vaak in verschillende mailboxen worden bewaard. Vraag klanten om rond projecten steeds naar hetzelfde mailadres te mailen, zodat belangrijke mails uit één mailbox kunnen worden geëxporteerd en opgeslagen in het centrale opslagsysteem. Werk eventueel met een systeem dat mails kan opvolgen.

6. Ik archiveer tijdig mijn informatie

Oude informatie heb je vaak niet meteen nodig. Door oude informatie op te bergen in een aparte archiefruimte staat het niet langer in de weg en creëer je meer ruimte in je kantoor. Enkele tips:

• Zet afgesloten projecten op een aparte locatie of in een archiefruimte.
• Organiseer jaarlijks een archief- of opruimday: op die dag ruim je met alle collega’s het kantoor op.
• Archiveer ook digitaal: creëer een digitale archiefschijf of -folder waarnaar je afgesloten projecten verplaatst.

Lees meer

• Een gemeenschappelijk klassement op de website van de Vlaamse OverheidInformatie beheren op de website van de Vlaamse Overheid
• Informatie beheren op de website van het Rijksarchief
  
• Ordenen en beschrijven op de website van TRACKS