De cloud rukt steeds meer op. Niet dat we je ervan willen weghouden. Cloudtechnologie biedt vaak een geweldige opportuniteit voor de uitbouw van een centraal opslagsysteem, terwijl je van overal aan je bestanden kunt. Maar je moet je wel bewust zijn van een aantal risico's.
Het internet gaat trager dan een Local Area Network (LAN): Check dus eerst of je internet wel snel genoeg is om al je zware beeld- en tekenbestanden te verwerken.
Bepaal hoe je omgaat met nieuwe communicatiekanalen als Whatsapp, Dropbox en deelsites voor bouwprojectinformatie. Ze vormen een bedreiging voor de centrale ordening van al je informatie, omdat de documenten in die systemen blijven hangen. Zorg dat de projectarchitect of werfleider steeds alle belangrijke informatie ook op de centrale server zet.
Het is soms onvermijdelijk om informatie te verspreiden over verschillende systemen. Hou in dat geval goed bij in welke omgeving al je informatie staat: bv. Mailcorrespondentie in de mailbox van de projectarchitect, contactgegevens in het CRM, video's op je Youtube-account, tekeningen op je centrale server...
Het VAi adviseert het gebruik van een mappenstructuur op een centrale server voor de ordening van al je documenten.
We doen dat heel bewust, maar weet dat een mappenstructuur een aantal nadelen kan inhouden:
Ondertussen zijn er enkele technologieën voorhanden die beweren een beter alternatief te bieden dan de hiërarchische mappenstructuur. Laten we ze voor het gemak de “Sharepoint-benadering” en de “Google-benadering” noemen.
De “Sharepoint-benadering” houdt in dat informatie niet met mappenstructuren, maar via metadata (“tags”) wordt georganiseerd. Metadata hebben het voordeel dat ze eindeloos kunnen worden toegekend aan een document, terwijl het document zelf maar één keer moet worden opgeslagen.
Deze benadering houdt het gevaar in dat je informatie enkel bruikbaar is binnen Sharepoint. Wat als je wilt overstappen naar een ander systeem? Dan dien je de metadata mee te nemen, maar hou er rekening mee dat dit een zware operatie is. Denk ook steeds goed na over je metadatastructuur, om te voorkomen dat er een wildgroei aan metadata ontstaat.
De “Google-benadering” houdt in dat informatie helemaal niet moet worden geordend, maar dat ze gewoon moet worden opgezocht via het sterke zoekalgoritme van Google Search. Hoewel dit zeker een krachtig instrument is, willen we benadrukken dat Google Search wel een waardevolle aanvulling is, maar zeker niet een mappenstructuur kan vervangen. Met Google Search zoek je immers naar individuele documenten, maar je kunt er geen reeksen of dossiers mee vormen.