Waarom archieven beheren
Wat is een archief eigenlijk? En waarom is het zo belangrijk om een archief goed te beheren?
Wat is een archief?
Een archief bestaat uit het geheel van analoge én digitale informatie dat een persoon, een groep personen of een organisatie opmaakt en ontvangt bij de uitoefening van zijn/haar activiteiten of taken. Zo kan jouw archief onder meer volgende zaken omvatten:
- Project- of werfdossiers in fardes of archiefdozen
- Plannen in plannenkasten of op rol
- Fotoalbums
- Schetsboeken
- Maquettes en modellen
- Je website
- De mails van je medewerkers
- De chatapplicaties van je medewerkers (Whatsapp, Slack, Teams…)
- Digitale informatie op Dropbox, Google Drive, SharePoint…
- Digitale foto’s op servers, in foto-apps, op smartphones…
- Facebook-, Instagram-, LinkedIn-, Twitter-pagina’s…
- Gespecialiseerde informatiebeheersystemen zoals boekhoudapplicaties, werfopvolgingstools, CRM-systemen, planningtools…
- BIM-modellen
- (Afgedrukte) papieren documenten, (geplotte) bouwtekeningen
- ...
De persoon of organisatie die het archief heeft gevormd noemen we de archiefvormer.
Bibliotheken
Ook de bibliotheek of materialenbibliotheek wordt vaak tot het archief van een persoon of organisatie gerekend, maar dit is niet correct. Een archief komt organisch tot stand, tijdens de uitvoering van je activiteiten. Een bibliotheek is daarentegen een bewuste verzameling die bijeengebracht is met een bepaald doel. Het beheren van een bibliotheek zit anders in elkaar dan het beheren van een archief. Daarom beschouw je ze best als twee aparte zaken.
Dynamische en statische informatie
De documenten die je pas hebt opgemaakt of ontvangen worden nog intensief gebruikt om projecten uit te voeren, om je financiën te beheren, enz. In dit geval spreken we over dynamische informatie en informatiebeheer.
Zijn je documenten wat ouder, dan verliezen ze hun initiële gebruikswaarde en grijp je er ook minder vaak naar terug. De documenten kunnen wel nog dienen als bewijsstukken, of als referentie voor later. De documenten komen in je archief terecht. In dit geval spreken we over statische informatie en archiefbeheer.
Archief- en informatiebeheerders spreken tot slot vaak nog over semi-dynamische informatie die zich onderscheidt van de 'echte' statische informatie. Het gaat om informatie die zijn onmiddellijk nut verloren heeft, maar die je best nog wel dicht bij je houdt, omdat de kans dat je ze nog nodig hebt voor administratieve of juridische doeleinden nog erg groot is. Dossiers van afgesloten bouwprojecten die nog binnen de 10-jarige aansprakelijkheidstermijn vallen zijn hiervan het beste voorbeeld.
Op de website van Archiefpunt vind je meer basisinformatie terug over wat een archief is.
Naar ArchiefpuntEen goed archief- en informatiebeheer is belangrijk, want...
Archief- en informatiebeheer sparen tijd en geld uit:
- Je medewerkers vinden informatie sneller terug.
- Je houdt de aangroei (en wildgroei) van je informatie onder controle.
- Je krijgt een goed overzicht over welke informatie belangrijk is en welke niet. Zo kun je sneller onbelangrijke documenten weggooien en verkleint de kans dat je waardevolle documenten vernietigt.
- Ze laten toe om kwalitatief te werken. Een goed doordacht informatiebeheer is één van de criteria om te voldoen aan de vereisten van ISO 9000-standaarden rond kwaliteitsmanagement.
Archief is waardevol om verschillende redenen:
- Je archief is het externe geheugen van je werk of organisatie. Medewerkers kunnen ernaar teruggrijpen om inspiratie op te doen uit eerdere projecten, technische informatie op te zoeken of documenten te hergebruiken.
- Je archief is van juridisch belang. Als architect of bouwbedrijf ben je verplicht om projectinformatie tot 10 jaar na definitieve oplevering te bewaren. Maar ook om je auteurschap over ontwerpen te bewijzen zijn archiefdocumenten belangrijk.
- Je archief biedt een rijke bron van beeldmateriaal om te communiceren over je werk.
- Je archief kan originele kunstobjecten bevatten: Handgemaakte of digitale tekeningen, schetsen, foto's, maquettes...
- Je archief is collectief cultureel erfgoed: onderzoekers, architecten en academici kunnen ermee aan de slag om nieuwe projecten te ontwikkelen, gebouwen beter te restaureren, nieuwe generaties architecten op te leiden, prikkelende architectuurverhalen te vertellen…
Archief- en informatiebeheer organiseren
Bij goed archief- en informatiebeheer komt heel wat kijken. Het is dus belangrijk om dit goed te organiseren en hier tijd voor vrij te maken. Doe het niet zomaar even tussendoor want dat vergroot het risico op onvoltooid werk of fouten.
Pak een goed archiefbeheer dus zo gestructureerd en efficiënt mogelijk aan:
- Stel altijd eerst een plan of systeem op dat je een kader of een raamwerk biedt voor hoe je de informatie in je organisatie wil beheren. Meer info hierover in het hoofdstuk Informatie beheren.
- Ben je een kleine organisatie, plan je archiefbeheer dan best op voorhand in tijdens een minder drukke periode. Organiseer bijvoorbeeld twee maal per jaar een archief- of opruimdag, waarop medewerkers enkel archiveren.
- Ben je een grotere organisatie, stel dan een verantwoordelijke voor archiefbeheer aan en ken die persoon de nodige tijd en middelen toe.
- Maak al je medewerkers bewust van het belang van goed archiefbeheer en wijs hen deeltaken toe. Zo behoort het goed beheer van projectinformatie tot de taak van de projectleider.
- Bedenk dat je veel archieftaken kan laten uitvoeren door jobstudenten.
- Vraag advies bij organisaties zoals het Vlaams Architectuurinstituut.