Als Vlaams Architectuurinstituut ontvangen wij regelmatig vragen rond het beheer van architectuurarchieven. Hieronder vind je de meest voorkomende vragen én hun antwoorden. En zit jouw specifieke vraag er toch niet bij? Bekijk dan onze adviespagina's of stuur een mailtje naar architectuurarchief@vai.be.
Contents
Online vind je een schatkamer aan informatie om je archief goed te beheren. We verwijzen je natuurlijk graag door naar onze eigen VAi-adviespagina’s waar we een volledig hoofdstuk wijden aan archiefbeheer voor architecten, designers, aannemers en stedenbouwkundigen.
Andere nuttige websites zijn TRACKS en Archiefpunt. Op Archiefpunt vind je onder ‘Leesvoer’ bovendien een handig overzicht en doorverwijzing naar andere handleidingen.
Liever een boek? Het VAi publiceerde een driedelige handleiding voor het beheer van architectuurarchieven: een deel over materiële zorg, een deel over inventariseren en een deel dat vooral gericht is op archiefbeherende organisaties.
Een andere aanrader – maar helaas wat moeilijker te vinden – is het boek Architectural records: managing design and construction records.
Archiefklimatisering wordt momenteel volop onderzocht en nieuwe inzichten duiken met de regelmaat van de klok op. Maar je kan ook nu al een aantal stappen zetten om je archiefbewaarplaats zo goed mogelijk te klimatiseren. Twee belangrijke begrippen binnen klimatisering zijn de temperatuur en de relatieve vochtigheid (RV). Een te hoge temperatuur en RV zorgen helaas voor schimmels en ongedierte. Als algemene richtlijn is een temperatuur rond 20°C en een RV van 50% ideaal voor de opslag van papier in een archiefdepot.
Binnen klimatiseringsclassificatie wordt vaak gebruik gemaakt van de ASHRAE-normen voor archieven, bibliotheken en musea. ASHRAE-normen delen een depot op in klimaatklasses die van klasse AA tot klasse D gaan. Klasse AA omvat kwetsbare voorwerpen die weinig schommeling verdragen terwijl klasse D stukken bevat die tegen een stootje kunnen.
Meer info over de klimaatklasses vind je op Depotwijzer.
Die klasses bepalen in hoeverre de temperatuur en relatieve vochtigheid in je depotruimte mogen variëren. Experts zijn het erover eens dat vooral een stabiele temperatuur en RV essentieel zijn. Om te vermijden dat je stukken krimpen en uitzetten en je zo telkens risico loopt op mechanische schade, is het vooral zaak om schommelingen te vermijden.
Als je archieven of collecties thuis bewaart, betekent dat concreet dat je bewaarplaats zoveel mogelijk afgesloten is van het buitenklimaat (dus beter geen zolder met openstaande ramen of een ruimte met enkele beglazing). Ideaal valt er ook geen natuurlijk licht in de ruimte. Daarom is een kelder erg nuttig als archief. Let er wel op dat de kelder niet vochtig is (herinner je de relatieve vochtigheid) en hou rekening met een verhoogd risico op insijpelend water. (Daarom raden we een kelder in overstromingsgevoelig gebied resoluut af.)
Probeer dus voor je archief een ruimte te vinden die zo stabiel mogelijk is en gebruik een meter om je klimaatwaarden na te meten. Ben je een erfgoedinstelling, dan kan je die klimaatmeters gratis ontlenen via de Uitleendienst Erfgoed.
Om de klimaatwaarden in je archiefbewaarplaats te controleren bestaan er meters in allerlei soorten en variaties. Ze meten ofwel de relatieve luchtvochtigheid of de temperatuur of ze doen het allebei. Ook andere waardes zoals de lichtsterkte kan je meten. Gewone meters peilen naar actuele waarden maar er bestaan ook dataloggers die de metingen loggen of opslaan. Bekijk hier enkel voorbeelden van dergelijke dataloggers.
Zilvervisjes in je archief zijn geen goede zaak want ze beschadigen je papier. Ze veroorzaken graasschade op papier (onregelmatige gaten, verzwakt papier), laten uitwerpselen na (kleine, donkere plekjes die met het blote oog zichtbaar zijn) en veroorzaken gele vlekjes.
Verzeker je er wel van dat het om zilvervisjes gaat. Vraag desnoods een tweede opinie want zilvervisjes en papiervisjes lijken sterk op elkaar. Gebruik bijvoorbeeld de identificatiefiches van insecten op Depotwijzer en bekijk er ook nuttige tips over wat je ertegen kan doen.
‘Grote’ tekeningen - groter dan een A0-formaat - worden best in specifieke plannenkasten bewaard. Daarnaast worden grote tekeningen ook op rol bewaard. Doorgaans werden ze al opgerold door de archiefvormer en rol je zelf geen tekeningen op. De rollen worden bewaard in roldozen of - als ze te groot zijn - in een zuurvrije wikkel.
Je vindt meer info en advies onder Tekeningen bewaren. Je vindt een overzicht van verkopers van verpakkingsmateriaal voor je archief en archiefmeubilair onder Leveranciers.
Met het begrip zuurvrij en de pH-schaal grijpen we terug naar de basis van chemie. PH-waarden gaan van 0 tot 14, waarbij 0 staat voor extreem zuur en 14 staat voor extreem basisch. Omdat papier afbreekt in een zure omgeving, bewaren archiefinstellingen papier in zuurvrij papier en zuurvrije archiefdozen. Die zijn meestal ook ‘gebufferd’: aan gebufferd papier werd een alkalische reserve toegevoegd om extra zuur op te vangen.
Een goede uitleg over zuurvrij papier en dozen vind je op de website van de Vlaamse Overheid.
Gebufferd zuurvrij papier werkt prima voor de bewaring van gewoon papier maar helaas niet voor blauwdrukken. Het procedé waarmee blauwdrukken worden gemaakt vereist namelijk dat blauwdrukken ideaal in een iets zuurdere omslag worden bewaard. Daarom is gewoon zuurvrij of zuurneutraal papier oké en haalbaar. Zorg er echter vooral voor dat je géén gebufferd papier gebruikt. In het VAi gebruiken we altijd ongebufferd papier of zuurneutraal papier.
Dat kan door je website te scrapen (waarbij software de informatie van je website extraheert) of door er een offline kopie van te maken. Beschouw je website als een grote verzameling html-pagina's. Die pagina's bevatten tekst en hyperlinks naar afbeeldingen die moeten worden meegegeven. Je website bevat ook hier en daar bestanden die ervoor zorgen dat de lay-out mooi weergegeven wordt.
Met een website copier kan je alle bestanden waaruit je website bestaat downloaden, zodat je op je computer offline door de website kan browsen. Een heel eenvoudige tool, die voor veel (maar niet alle) websites uitstekend werkt, is HTTRACK. HTTRACK kopieert alle html-bestanden in één folder, je klinkt op het bestand index.html (zo heet je homepage meestal) en je kan door de website beginnen browsen.
Hou er wel rekening mee dat niet alle functionaliteiten worden meegenomen. Alleen wat online staat wordt gecapteerd en een functionaliteit zoals de zoekfunctie werkt niet meer.
HTTRACK wordt wel steeds minder nauwkeurig. Collega’s van het AMSAB-ISG en het liberaal archief Liberas testten andere software uit, zoals onder meer Heritrix, de software van Internet Archive. Die softwarepakketten zijn gratis maar vereisen wel wat technische kennis voor gebruik. Ook slaan ze websites op in WARC: dat is een duurzaam open formaat, maar je hebt specifieke software nodig om de website terug af te spelen. De gebruiksdrempel ligt hier dus wat hoger. Lees er hier meer over.
Mails kan je op verschillende manieren archiveren. Ga best uit van een opdeling in verschillende types mails:
Een goed mailboxbeheer begint met het onmiddellijk verwijderen van die puur praktische mails. Doe dat zodra je ze niet meer nodig hebt.
Voor de heel belangrijke mails geldt dat je zoveel mogelijk probeert om een kopie op te slaan BUITEN je mailbox op je computer of IN het centrale klassement van je organisatie. Als je enkel de bijlage nodig hebt, sla je enkel die op maar onthou dat het ook interessant kan zijn om de bijbehorende mail te bewaren zodat je een bewijs hebt van de afzender.
Gebruik je Outlook, dan kan je mails opslaan als msg-bestand. Gebruik je Apple Mail of Gmail, dan kan je mails opslaan in .eml. Probeer in die formaten te werken zodat je ook je header-informatie (zoals afzender, onderwerp, verzenddatum...) mee opslaat en je de mail in een nieuwe mailbox kan reconstrueren als dat ooit nodig zou blijken. Metadata bewijzen bovendien de authenticiteit van mails.
Mails die juridisch belangrijk zijn of belangrijke info bevatten kan je eventueel ook in je mailbox blijven bewaren (naast een kopie op de centrale server) als handig mailarchief. Heb je liever een opgeruimde mailbox zonder teveel ballast? Jij beslist. Je kan gebruikmaken van een mappen- of tagstructuur in je mailbox om mails te ordenen, maar als je echt veel mails ontvangt, wordt dit toch vaak een drempel en werk je beter met een heel beperkte set aan tags en mappen.
Je kan tot slot ook je volledige mailbox exporteren naar een bestand. Meer uitleg vind je op de website van TRACKS.
Als je mailclient (bv. Skynet) niet toelaat om mails op te slaan kan je proberen om ze in te laden via een programma als Thunderbird. Ook hierover vind je uitleg op de website van TRACKS.
Starten met digitaliseren is altijd een goed idee, zolang je het planmatig aanpakt. Want digitaliseren heeft als voordeel dat je eender welke schets kan oproepen op een scherm en overal kan gebruiken, bijvoorbeeld om te publiceren op het web.
Je moet dat echter planmatig doen zodat je jezelf werk uitspaart en een schets maar één keer hoeft in te scannen. Zorg dus dat de scan van je reproductie meteen goed is, een principe dat ‘scan once for all purposes’ heet.
Duurzaam scannen houdt rekening met vier principes:
In principe heb je twee digitaliseringstechnologieën: scannen en fotograferen. Met fotografie behaal je meestal een hogere kwaliteit dan met scantechnologie, maar tegelijk heb je voor fotografie veel meer kennis nodig om die betere kwaliteit effectief te bekomen, zeker bij het fotograferen van grote formaten zoals A0.
Wil je meer info over duurzaam digitaliseren en een goede reproductiekwaliteit? Neem dan een kijkje op TRACKS en - voor meer technische info – op CEST.
Als je niet veel tijd hebt, moet je je beperken tot de essentie. Werk eerst een robuuste archiefbasis uit want zodra die er ligt, heb je een goed overzicht. Het wordt dan gemakkelijker om werk uit te besteden aan vrijwilligers of jobstudenten. In essentie komt het hierop neer:
Meer tips om archiefbeheer te organiseren vind je op onze adviespagina Informatie beheren.
De beste folderstructuur is de structuur die je doorheen de hele organisatie gebruikt en altijd dezelfde blijft. Hoe beter je daarin slaagt, hoe sneller je je weg vindt in projecten. Werk daarom zoveel mogelijk met sjablonen van projectmappen.
Probeer ook het aantal subfolders tot een minimum te beperken. Het lijkt misschien alsof subfolders voor meer overzicht zorgen, maar dat klopt eigenlijk niet want onder elke subfolder kunnen weer andere subfolders ontstaan waarin je steeds verder moet doorklikken.
Meer informatie hierover vind je hier.
De twee grote alternatieve methodes om documenten terug te vinden (naast een klassieke folderstructuur) zijn trefwoorden/tags en een zoekfunctie.
Over de zoekfunctie kunnen we kort zijn: het is een handig hulpmiddel maar het werkt eerder aanvullend op een klassieke folderstructuur. Je moet namelijk nog altijd een ‘dossier’ creëren – een samenhang van documenten – waarin je een overzicht hebt van alle documenten die horen tot een bepaald project.
Trefwoorden vormen wel een heel goed alternatief voor folderstructuren. Zo werkt Gmail bv. met tags, maar ook Google Photos, Flickr en SharePoint. Het grote voordeel van tags is dat je meerdere trefwoorden aan een document kan toevoegen, terwijl documenten maar in één folder kunnen staan (tenzij je ze kopieert maar dat vergroot opnieuw de complexiteit). Je kan tags ook combineren en op die manier gecombineerd zoeken naar documenten, bijvoorbeeld documenten met extensie .dwg en met tag ‘project-x’ en met tag ‘ontwerpfase’.
Het grootste nadeel van tags is dat ze meestal afhankelijk zijn van één technologie, het systeem waarin je de tags toekent. Als je zou willen overstappen naar een ander systeem, kan je niet zomaar de tags meenemen. In het beste geval krijg je een bulk van je bestanden met daarnaast een spreadsheet met de tags, wat niet bepaald gebruiksvriendelijk is dus. Folderstructuren daarentegen zijn wel universeel en kunnen in SharePoint, GoogleDrive, op Mac, Windows, Linux enz. Dat maakt ze duurzamer en beter archiveerbaar.
Jawel! Niet alleen het Vlaams Architectuurinstituut maar ook andere bewaarinstellingen zoals stadsarchieven en musea bewaren maquettes. Maar omdat maquettes nogal wat ruimte innemen, is het voor het VAI en archiefinstellingen - in vergelijking met bv. foto's, tekeningen of administratieve dossiers - relatief duur om maquettes te bewaren. Dus zijn ze vaak behoorlijk streng in hun beslissing om een maquette al dan niet te bewaren.
De meerwaarde van een maquette moet dus duidelijk genoeg zijn om ze te bewaren. Hiermee bedoelen we echter niet dat enkel ‘dure’, mooi afgewerkte presentatiemaquettes in aanmerking komen. Ook concept- of werkmaquettes kunnen heel interessant zijn, omdat ze iets zeggen over de manier waarop een project is ontworpen, of hoe een architect of ontwerper werkt.
Verhoog de meerwaarde van je maquettes zelf door ervoor te zorgen dat ze in goede staat zijn en dat hun herkomst en gebruik ervan goed te duiden zijn. Hoe meer er bekend is over de context van de maquette, hoe waardevoller ze wordt. Archiefmateriaal dat dit verder kan staven is altijd welkom.
Heb jij veel maquettes waarvoor je een plek zoekt? Bespreek met ons hoe we je kunnen helpen.
Voor boekhoudkundige documenten gelden wettelijke bewaringsvereisten die je altijd moet volgen. In veel gevallen (zoals facturen, originele boekhoudingsboeken, bestelbonnen, rekeninguittreksels enz.) geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Maar omdat voor sommige financiële documenten een termijn van tien jaar geldt, is het eenvoudiger om alle documenten tien jaar te bewaren.
Probeer wel om bijvoorbeeld facturen gewoon bij de bijbehorende dossiers te bewaren. Uit gesprekken met restauratiearchitecten blijkt bv. dat facturen in archieven worden gebruikt om de herkomst van bepaalde bouwmaterialen te achterhalen.
Bewaar zeker ook boekhoudkundige stukken die een overzicht geven van je financieel reilen en zeilen, want ze zijn geschiedkundig interessant. Denk bv. aan begrotingen die je opstelt, balans- en resultatenrekeningen en de historiek van analytische rekeningen.
Meer info over wettelijke termijnen voor je archief vind je op onze adviespagina Bestaand archief.
Software archiveren begint natuurlijk met broncodes of programmabestanden te bewaren. Dat kan op een interne centrale server of je maakt gebruik van gespecialiseerde softwareplatformen (zoals het bekende Github). Maar enkel programma’s bijhouden volstaat niet.
Software is onder andere afhankelijk van de computeromgeving waarin de software draait. Als de ontwikkelde software niet voortdurend onderhouden wordt, zal het na verloop van tijd niet meer bruikbaar zijn. Ook de programmeertaal waarin je de software programmeerde kan verouderen. Of het besturingssysteem waarop je programma draait wordt niet meer ondersteund: denk bv. aan Windows XP. Of de computers zelf veranderen: in een recent verleden gebruikten we nog 32-bit computers maar software die daarvoor geschreven werd draait niet meer op de huidige 64-bit standaard.
De enige oplossing om oude software opnieuw te draaien is emulatie. Met die technologie (vooral gekend in gaming) laat je oude computers, besturingssystemen en programma’s virtueel draaien op een recentere computer. Zo kan een emulator als Sheepshaver je MacOS 7.5.2 tot 9.0.4. op je huidige computer laten draaien.
Een veelbelovend project waarvan we zelf uitkijken naar de resultaten is het EAASI-project. Als het lukt, maakt het een soort play-store met emulators die je gewoon in je browser kan draaien. (Momenteel draait het al in een sandbox, een virtuele afgesloten ruimte om te testen.) Meer info vind je hier.
Om software te archiveren heb je veel documentatie nodig over de software requirements. Hou dus zeker bij op welke besturingssystemen en welke computers je software draait, welke perifere hardware (zoals joysticks, touchpads...) je software nodig had en welke plugins of ondersteunende software gebruikt werd (zoals Python-modules, Flash Player...).
Voorbeelden van gearchiveerde software vind je op het Zenodo-platform van CERN, helaas vaak met belabberde documentatie.
Het is voor je archief ook nuttig om een indruk te geven van hoe de software werkte. Documenteer dit en neem bijvoorbeeld een video op waarin je de werking van de software uitlegt.
Daar moet je eerst al een oude lezer voor vinden, op je computer aansluiten via eventuele tussenstukken en de bestanden eraf halen. Veiliger en professioneler is om disk images van je cd-roms te maken. Zo krijg je een digitaal bestand van je volledige drager waaruit je nadien bestanden kan exporteren. We merkten bovendien dat die manier van lezen vaak zelfs sneller verloopt.
Om dat goed te doen bestaat sinds kort een handige website: Digital Repair Café.
En het Digital Repair Café bestaat ook fysiek: in Gent vind je een ruimte vol floppylezers, zip-disklezers enz. Slaag je er bijvoorbeeld niet in om je oude floppy disks in te lezen? Dan heb je hun Kryoflux nog niet geprobeerd! Neem contact met ons op als je gebruik wil maken van hun apparatuur.
Het Digital Repair Café gaat ervan uit dat je gebruik maakt van BitCurator, een gespecialiseerd Linux-besturingssysteem, en het raadt ook aan om een write blocker te gebruiken. Met die hardware, die je tussen de lezer en je computer plaatst, vermijd je wijzigingen.
Schrik je er toch wat voor terug om Linux te installeren op een oude computer? Dan raden we je aan om de FTK Imager-tool te gebruiken als Windows-gebruiker en Disk Utility als Apple-gebruiker.
Ja en nee. Jpeg is in elk geval een wijdverspreid standaardformaat is dat je over vele jaren wellicht nog kan openen. Maar het maakt gebruik van een compressie-algoritme, waarbij een proces de bestandsgrootte van je bestand probeert te verkleinen.
Die compressie kan ‘lossy’ of ‘lossless’ zijn: ‘lossless’ geeft aan dat je een compressiealgoritme nog kan terugdraaien naar de oude situatie maar ‘lossy’ houdt in dat je informatie onherroepelijk verliest. En dat is exact wat er gebeurt met jpeg. Als je een beeld opslaat in jpeg verlies je onmiddellijk kwaliteit. Dat zie je niet met het blote oog maar het valt wel op als je het beeld wil bewerken in Photoshop. Dus als je hoge kwaliteitsbeelden wil creëren voor publicaties of tentoonstellingen is jpeg een slechte keuze.
Bij digitalisering kies je liever voor uncompressed TIFFs.
Een grote boosdoener voor tekeningen en prenten is oppervlaktevervuiling, veroorzaakt door vuil, stof, roet, oppervlakteschimmels…. Om tekeningen duurzaam te bewaren is het aangewezen om via droogreinigingstechniek je tekeningen op te schonen. Voor het droogreinigen van objecten maak je best gebruik van de smoke sponge of roetspons (uit vulkanisch rubber), de AKA-spons, zachte borstels en de museumstofzuiger.
Dankzij die tools verwijder je al een groot deel van de oppervlaktevervuiling. Met de sweep-methode verwijder je met spons oppervlaktestof en -vuil. Hardnekkige (non-actieve) oppervlakteschimmels pak je aan met de museumstofzuiger.
Bevat een object een actieve oppervlakteschimmel, dan moet je het bewaren in een geklimatiseerde quarantaine-omgeving zodat het geen ander materiaal aantast. Bekijk kritisch of materiaal wel echt bewaard moet worden of gewoon kan worden weggegooid.
Residu, tot slot, kan je weghalen met gespecialiseerde zachte stofborstels en microvezeldoeken.
Dat wordt afgeraden. Zolang een reeks tekeningen van hetzelfde type is, kan het geen kwaad om ze samen te bewaren. Maar tekeningen gemaakt met verschillende media en reproductietechnieken worden best gescheiden of krijgen onderling een buffer. Zo worden bij de productie van een blauwdruk of diazotypie chemicaliën gebruikt (zoals ammoniak, een lichtgevoelige stof die blauw kleurt in reactie met licht). Van die stoffen kunnen restanten aanwezig blijven in de tekening, vooral als de tekening niet goed werd gewassen en die kunnen uitwasemen naar andere tekeningen, het verzuringsproces versnellen, verkleuring veroorzaken enz.
De blauwdruk is de meest bekende en gebruikte reproductietechniek. Bij het ontstaan ervan was het een beetje de fotokopie avant la lettre. Maar naast blauwdrukken werden ook andere manieren uitgevonden om tekeningen te kopiëren.
In de loop van de geschiedenis zagen we een aantal andere technieken opduiken zoals de anilinedruk, het ferro-gallusprocedé, de diazotypie, de fotostatische print, de Van Dyck-print enz. De meeste technieken zijn gebaseerd op een procedé van chemicaliën die interageren met licht. Via deze handige website kan je het reproductieprocédé van je tekening helpen identificeren.
Omdat de meeste procedés tot stand komen onder invloed van licht loop je het risico dat je tekening op termijn helemaal gaat verbleken. Bewaar ze dus zoveel mogelijk uit het licht.
Tekeningen op gewoon papier gaan na verloop van tijd verzuren. Het proces valt niet te stoppen, maar je kan het wel vertragen en stabiliseren. Dat doe je door je tekening in een zuurvrije of zuurneutrale omslag te bewaren en in een donkere en droge ruimte op te bergen.
Naast oppervlaktevervuiling kunnen objecten ook heel wat andere schade oplopen door onder andere plakband, papiertape, nietjes, spelden en paperclips. Die verwijder je best want ze kunnen schadelijke roest en residuen achterlaten. Doe dat met een nietjesverwijderaar, pincet of pennenmes. Vervang ze niet door plastic paperclips want die kunnen het papier vervormen. Vervang ze door een strookje zuurvrij papier om het geheel samen te houden.
Vroeger werd vaak plakband aangebracht om het object te stabiliseren of om scheurtjes, snippers en randbeschadigingen te plakken. Dat kon gaan van papiertape tot bureauplakband maar plakband is extreem schadelijk! Plakband verzuurt en drukt door je tekening, wat onherstelbare schade oplevert. Verwijder het dus zoveel mogelijk.
Via een origamitechniek kan je van zuurvrij papier ook enveloppen vouwen zonder plakrand en zo fragmenten bewaren en samenhouden. Dat is ook handig met het oog op een eventuele toekomstige restauratie.
Jawel, de geschiktheid van langetermijnopslag van digitale bestandsformaten wordt bepaald door een aantal criteria:
Meer informatie vind je op onze adviespagina over Preservatiestrategieën en op de website van DANS.
Ideaal draag je katoenen handschoenen bij het manipuleren van tekeningen, om te vermijden dat er vingerafdrukken terechtkomen op je papier. Een vingerafdruk lijkt ongevaarlijk maar laat telkens een patroon van vet en olie achter. Was dan ook altijd je handen grondig voor je met tekeningen aan de slag gaat. Decennia later kan de lichtste afdruk aantasting en dus schade aan je tekening veroorzaken.
Omdat witte katoenen handschoenen redelijk dik zijn, kan dat lastiger zijn om met je tekeningen te werken. Wil je een ander soort handschoen gebruiken, gebruik dan ongepoederde nitril handschoenen (en geen latex).
Bij het Kenniscentrum van het Vlaams Architectuurinstituut kun je terecht voor al je vragen over je archieven en collecties.
Aarzel niet om ons te contacteren!