Bezoekers melden zich telkens aan met voorlegging van een legitimatiebewijs. Hun
contactgegevens en een omschrijving van het onderzoeksonderwerp worden opgenomen in een
lezersregister. De geregistreerde gegevens zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik. Elke
ingeschrevene heeft recht op inzage en correctie van zijn persoonlijke gegevens.
Bij het eerste bezoek ontvangt de bezoeker het bezoekersreglement. Door de ondertekening van dit
reglement verbindt hij zich ertoe deze huisregels na te leven.
Indien de aanvraag tot inzage of/en reproductie wordt afgewezen, kan de aanvrager binnen een
termijn van 30 kalenderdagen beroep aantekenen bij de Vlaamse overheid: Departement Diensten
voor het Algemeen Regeringsbeleid, Afdeling Openbaarheid van Bestuur, Beroepsinstantie inzake
openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie, Boudewijnlaan 30, bus 20, 1000
Brussel.
Uitsluitend de bezoeker staat in voor het verkrijgen van de toestemming van de betrokkenen of een
aanbeveling van de Commissie voor de Persoonlijke Levenssfeer die vereist is voor de nietanonieme of niet-gecodeerde verwerking van persoonsgegevens voor historisch of
wetenschappelijk onderzoek.
Bij de raadpleging van de particuliere archieven bewaard door het Provinciearchief en het
Architectuurarchief zijn de contractuele afspraken met de respectievelijke schenkers en de
wetgeving op de privacy bepalend.