Er zijn oneindig veel methodieken om externen te betrekken. Wat wij hier presenteren is er één van. Twee vergaderingen met een groep mensen met uiteenlopende profielen.
Op het einde van de twee klankbordgroepen wil je een afgetoetst waarderingsformulier en archiefbeheersplan hebben. Je vergaart zoveel mogelijk info die je kunt gebruiken om deze twee documenten te stofferen en je modereert de vergadering met dit doel.
Wanneer je nadenkt over de samenstelling van de klankbordgroep, doe je dit best in samenwerking met de archiefeigenaar. Het is tevens van belang dat de archiefeigenaar zoveel mogelijk aanwezig is bij de klankbordgroep.
Probeer verschillende profielen te betrekken bij de klankbordgroep. Voor architectuurarchieven zijn dit doorgaans:
Voor klankbordgroep 1 voorzien we één dag. Idealiter gaat de vergadering door op de plek waar het archief wordt bewaard. De voormiddag wordt uitgetrokken om aan de deelnemers het archief en de probleemstelling voor te leggen. De namiddag gebruik je om informatie te verkrijgen m.b.t. het waarderingsformulier en archiefbeheersplan.
Neem de gesprekken op. Dat helpt voor verslaggeving.
Programma voormiddag:
Programma namiddag:
Om de discussie te starten of gaande te houden bereid je als moderator vragen voor. Het is hierbij niet de bedoeling dat je letterlijk de vakjes van het waarderingsformulier of het archiefbeheersplan volgt. Wat je nu aan het doen bent is informatie vergaren, informatie waarmee jij als projectleider deze documenten kunt beginnen schrijven.
Naar onze ervaring is het voor de discussie daarom beter om uit te gaan van een viertal “reflectievragen”. Leid de vragen goed in en noteer er subvragen onder. Het kan zeker geen kwaad om deze vragen op voorhand al aan de deelnemers van de klankbordgroep door te sturen! Je kunt de deelnemers ook vragen om op voorhand hun mening over één vraag uit te werken en te presenteren op de klankbordgroep.
Wil je weten hoe onze klankbordgroepen verliepen? Bekijk dan het draaiboek voor de eerste klankbordgroep voor het digitaal archief van Christian Kieckens. (Bijlage toevoegen)
De basisregels voor een goede moderatie vind je op https://faro.be/sites/default/files/bijlagen/pagina/1.%20Basistips%20moderatie.pdf
Inspirerende voorbeelden over hoe je kan zorgen voor meer interactie vind je op https://faro.be/sites/default/files/bijlagen/pagina/Werkvormen%20voor%20interactie.pdf
Nu is het aan jou om aan het werk te gaan! Maak een verslag van de klankbordgroep. Als er tijd is, kun je ook je audio-opnames volledig uittypen. Audio-opnames uittypen is misschien wel veel werk, maar ze vormen fantastische documentatie bij het archief.
Ook kan je nu de informatie die je tijdens registratie, gesprekken met de archiefeigenaar en de eerste klankbordgroep hebt vergaard beginnen structureren in je waarderingsformulier. Deze documenten vormen de basis van het tweede klankbordgroepoverleg.
Het is een goed idee om voor de tweede klankbordgroep het archiefbeheersplan en het waarderingsformulier apart te bespreken met de archiefeigenaar. In deze fase zal hij enorm veel nuttige aanvullingen kunnen doen bij het waarderingsformulier.
Schrik er niet voor terug om in het archiefbeheersplan al concrete voorstellen te doen m.b.t. selectie, bewaringsmethode of toegang. Meestal bevordert dit de discussie! Belangrijk is dat je beslissingen 1) motiveert en 2) duidelijk aangeeft dat discussie en opmerkingen welkom zijn. Ook hier is het natuurlijk aan te raden dat je de beslissingen op voorhand al doorspreekt met de archiefeigenaar.
Indien de probleemstelling een selectieoefening vereist - zoals prioritaire archiefgehelen afbakenen van minder prioritair archiefgehelen – kun je dat nu al doen samen met de archiefeigenaar en op die manier een voorstel presenteren aan de klankbordgroep. Uit de praktijk blijkt vaak dat archiefeigenaars al een heel goed idee hebben over wat essentiële projecten zijn en wat niet.
Voor klankbordgroep 2 voorzien we een halve dag.
In de tweede klankbordgroep bespreek je het archiefbeheersplan en het waarderingsformulier en zorg je dat de deelnemers kunnen aanvullen, opmerkingen geven of correcties aanbrengen.
De wijze waarop je het verloop van de vergadering aanpakt kan erg variëren. Uiteraard zorg je ervoor dat de deelnemers op voorhand de documenten hebben gekregen. Vraag ook niet van hen dat ze een document van 40 pagina’s zullen doornemen. Hou het beknopt en blijf bij het essentiële.
Leid de vergadering in met een presentatie, waar je ter herinnering van iedereen nog eens de krachtlijnen van de twee documenten uiteenzet.
Vul het archiefbeheersplan en het waarderingsformulier verder aan en finaliseer de waardering.
Met het archiefbeheersplan heb je nu een kader bij de hand waarmee je het beheer van het archief verder aan kunt pakken.
Het is mogelijk dat na dit traject niet op alle vragen een antwoord is gevonden. Maar je hebt na het waarderingstraject wel de documentatie, de contextinformatie en het netwerk om deze oefening verder tot een goed einde te brengen!