Leg de doelstellingen vast. Waarom preserveren we CAD-bestanden? Als basis voor nieuwe ontwerpen of enkel ter raadpleging? In het laatste geval dient het gekozen archiveringsformaat niet reversibel te zijn (d.w.z. terug te brengen naar de oorspronkelijke staat). Welke CAD-bestanden bewaren we?
Bepaal aan de hand van de doelstellingen een preserveringsplan (met bepalingen van het gekozen archiveringsformaat en migratietraject) en stel een checklist op met validatiecriteria ter controle van de genomen preservatiemaatregelen. Gebruik het sjabloon preserveringsplan van PACKED.
Omdat bij elke migratie informatie verloren raakt, dient het gekozen migratietraject zo kort mogelijk te zijn, liefst met gebruik van de oorspronkelijke software.
Neem disk images van de harde schijven waarop de digitale bestanden zich bevinden. Een disk image is een virtuele kopie van de volledige harde schijf, zodat u niet het risico loopt essentiële hulpbestanden te verliezen.
Schoon de CAD-bestanden. Ongebruikte lagen, blocks of andere objecten kunnen verwijderd worden om de bestandsstructuur te vereenvoudigen. Indien niet belangrijk kunnen ook belichtingsgegevens of onzichtbare objecten verwijderd worden.
Bewaar de bestanden in het oorspronkelijk formaat, zodat later emulatie mogelijk is.
Migreer het bestand naar minstens één archiveringsformaat, zoals STEP of DXF. Volg voor de keuze van het archiveringsformaat het preserveringsplan (punt 2). Verkies indien mogelijk de oorspronkelijke CAD-software als migratietool i.p.v. andere software. Probeer ook om het aantal archiveringsformaten in de hand te houden. Hoe meer verschillende bestandsformaten, hoe moeilijker het beheer. Zie ook Opname en verwerking van born digital objecten uit een architectuurarchief, blz. 92-96 voor aanbevelingen met betrekking tot archiveringsformaten.
Indien STEP niet als archiveringsformaat wordt gekozen, valt het aan te raden toch altijd een STEP-versie van het oorspronkelijke bestand te bewaren, omwille van zijn waarde voor de duurzame bewaring van de geometrie van het CAD-bestand.
Creëer eventueel een raadplegingsbestand voor snelle visualisatie, zoals PDF/E.
Soms hangt de rendering van documenten af van de complexe samenwerking tussen meerdere CAD-bestanden. Deze bestanden kunnen best niet opgeslagen worden als één groot bestand. Beter is het om ze op te slaan als een hiërarchie van aan elkaar gelinkte bestanden. Koppelingen met absolute directoryverwijzingen (bv. C:/projecten/2012/projectnr_AK12/gevelontwerp_Zuid.dwg) dienen omgezet te worden naar relatieve koppelingen (bv. ../projectnr_AK12/gevelontwerp_Zuid.dwg).
Creëer voor ieder bestand technische metadata (o.a. checksums) m.b.v. programma’s als DROID en FILE en sla die metadata bij de bestanden op, bij voorkeur via inbedding. Tracht bij de oorspronkelijke bestandsformaten het oorspronkelijke softwarepakket te gebruiken voor de inbedding.
Test en controleer iedere migratie uitvoerig met de checklist. Sla de resultaten op bij de bestanden en ga daarbij op dezelfde manier te werk als in de vorige aanbeveling. Vertrouw niet enkel op validatiesoftware, maar controleer de bestanden visueel. Voor veel CAD-formaten is bovendien geen validatiesoftware beschikbaar.
Tracht indien mogelijk als archiefinstelling reeds bij de creatie in te grijpen door goede praktijken inzake creatie in te voeren, zoals het gebruik van relatieve koppelingen i.p.v. absolute tussen bestanden, het invoeren van huisstijlen voor CAD-documenten die preservatie vergemakkelijken (bv. conventies over het gebruik van lagen) enz.
Bewaar, indien de licentie dit toestaat, de originele software.
Archivarissen dienen de CAD-software en aanverwante verder in kaart te brengen en de platformen (besturingssysteem, hardware) die de software vereist te registreren. Daarbij dienen de ontwikkelingen met betrekking tot bestandsformaten op de voet gevolgd worden. Indien nodig dient de migratiestrategie aangepast te worden.