Materieel archief bewaren

Checklist

Ik ben op de hoogte van de schade die mijn archief kan oplopen
Ik bewaar mijn archief in een geschikte ruimte
Ik maak gebruik van geschikt verpakkingsmateriaal
Op de verpakking staat een code, titel of beschrijving van de inhoud

1. Ik ben op de hoogte van de schade die mijn archief kan oplopen

Elke drager heeft zijn specifieke gevoeligheden die kunnen leiden tot schade. Veel wordt bepaald door de gebruikte materialen en technieken. Restauratoren spreken over de tien schadefactoren. Dit zijn externe oorzaken die op je archief kunnen inwerken:

Fysische krachten: Stukken kunnen schade oplopen door deze te laten vallen, tekeningen kunnen door zwaartekracht gaan doorhangen..
Dieven en vandalen
Brand
Water
Ongedierte en schimmel: Archief kan ten prooi vallen van insecten en knaagdieren. Schimmelinfecties tasten het papier aan én vormen een gevaar voor de gezondheid
Verontreinigingen: Stof en vuil stapelen zich op en veranderen het uitzicht van de materialen. Verontreiniging trekt ook ongedierte aan
Licht en straling: Door lange blootstelling aan licht worden chemische reacties in het papier opgestart die leiden tot degradatie
Verkeerde temperatuur: Nauw gerelateerd aan relatieve luchtvochtigheid. Fluctuaties in temperatuur en luchtvochtigheid doen hout en papier uitzetten en krimpen, wat tot schade leidt
Verkeerde relatieve vochtigheid (zie verkeerde temperatuur)
Informatieverlies: Wanneer dozen niet meer gelabeld zijn of verkeerd worden geplaatst, wordt het archief onbruikbaar

Handleiding fotos Karin Borghouts 20041006 030

2. Ik bewaar mijn archief in een geschikte ruimte

Je keuze van bewaarplaats is een belangrijke stap in het creëren van goede bewaaromstandigheden van materieel archief. Maak een goede afweging tussen de beschikbare ruimtes en hun conditie. In het beste geval wordt een aparte ruimte gereserveerd voor de bewaring van archiefstukken. Zorg ervoor dat de ruimte volgende kenmerken heeft:

Droog
Donker
Zo stabiel mogelijk klimaat
Vrij van ongedierte (ratten, muizen, motten, wormen, papiervisjes…)
Voorzien van een rookmelder (geen sprinklerinstallatie, want dit geeft waterschade)

Kies voor de inrichting bij voorkeur voor archiefrekken uit metaal. Vooral kasten uit staal die afgewerkt zijn met poedercoating genieten de voorkeur. Dat materiaal is bijzonder stabiel en tast de archiefstukken nagenoeg niet aan. Archiefdozen staan best in rekken en niet op de grond, zodat opstijgend vocht ze niet kan aantasten. Grote (bouw)tekeningen bewaar je in ladekasten of in grote archiefdozen en -mappen waarin de tekeningen horizontaal liggen. Als je voor grote
mappen kiest, zorg dan ook voor aangepaste rekken waarin je die mappen horizontaal kan opbergen.

Geef elke rek een nummer en geef per rek ook de leggers een nummer. Zo kun je precies aanduiden waar een doos of map zich bevindt.

Hou de ruimtes stofvrij. Stofzuig of dweil de archiefruimte daarom minstens eenmaal per kwartaal. Als je dweilt, gebruik dan een minimum aan water.

Klaar om aan de slag te gaan? Hier vind je een overzicht van leveranciers van archiefmeubilair.

3. Ik maak gebruik van geschikt verpakkingsmateriaal

Zuurvrij verpakkingsmateriaal

Papier en andere materialen verzuren van nature. Deze verzuring degradeert het materiaal. Om dit proces te vertragen gebruik je zuurvrij verpakkingsmateriaal.

Er bestaan twee soorten zuurvrij verpakkingsmateriaal:

ongebufferd materiaal is neutraal (pH-waarde 7)
gebufferd materiaal heeft een extra alkalische reserve (pH-waarde 7,5 tot 8) Deze reserve dient als buffer tegen verzuring

Voor het meeste archiefmateriaal is het aangewezen om het te verpakken in gebufferde omslagen en dozen.

Blauwdrukken, diazo’s en calques zijn erg gevoelig voor een basische omgeving en moet je dus verpakken in ongebufferd materiaal. Probeer deze documenten ook te scheiden van je ander archiefmateriaal. Het zijn immers zelf zure objecten die ander materiaal kunnen aantasten. Ook tekeningen met kleurpigmenten (zoals aquarellen of ingekleurde potlood- en pentekeningen) bewaar je best ongebufferd. Voorbeelden van ongebufferd, neutraal verpakkingsmateriaal zijn polyester of silversafe papier.

Kwalitatief zuurvrij materiaal vind je enkel in gespecialiseerde zaken en niet in de courante papierhandel. Zuurvrije dozen en omslagen kan je ook aankopen in het Rijksarchief in België.

Standaard archiefstukken

Gewone, vlakke, standaard archiefdocumenten bewaar je in een standaard archiefdoos. Bewaring in archiefdozen maakt je archief eenvoudig consulteerbaar en vergemakkelijkt het archiefbeheer. Let bij de aankoop van archiefdozen op de kwaliteit. Vermijd archiefdozen uit slap karton, dozen met een bodemsluiting (de inhoud kan er makkelijk uit vallen) en metalen hechtingen. Hou bij de keuze van archiefdozen ook rekening met je prioriteiten. Voor documenten die je voor een kortere periode (vijf tot tien jaar) wil bewaren liggen de kwaliteitseisen lager dan voor documenten die je langer zult bewaren.

Bij het vullen van archiefdozen hou je ideaal 2,5 cm (ongeveer de dikte van je hand) over. Door dozen niet tot de rand te vullen kan je de documenten er gemakkelijker uithalen. Zorg er ook voor dat dozen niet te leeg zijn, want dan kun materiaal gaan doorhangen. Om documenten nog beter te bewaren steek je ze eerst in omslagen. Zorg er altijd voor dat je omslagen wat groter zijn dan het object. Plaats de omslagen met de open zijde in de archiefdoos, anders schuiven de documenten eruit.

Archiefstukken met specifieke behoeften

Ontwerpers, architecten en bouwbedrijven werken veel met documenten van afwijkend formaat, die niet in standaard archiefdozen passen. Andere documenten maken gebruik van dragers die specifieke bewaaromstandigheden vereisen, zoals foto's.

Ons advies in het kort:

Bewaar foto's in inert plastic (zoals Melinexhoezen)
Bewaar grote papierformaten liggend of - minder ideaal - opgerold
Bewaar maquettes horizontaal en stofvrij op rek

Meer advies voor enkele veel voorkomende documenten

4. Op de verpakking staat een code, titel of beschrijving van de inhoud

Het is essentieel om op je verpakking altijd een code, titel of beschrijving aan te brengen zodat je weet wat erin zit.

Een goed dooslabel bevat:

Een inventarisnummer of ander identificerend nummer
Een korte omschrijving van de reeks, bv. 'Projectdossiers', 'uitgaande facturen', 'briefwisseling'...
De naam van het archief bv. 'Archief VAi', 'Archief Léon Stynen'...
Eventueel de uiterste data van de documenten in de doos (begin- en einddatum)

Op omslagen breng je doorgaans enkel het inventarisnummer aan en eventueel de titel van het bestanddeel. Als je een archief echt op stukniveau hebt beschreven, kun je ook een code toevoegen op het archiefstuk zelf. Doe dat bij voorkeur met potlood.

Lees meer

De Schadeatlas ontwerptekeningen op de website van Het Nieuwe Instituut
Materieel bewaren op de website van TRACKS
Materiële zorg op de website van Archiefpunt
Een goede archief-ruimte op de website van Archiefpunt
Het VAi publiceerde in 2007 een Handleiding architectuurarchieven: materiële zorg met richtlijnen en goede praktijkvoorbeelden per type archiefstuk.
FARO stelt op Erfgoedwijzer een schat aan informatie ter beschikking. Hier vind je bijvoorbeeld hoe je de omstandigheden in een archiefruimte optimaliseert.
De dienst Informatiebeheer van de Vlaamse Overheid biedt informatie over de bewaring van analoge archieven in klassieke archiefdozen.

Zoeken