Vroeg of laat wordt ieder ontwerpbureau of bouwbedrijf geconfronteerd met plaatstekort. Gelukkig moet niet alles in je archief eeuwig worden bewaard. Maar hoe scheid je het kaf van het koren? Leer meer over hoe je de grootte van je archief in toom kunt houden zonder waardevol materiaal te verliezen.
Om te bepalen of je documenten bijhoudt of vernietigt, neem je best onderstaande criteria mee in je afweging:
Juridische waarde en bewaarplicht
Sommige archiefstukken bezitten een juridische bewijskracht. De documenten kunnen bepaalde rechten staven en geven ook uitsluitsel inzake ouderdom, afkomst en verjaardagen, discussies over stemmingen, statuten, personeelsdossiers, pensioendossiers… Voor sommige documenten legt de overheid zelfs een bewaarplicht op voor een welbepaalde termijn. De boekhouding bijvoorbeeld moet in het algemeen 7 jaar worden bewaard.
Een belangrijke juridische bepaling waaraan ontwerpbureaus en bouwbedrijven moeten voldoen is die van de 10-jarige aansprakelijkheid voor bouwprojecten.
Praktisch nut
Archieven hebben ook een praktische gebruikswaarde. Het archief is een soort werkgeheugen dat belangrijke informatie kan geven bij restauraties, verbouwingen of uitbreidingen van gerealiseerde projecten. Oplossingen die in het verleden werden toegepast, kunnen binnen een gelijkaardig project bijvoorbeeld opnieuw worden toegepast.
Promotie en communicatie
Archieven geven neerslag van de projectrealisaties. De informatie die daaruit voorkomt kan worden gebruikt voor de promotie van het bedrijf.
Bij het samenstellen van een portfolio kan je het archief raadplegen over recente en minder recente bouwprojecten en materiaal ervan hergebruiken.
Met behulp van archiefstukken kun je als bedrijf je eigen geschiedenis in de verf zetten, wat goed is voor de identiteitsvorming binnen het bedrijf en het vertrouwen van de klanten.
Informatieve waarde voor de maatschappij
In welke mate kunnen de archiefreeksen als bron dienen om de geschiedenis van het bedrijf en zijn omgeving te achterhalen? De verslagen van de Raad van Bestuur kunnen bijvoorbeeld interessante inzichten geven in de strategie die het bedrijf heeft gevolgd, de boekhouding bevat informatie voor economische historici. Personeelsdossiers kunnen waardevolle insteken geven voor het onderzoek naar de sociale geschiedenis in de bouwsector.
Ook de bouwdossiers bevatten schatten aan informatie. Over de organisatie van de werf, over de gebruikte materialen en technieken, over problemen tijdens de uitvoering van een bepaald project. Tot slot worden oude bouwdossiers zeer intensief geraadpleegd door renovatie- en restauratiearchitecten.
Historische waarde voor de maatschappij
Soms kan een document in je archief geassocieerd worden met een belangrijke historische gebeurtenis, persoon of activiteit in het verleden, zoals foto’s van de deelname van je bedrijf aan de Expo 58, unieke plannen van wereldberoemde architecten.
Esthetische waarde
Het is heel goed mogelijk dat jouw archief stukken bevat van een hoge esthetische kwaliteit, of de aanblik ervan een bijzondere impact op de toeschouwer heeft. Veelal gaat het dan om sterk visuele documenten, zoals tekeningen, foto’s of maquettes. Dergelijke stukken zijn vaak waardevol om te bewaren.
Emotionele waarde
Je archief is het resultaat van een lange carrière. Het bevat de neerslag van een lange praktijk. Het archief heeft voor veel archiefvormers dan ook een belangrijke emotionele waarde.
Hieronder geven we wat tips over hoe je naar onze mening kunt omgaan met bepaalde types informatie. Geheel vrijblijvend. Veel van deze adviezen is gebaseerd op een brochure van het Rijksarchief over de waarde van documenten in bedrijfsarchieven
De bouwdossiers
Wettelijke bewaartermijn: 10 jaar na aanvaarding door de klant
De bouwdossiers documenteren de kern van wat je als architect of bouwbedrijf hebt gedaan. Bewaar ze in eerste instantie permanent. Na verloop van tijd kun je wel een selectie maken van bouwdossiers die het bewaren waard zijn. Doe dit zoveel als kan in een organisatiebrede denkoefening, waarbij je ook buitenstaanders betrekt.
Documentatie betreffende communicatie, pers en onthaal
Naast je bouw- of ontwerpproductie, is de wijze waarop je als organisatie naar buiten trad een heel belangrijk deel van je geschiedenis. Probeer alle eindproducten die je voor communicatie genereerde, dan ook goed te bewaren. De ontwerpversies zijn minder belangrijk, tenzij deze van artistiek belang zijn.
Documenten betreffende het wettelijk en reglementair kader, strategisch beleid
Wettelijke bewaartermijn: 30 jaar
Bewaar deze informatie permanent.
Verslagen raad van bestuur
Wettelijke bewaartermijn: 5 jaar na goedkeuring
Bewaar deze informatie permanent.
Documenten betreffende de organisatie en interne werking, jaarverslagen
Wettelijke bewaartermijn jaarverslagen: 5 jaar
Bewaar deze informatie permanent
Andere documenten met betrekking tot je interne werking zijn minder van maatschappelijke waarde. Je hoeft ze niet allemaal te bewaren. Focus je voor de bewaring op documenten die aantonen hoe je bureau of bedrijf was georganiseerd.
Documenten betreffende personeelsbeheer
Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier: 5 jaar na einde personeelscontract
Het personeelsdossier kun je eventueel tot 110 jaar na het geboortejaar van je werknemer bewaren. Hij/zij kan het nog nodig hebben voor de berekening van de pensioenrechten. Vernietig het daarna. Andere documenten m.b.t. personeelsbeheer (vacatures bv.) bewaar je zolang nodig.
De maatschappelijke waarde van een individueel personeelsdossier is gering. Documenten die informatie geven over het algemene personeelsbeleid kunnen wel waardevol zijn.
Documenten betreffende financieel beheer
Wettelijke bewaartermijn: 10 jaar na afhandeling
Na 10 jaar kunnen verantwoordingsstukken als facturen worden vernietigd. Hou wel je jaarrekeningen en andere samenvattende stukken (begrotingen bv.) bij. Ze geven een prachtig zicht op de financiële evolutie van je organisatie.
Documenten betreffende beheer van onroerende goederen (terreinen en gebouwen)
Wettelijke bewaartermijn voor stukken inzake verwerving of vervreemding van onroerende goederen: 30 jaar
Bewaar alles best permanent.
Voor documenten inzake huur of verhuring van terreinen en gebouwen wordt een bewaartermijn van 10 jaar na het verstrijken van het huurcontract aangeraden.
Documenten betreffende beheer van roerende goederen (materieel)
Doe je aan voorraadbeheer, dan kun je de stukken in verband hiermee best drie jaar bijhouden. In veel gevallen zijn dit trouwens dubbele documenten t.o.v. de boekhouding.
Op lange termijn hoeven deze stukken niet bewaard te worden.
Documenten betreffende beheer van ICT
Bewaar alle documenten betreffende je IT-omgeving zeker goed zolang bepaalde systemen in gebruik is. Het is echter aangeraden om alle informatie over je IT-omgeving permanent te bewaren, omdat dit nuttig kan zijn voor het latere beheer van je digitaal archief.
Bibliotheek en documentatie
Je bibliotheek en documentatie houd je bij zolang dit voor jou interessant is. Doe je boeken of tijdschriften weg? Geef ons dan een seintje. Mogelijk zijn ze een mooie aanvulling voor de collectie van een openbare bibliotheek.