Met archivarissen op Camp: Drie dagen spelen met Archivematica

Van 11 tot 13 april kreeg ik de kans om voor het Vlaams Architectuurinstituut het Archivematica Camp bij te wonen, gehost door het IISG in Amsterdam. In mijn gezelschap waren talrijke Vlaamse collega’s en dit is geen toeval. De komende beleidsperiode zal het VAi immers samen met zes andere culturele erfgoedorganisaties Archivematica uittesten als voorbeeldoplossing voor een digitaal depot. Zie voor meer info de projectpagina op CEST. Wat hier volgt is een verslag van enkele indrukken.

Wat voor iets is Archivematica eigenlijk? Archivematica is open source software die je toelaat op geautomatiseerde wijze acties uit te voeren die nodig zijn voor het preserveren van digitale documenten, bestanddelen of archieven. Archivematica volgt hierbij het OAIS-framework en volgt dit zelfs vrij (misschien wel té) rigoureus. Je kunt Archivematica letterlijk beschouwen als een machine die SIP’s, AIP’s en DIP’s produceert.

Dit betekent dat Archivematica de functies van een digitaal depot kan vervullen, al zagen we tijdens het Camp verschillende use cases die Archivematica aanwenden als knoop in een heel netwerk van systemen. Archivematica fungeert in die gevallen meestal als ingest-tool, terwijl voor archival storage en publieke ontsluiting andere systemen worden gebruikt.

Archivematica is open source – dit wil zeggen dat iedereen de code kan gebruiken en naar believen aanpassen - maar het centrale beheer van de code (de zogeheten “main branch”) is in handen van het Canadese bedrijf Artefactual, dat ook bekend is als hoofdontwikkelaar van archiefbeheersysteem ICA-Atom. De software wordt gratis verstrekt, maar vergis je niet: Het effectief in gebruik nemen van Archivematica als digitaal depot vereist veel tijd en know-how en daar hangt een prijskaartje aan.

Dat bleek vooral uit de diverse use cases van het systeem die tijdens het Camp werden voorgesteld. Naar mijn mening één van de interessantste was de use case van IISG, gepresenteerd door Robert Gillesse. Deze instelling had met een hele projectgroep twee jaar nodig om het digitaal depot op te zetten. Dit vereiste het herdenken van bijna alle archiveringsprocessen: Welke acties te ondernemen op de digitale objecten? Welke metadata bijhouden? Hoe alles ontsluiten?

Het was duidelijk dat goede IT-support essentieel is om Archivematica performant te laten draaien. IISG wordt ondersteund door 2 developers. De presentatie van Lucien van Wouw, IISG’s systeembeheerder was voor mijn oren veelal Chinees (“Amdahl’s law”..., iemand?) maar gaf een goed beeld van het voortdurend zoeken naar optimale prestaties. Omwille van performantieredenen heeft IISG op dit moment drie types van Archivematica-instanties (“pipelines” in Archivematica-terminologie), één voor kleine SIP’s, één voor grote en één voor zware videobestanden.

Terug naar de software zelf: De focus van Archivematica ligt op de creatie van een AIP (blijkbaar uit te spreken als “ape”), waarbij alle noodzakelijke metadata centraal worden opgeslagen in een METS-XML. Gebruiksvriendelijkheid is nog niet de hoofdbezorgdheid en dat merk je duidelijk wanneer je met de software speelt. De grafische interface doet nog erg onvoltooid aan. Functies die het leven van de digitale archivaris kunnen vergemakkelijken, zoals automatische pop-ups bij problemen of rapportage van voortgang en/of resultaat van een actie, ontbreken in veel gevallen. Mogelijkheden om metadata in te geven zijn erg beperkt. Momenteel wordt enkel Dublin Core volledig ondersteund. Ondersteuning van EAD, hoewel slechts een “trivial development” volgens de mensen van Artefactual, is er vreemd genoeg niet.

De reden van deze onvoltooide staat, ligt in het bounty business model dat Artefactual hanteert. Dit model betekent dat functies worden ontwikkeld met behulp van sponsoring door andere partners. Dit wil zeggen dat de functie maar in zoverre wordt ontwikkeld dat een partner ervoor wilt betalen. De evolutie van deze ontwikkelingen, alsmede het wenslijstje van Artefactual voor verdere ontwikkeling vind je in de Development Roadmap online.

Te verwachten valt dus dat, naarmate de community van Archivematica gebruikers groeit, ook het systeem verder zal verbeteren. Meestal gebeuren developments aan Archivematica door Artefactual zelf, maar het is ook perfect mogelijk dat een ander bedrijf ontwikkelingen doet. Of deze nieuwe features uiteindelijk in de main branch van de code terechtkomen, wordt beslist door Artefactual.

Naast debatsessies en voorstellingen van use cases, bestond het camp uit drie sessies met hands-on oefeningen voor het systeem. De hands-on oefeningen vond ik persoonlijk wat tegenvallen. Je kreeg eigenlijk niet veel meer te zien dan wat ook de demo of Youtube-filmpjes je kunnen voorschotelen. Daarbij was het ook frustrerend om een functie uit te testen die maar half was doorontwikkeld. Een ander minpunt was dat je Archivematica niet kon uittesten op je eigen set van bestanden, maar dat je gebruik moest maken van sample transfers aangeleverd door Artefactual zelf.

Wel een enorm pluspunt van het Archivematica Camp is de mogelijkheid om het team van Artefactual te ontmoeten en om hen zelf over het systeem te horen praten. Ook zijn er ruim voldoende mogelijkheden voorzien om in contact te komen met andere Archivematica-gebruikers binnen en buiten Europa.

Artefactual probeert overigens zoveel mogelijk community participatie in Archivematica te stimuleren. Naast de organisatie van Archivematica Camps, kunnen ook regionale gebruikersgroepen voor Archivematica worden gevormd. De user groups laten de gebruikers toe om in de eigen taal ervaringen uit te wisselen over het werken met Archivematica. Ook voor Nederland en Vlaanderen bestaat er sinds 2017 zo’n gebruikersgroep, zie https://wiki.archivematica.org/Community/Regional_User_Groups.

Ter conclusie: om te leren werken met Archivematica schiet het Camp m.i. zijn doel ietwat voorbij, maar om het hele verhaal errond te leren kennen - gaande van toekomstperspectieven, business modellen, de systemen die draaien op de achtergrond, verschillende use cases, gebruikersnetwerken... – was het zeker de moeite waard!