Structuur en inhoud van het archief
Noteer hier de bevindingen van de basisregistratie. Lijst op uit welke onderdelen het archief bestaat zodat er een overzicht ontstaat. Noteer ook welke toegangen reeds aanwezig zijn en worden/werden gebruikt door de archiefeigenaar. Idealiter is dit overzicht al de eerste versie van een archiefschema.
Noteer ook informatie over:
- De bestaande praktijken van ordening en beschrijving
- Selectie- en bewaarbeleid in het verleden
- De IT-omgeving, gebruikte opslagsystemen en communicatiekanalen
- Materieel en digitaal bewaarbeleid in het verleden.
- Digitaliseringsacties uit het verleden
Verhouding tussen digitaal en analoog archief
De meeste architectuurarchieven die op dit moment worden gemaakt, bestaan zowel uit digitaal als analoog materiaal. Meestal is er een overlap tussen de twee. Breng dit op deze plek in kaart.
Hulpvragen:
- In welke mate loopt het digitale en analoge archief dubbelop? In welke mate vullen ze elkaar aan?
- Is er een periode waarin het analoge archief beschouwd kan worden als referentiearchief? (Er werd voornamelijk op papier gewerkt. Het digitale archief bevat weinig extra meerwaarde)
- Is er een periode waarin het digitale archief beschouwd kan worden als referentiearchief? (Er werd voornamelijk digitaal gewerkt. Het papieren archief bestaat vooral uit prints van het digitale archief)
Aanbevelingen m.b.t. ordening en beschrijving
Noteer hier acties die moeten gebeuren om het intellectueel beheer van het archief te verbeteren. In sommige gevallen kan het archief immers zo ongeordend zijn dat verdere acties niet mogelijk zijn. Normaal gezien heb je al een eerste intellectuele ordening aangebracht tijdens de basisregistratie.
Hulpvragen:
- Is er nood aan een extra toegang zoals een plaatsingslijst of inventaris?
- Is er hierbij nood aan extra beschrijvingselementen, zoals velden die de toegankelijkheid voor derden kunnen aangeven? Velden waarin de aanwezigheid van schetsen kunnen worden aangeduid?
- Staat het archief teveel verspreid over verschillende ruimtes en moet dit worden samengebracht?
- Ontbreekt er een centrale opslagserver en is er daarmee ook geen centraal digitaal archief? Hoe kan één digitaal archief worden gevormd?
- Is er een storende mix van documentatie en archief en moet dit eerst uit elkaar worden gehaald?
Insteken tot selectie
In deze sectie bespreek je wat zal worden bewaard en wat kan worden vernietigd, of je bespreekt de methodiek die je zult toepassen om dit te bepalen. Projectdossiers krijgen hier belangrijke aandacht, omdat ze vaak het belangrijkste – en grootste onderdeel – van het archief uitmaken.
Hulpvragen:
- Wat zijn de kosten en de baten om het archief volledig te bewaren?
- Zijn er op hoog niveau evidente onderdelen van het archief waarvoor er geen meerwaarde bestaat om deze te bewaren?
- Welke onderdelen dienen vanuit de geïdentificeerde archiefwaarden zeker wel te worden bewaard?
- Dienen alle projectdossiers binnen het archief te worden bewaard?
- Laat het archief voor bepaalde onderdelen bv. (projectdossiers) steekproefnames toe?
- Is het naar werklast toe haalbaar om binnen projectdossiers bepaalde documentgehelen te verwijderen? In dit geval denken we aan documenten waar geen ontwerpbeslissingen uit blijken. Bv. reeksen meetstaten, facturen, tussentijdse uitvoeringstekeningen?
Aanbevelingen m.b.t. materiële preservatie
Mogelijk hebben bepaalde onderdelen in het archief specifieke bewaarvereisten, zoals foto’s, calques of maquettes. Lijst op welke methodes zullen worden gebruikt en welke onderdelen daarbij prioriteit krijgen.
Hulpvragen:
- Zijn er onderdelen binnen het archief die tekenen van schade vertonen? Waterschade? Tekenen van insectenvraat?...
- Welke onderdelen vereisen een doorgedreven materiële preservatie?
- Zijn er negatieve eigenschappen van de huidige bewaarruimte die kunnen worden verbeterd?
Aanbevelingen m.b.t. IT-omgeving & digitale preservatie
Lijst op welke methodes zullen worden gebruikt en welke onderdelen daarbij prioriteit krijgen.
Hulpvragen:
- Is de IT-omgeving waarop het archief bewaard wordt robuust genoeg? (Backups, toegangscontrole...)
- Wordt er nog materiaal bewaard op losse dragers? (Diskettes, CD-roms...)
- Zijn er voorbeelden van experimenteel gebruik van digitale hulpmiddelen voor het ontwerpen?
- Zijn er bestandsformaten die niet meer kunnen worden geopend?
- Zijn er duurzaamheidsrisico’s m.b.t. het huidige gebruik van digitale hulpmiddelen? (Bv. inscannen van materiaal met opslag in gecomprimeerde jpg, niet bewaren van PDF’s die zijn geëxporteerd uit tekensoftware, verspreide opslag van materiaal in Dropbox, Whatsapp etc.)
Gebruiksmogelijkheden van het archief
Lijst op wie de potentiële archiefgebruikers zijn en hoe ze het archief willen/zullen gebruiken.
Hulpvragen:
- Wat zijn de gebruikers van het archief op korte termijn en langere termijn?
- Welke specifieke gebruikstoepassingen zijn er?
Aanbevelingen m.b.t. de ontsluiting van het archief
Lijst op welke methodieken zullen worden gebruikt om het archief te ontsluiten en welke onderdelen daarbij prioriteit krijgen.
Hulpvragen:
- Welke wijze van ontsluiting komt het best tegemoet aan de gebruikers? (plaatsingslijjst, inventaris, website, extra ontsluiting...)
- Welke archiefonderdelen zijn prioritair om te ontsluiten?
- Zijn er archiefonderdelen die vragen om te worden gedigitaliseerd?
- Zijn er oral history acties nodig of andere middelen waarmee immateriële betekenissen rond de collectie kunnen worden gecapteerd?
Limitaties van gebruik door externen
Lijst op of er beperkingen zijn in het gebruik van archief door derden
Hulpvragen:
- Mag al het materiaal in het archief vrij verspreid worden of rusten er beperkingen?
- Zit er privacygevoelig materiaal in het archief? Van medewerkers? Voor derden zoals klanten? (Planmateriaal dat zicht geeft op de binnenkant van woningen is vaak privacygevoelig)
- Zijn er non-disclosure-agreements of nda’s afgesloten met derde partijen?
- Op welke manieren zijn de auteursrechten geregeld? Zijn die volledig in handen van de archiefeigenaar of berusten er rechten van derden op?
Aanbevelingen m.b.t. de organisatie van het archiefbeheer
Lijst op hoe de archiefeigenaar de organisatie van het archiefbeheer kan verbeteren.
Hulpvragen:
- Wat zijn de gaps tussen de ambities van de eigenaar en de beschikbare middelen?
- Zijn er acties die de eigenaar kan ondernemen om efficiëntiewinsten te boeken in het archiefbeheer? (bv. het aanstellen van een archiefverantwoordelijke, het jaarlijks in dienst nemen van een jobstudent voor het archief...)
- Is het mogelijk om via een project op gerichte wijze noden van het archief op te lossen?
Bestemming
In deze sectie noteer je overwegingen m.b.t. de bestemming van het archief. Denk eventueel na over een bestemming op korte termijn en op lange termijn.
Hulpvragen:
- Is er een urgentie om het archief op korte of middellange termijn op een andere plaats onder te brengen?
- Op welke plaatsen kan dit gebeuren?
- Wat moet juridisch worden afgesproken m.b.t. eigendom, auteursrechten en toegankelijkheid?
- Komt het archief in aanmerking voor bewaring op de langere termijn?
- Wat is een goede duurzame bestemming voor het archief?
Risico’s
Dit is eerder een samenvattend hoofdstuk. Lijst op wat de meest urgente risico’s zijn voor het archief.
Prioriteiten
Dit is eerder een samenvattend hoofdstuk. Geef een lijst van prioritaire acties voor dit archief.