Iedereen kent het woord archief en het wordt te pas en te onpas gebruikt. Sommigen beschouwen het als een grote vergaarbak van informatie en kennis (waar niemand zijn weg in terug vindt), anderen duiden er vooral een instelling mee aan die archief bewaart en voor nog anderen staat archief vooral synoniem met “een hoop oud papier”.
Maar wat is archief eigenlijk precies, en wat moet je eronder verstaan?
Een archief is het geheel van informatie, digitaal of analoog, dat een persoon, groep personen of organisatie heeft ontvangen of opgemaakt bij het uitoefenen van zijn of haar activiteiten of taken. Zo zal het archief van een bouwbedrijf de dossiers van bouwprojecten bevatten maar ook algemenere stukken die met bedrijfsvoering te maken hebben, zoals raden van bestuur of het personeelsbeheer.
Voorbeelden van archief zijn:
Om archief toegankelijk te maken worden archiefstukken doorgaans geklasseerd volgens de functies, taken en handelingen die het bedrijf uitvoert. Rekeninguittreksels worden bijvoorbeeld bij elkaar en chronologisch geklasseerd binnen de map “boekhouding”. Alle documenten die behoren tot een specifiek bouwproject worden samen bewaard in één dossier enz.
Een archief is niet hetzelfde als een verzameling of documentatie! Een archief komt altijd tot stand via de handelingen die het bedrijf uitvoert. Een collectie ontstaat daarentegen vanuit de interesse van een bepaalde medewerker, of een algemene nood aan documentatie. Meestal bevat een verzameling geen unieke documenten, in tegenstelling tot een archief. Voorbeelden van een collectie zijn:
Omdat er niet noodzakelijk een band is met de werkzaamheden van je bureau of bedrijf worden verzamelingen meestal geordend op trefwoorden, alfabetisch op titel of chronologisch.
Op deze pagina hebben we je het wezen van archief uitgelegd op een wijze waarvan we vermoeden dat dit voor jou interessant is. Ben je geïnteresseerd in hard core definities van verschillende archieftermen? Neem dan eens een kijkje op de website van Archiefpunt.