Archiefbeheer voor ontwerpers en bedrijven

Archief ordenen en beschrijven

Orde, ritme, functionaliteit... niet alleen architecten spreken erover, ook voor archivarissen staat orde hoog op de prioriteitenlijst. Een archief zonder orde is als een slecht ontworpen gebouw. Het staat in de weg, je kunt er niets mee en op de koop toe steekt het je nog eens de ogen uit.

Leer meer over de regels en tips om je archief goed te ordenen en te beschrijven.

Archief opruimen

Vroeg of laat wordt ieder ontwerpbureau of bouwbedrijf geconfronteerd met plaatstekort. Gelukkig moet niet alles in je archief eeuwig worden bewaard. Maar hoe scheid je het kaf van het koren?

Leer meer over hoe je de grootte van je archief in toom kunt houden zonder waardevol materiaal te verliezen.

De IT-omgeving

Wat heeft archiefbeheer nu te maken met IT? Wel, sinds de komst van de computer ontstaat steeds meer informatie digitaal. Dit betekent dat je dus oog moet hebben voor je IT-omgeving. Je wilt niet dat al je informatie verdwijnt doordat je volle koffietas per ongeluk terechtkomt op je harde schijf, nietwaar?

Leer meer over fileshares, back-ups en toegangscontrole.

Materieel archief bewaren

Van de Romeinen hebben we geen archieven bewaard, tenzij ze ergens begraven waren in heet woestijnzand, of verkoolden in de lava van een vulkaan in de buurt van Napels... Zonder materiële zorg zal je archief onherroepelijk verdwijnen. Maar liefst tien schadefactoren staan klaar om jouw archief te herleiden tot een hoop verbleekte papiersnippers.

Digitaal archief bewaren

Je digitaal archief goed gebackupt, of staat alles in de cloud? Prima, je hebt al je digitale bestanden nog. Maar krijg je ze nog open? Hopelijk is je tekening nog ergens anders te vinden dan in dat MiniCAD-bestand van de jaren 90 waar geen software meer voor ter beschikking is. En kan je computer nog overweg met floppy disks? Inderdaad, ook digitaal archief bewaart zich niet vanzelf.

Archiefbeheer organiseren

Je hebt het ondertussen al door: Bij goed archiefbeheer komt heel wat kijken. Het is dus belangrijk dat je dit goed organiseert en dat je er tijd en geld voor vrij maakt. Maar ja, wanneer is archiefbeheer prioritair? Wij weten het: Zelden of nooit.

Ga er dus niet van uit dat je je archief zomaar even zult beheren wanneer je tijd hebt. Zorg dat je het inplant op gezette tijden.

Leer meer om je archiefbeheer gestructureerd en efficiënt aan te pakken.

Stel je archief ter beschikking voor de gemeenschap

Uiteraard schrijven wij deze adviezen omdat we jou als bureau of bedrijf willen ondersteunen in je werkzaamheden, maar – toegegeven – wij zijn niet vrij van egoïsme. 😉 Stiekem hopen wij dat iedereen kan profiteren van dat mooie archief dat je hebt gemaakt.

Het VAi stelt zich tot taak je archief kenbaar te maken aan de wereld en om op termijn een goede bewaarplaats ervoor te zoeken in een openbare archief instelling.

FAQ

Het Vlaams Architectuurinstituut krijgt voortdurend vragen binnen over het beheer van architectuurarchieven. Wij houden een lijstje bij van veel voorkomende vragen.

Laat je inspireren

Wij kunnen het hier allemaal wel goed uitleggen, maar het is nog altijd het beste om eens te kijken hoe je collega's in de sector te werk gaan. Op deze pagina brengen we een aantal interessante voorbeelden bijeen.