Om deze gesprekken op een goede manier aan te pakken kunnen we volgende tips geven:
- Bereid jezelf goed voor. Zorg dat je al wat kent over het leven en werk van de persoon of de geschiedenis van het architectenbureau.
- Vergeet niet dat je hele waarderingsproject begint vanuit een bepaalde probleemstelling. Zorg dat de archiefeigenaar bewust is van deze probleemstelling. Ga er bv. niet vanuit dat een archiefeigenaar weet heeft over typische archiefprocessen als ordening en selectie.
- Zorg dat je vragenlijst klaarligt en dat de eigenaar deze op voorhand heeft kunnen inkijken. Plan het gesprek zo in dat alle vragen worden behandeld, maar laat ook voldoende ruimte voor uitweidingen. Gebruik het kader dat het sjabloon archiefbeheersplan je biedt om de vragen op te stellen.
- Meestal is een tweede gespreksronde nodig. Ook voor de archiefeigenaar zal het gesprek een leermoment zijn. Geef de eigenaar daarom een paar weken tijd om over de vragen na te denken.
- Probeer gesprekken te voeren met het archief bij de hand. De aanwezigheid van het materiaal zorgt er vanzelf voor dat er verhalen naar boven komen.
- In een verder gevorderde fase kun je gesprekken voeren over de verschillende onderdelen van het archief, zoals het overlopen van de projectdossiers. Door gespreksessies te organiseren kun je met de eigenaar voor ieder dossier enorm veel contextinformatie verkrijgen. Vaak zal je ook al indicaties krijgen over de projecten die voor de eigenaar wel of niet betekenisvol zijn.