Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA

Tijdens hun werk maken of ontvangen architecten grote hoeveelheden digitale documenten. Welke zijn daarvan eigenlijk belangrijk om te bewaren? En hoe vind je die belangrijke documenten later zo snel mogelijk terug? Daarbij komt dat de digitale wereld erg snel evolueert en de programma’s van vandaag binnen enkele jaren mogelijk niet meer worden ondersteund. Kunnen die bestanden na die periode nog geopend worden, zonder een beroep te doen op tweedehands computers van eBay? En in welke mate vormt dit een probleem?

Om de wilde aangroei van digitale documenten te beheersen moet snel worden ingegrepen, zo vroeg mogelijk tijdens de werking van de architect. Bestanden krijgen idealiter onmiddellijk een eenduidige naamgeving en locatie. Ook worden bij voorkeur zo snel mogelijk stappen gezet om – de belangrijke – documenten op te slaan in formaten die over een lange periode duurzaam zijn. Maar in hoeverre is dit realistisch binnen een architectenbureau, met veel tijdelijk personeel en strakke deadlines?

Deze vragen waren het uitgangspunt voor de werking met MDMA. Als case werd gekozen voor de organisatie van digitale projectdossiers, traditioneel de hoofdmoot binnen de archieven van architecten.

Verloop van het project

Tijdens een informatieanalyse werden de werkprocessen en het documentbeheer van het bureau in kaart gebracht. Hiermee konden ook de pijnpunten worden blootgelegd. Het bleek echter dat deze met enkele eenvoudige hulpmiddelen konden worden aangepakt.

Een eenduidige ordening van documenten is de sleutel van alles. Een bouwproces verloopt voor architecten vaak volgens eenzelfde stramien van projectfases, zoals het voorontwerp, definitief ontwerp, de uitvoering, de oplevering enz. Dit laat toe om te werken met een modelmappenstructuur. Van deze mappenstructuur werd een sjabloon aangemaakt, waarvan bij de start van ieder nieuw project gebruik kan worden gemaakt. Een korte handleiding laat dan weer toe dat ook tijdelijke medewerkers snel vertrouwd kunnen raken met de mappenstructuur.

Dit sjabloon zorgt ervoor dat digitale documenten al van bij creatie op een juiste plaats worden opgeslagen, die bovendien eenduidig is, zodat ook andere medewerkers de bestanden kunnen terugvinden. Bovendien is de mappenstructuur zo opgesteld dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen definitieve documenten en tijdelijke documenten. Ook worden complexe bestanden, zoals CAD-bestanden of bestanden gegenereerd door renderprogramma’s, apart opgeslagen van de beeldbestanden die daaruit worden afgeleid, iets wat het beheer op termijn aanzienlijk kan vereenvoudigen.

Als experiment werd het sjabloon uitgetest op het digitaal projectdossier van jeugdtheater Bronks. Een medewerker ordende de bestanden van het project, die verspreid stonden op verschillende cd’s, volgens de mappenstructuur. Op die manier kon het sjabloon worden geperfectioneerd en werd meteen één van de belangrijkste projecten van het bureau toegankelijker gemaakt voor hergebruik en beheer.

In een laatste stap werden samen met de architect de bestanden van de geordende Bronksmap doorlopen. De structuur liet toe om op mapniveau te bepalen welke documenten belangrijk waren en welke niet. Dit liet meteen toe om aan de documenten maatregelen te koppelen met betrekking tot hun bewaring op lange termijn.

Resultaten

Onderstaande documenten vormen de belangrijkste output van het pilootproject met het bureau MDMA. Er dient op te worden gewezen dat deze documenten zijn opgesteld op maat van dit architectenbureau. Hoewel deze zeker als inspiratie kunnen dienen voor andere architectenbureaus, kunnen deze zeker niet blindelings worden overgenomen, zonder aanpassingen aan de eigen specifieke situatie.

Sjabloon van een mappenstructuur voor projectdossiers

Deze lege mappenstructuur kan bij de start van een nieuw project meteen weer worden ingezet. Dit zorgt ervoor dat de ordening doorheen verschillende projecten consistent blijft. Uitleg bij deze mappenstructuur vind je bij de handleiding voor tijdelijke medewerkers en de selectielijst.

Handleiding voor tijdelijke medewerkers

Een mappenstructuur is maar effectief in zoverre alle medewerkers deze rigoureus toepassen, een probleem indien er vaak met tijdelijke medewerkers wordt gewerkt. Deze eenvoudige handleiding kan dienen om dit probleem te verhelpen.

Selectielijst voor projectdossiers

Deze selectielijst koppelt de verschillende onderdelen binnen het projectdossier aan bewaarmaatregelen: Opslaan in een duurzaam formaat; opvolgen van technologie; bewaren zonder verdere stappen of vernietigen.

Handleiding voor de selectielijst

Deze handleiding geeft aan hoe de selectielijst moet worden gelezen en toegepast.

Meer lezen

Deze tekst is een samenvatting. Het volledige verloop van het dit traject is gepubliceerd als pilootproject op de website van TRACKS, www.projecttracks.be.