Van de Romeinen hebben we geen archieven bewaard, tenzij ze ergens begraven waren in heet woestijnzand, of verkoolden in de lava van een vulkaan in de buurt van Napels... Zonder materiële zorg zal je archief onherroepelijk verdwijnen. Maar liefst tien schadefactoren staan klaar om jouw archief te herleiden tot een hoop verbleekte papiersnippers.
Bij het zoeken naar plaats om het archief te bewaren wordt er in de eerste plaats geopperd voor een plek “waar het niet in de weg staat”. Die plekken bieden echter niet steeds de ideale bewaaromstandigheden. In het beste geval wordt een aparte ruimte gereserveerd voor de bewaring van archiefstukken. Zorg er in de eerste plaats voor dat deze:
De goede inrichting van een archiefruimte kunnen anderen veel uitleggen dan wij. FARO houdt op Erfgoedwijzer een schat aan informatie beschikbaar voor iedereen. Goed, de doelgroepen zijn dan wel professionele musea en erfgoedinstellingen, als ontwerper, architect of bouwbedrijf geraak je er vast wel uit.
Sla er zeker ook eens de pagina over de tien schadefactoren op na.
Essentiële tip! Zorg altijd dat op je verpakking een code, titel, of beschrijving van het archiefdeel staat. Op die manier weet je wat erin staat.
Je standaard archief bewaar je in een archiefdoos. Let op! Niet elke doos die zichzelf archiefdoos noemt is een goede archiefdoos. De dienst informatiebeheer van de Vlaamse Overheid heeft uitstekende informatie over het type doos dat je zoekt.
https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/verpakken-in-archiefdozen
Maar als architect of bouwbedrijf beschik je natuurlijk over veel afwijkende formaten die niet zomaar in archiefdozen passen.
> Foto's worden best bewaard in inert plastic (zoals polypropyleen, polyester of polyethyleen). Bekijk de adviespagina over verpakkingsmateriaal om te weten waar je dit materiaal kan aankopen.
> Grote papierformaten worden best liggend (in plannenkasten of aangepaste zuurvrije dozen) bewaard, of eventueel opgerold en in aangepaste vierkante roldozen (liefst geen kokers, want die beschadigen de tekening teveel wanneer je het erin of -uit moet halen.
> Ook maquettes worden best horizontaal bewaard en stofvrij. Bekijk ons specifiek advies hiervoor.
Bekijk onze adviespagina over leveranciers over waar je verpakkingsmateriaal kunt vinden.
Archiefdozen staan best in rekken en niet op de grond, waar opstijgend vocht ze kan aantasten.
Archiefrekken zijn doorgaans vervaardigd uit metaal. Kasten uit staal die zijn afgewerkt met poedercoating genieten de voorkeur. Dit materiaal is bijzonder stabiel en tast de archiefstukken nagenoeg niet aan.
Grote bouwtekeningen worden vaak in grote archiefdozen bewaard waarin de tekeningen horizontaal vlak liggen. Deze worden in aangepaste rekken gestapeld. De dozen kunnen uit de rekken worden gehaald en vervolgens geraadpleegd in een daarvoor geschikte ruimte. Het bewaren van bouwtekeningen in ladenkasten komt ook veel voor.
Bekijk onze adviespagina over leveranciers over waar je goed archiefmeubilair kunt vinden.
Voor het gros van het archiefmateriaal is het aangewezen om zuurvrij materiaal te gebruiken voor de omslagen en dozen. Op die manier kan de verzuring van het papier worden vertraagd.
Zuurvrij papier is papier dat geen vrij zuur of zuur reagerende stoffen bevat. De pH of zuurtegraad is hoger dan 7. Gebufferd papier is zuurvrij papier waaraan een alkalische reserve is toegevoegd. Daardoor zal de externe verzuring minder makkelijk kunnen binnendringen. De buffer is meestal calciumcarbonaat dat 3% van het papiergewicht uitmaakt. Inert verpakkingsmateriaal is materiaal dat een neutrale pH heeft. Meestal gaat het om speciaal vervaardigde conservatiekunststof.
Bepaalde typische stukken uit architectuurarchieven, met name blauwdrukken, vragen om andere dan zuurvrije omslagen. Blauwdrukken kunnen in een zuurvrije verpakking bruin uitslaan. Daarom worden ze beter in een pH-neutrale omgeving bewaard (bijvoorbeeld inert polyester of silversafe papier).
Over de toepassing van specifieke verpakkingsmaterialen kan u meer lezen in Handleiding Architectuurarchieven. Materiële zorg.
Heb je moeite om je weg te vinden in de wereld van archiefmateriaal? Kom gerust eens langs in de leeszaal van het Vlaams Architectuurinstituut. We geven je graag meer uitleg.
Het VAi bracht in 2007 een Handleiding Architectuurarchieven. Materiële zorg uit, met richtlijnen en best practices per type archiefstuk. Hiervoor werd geplukt uit de uitgebreide bestaande literatuur, aangevuld met enkele concrete case-studies.
We vermeldden al www.depotwijzer.be.