Ieder ontwerpbureau of bouwbedrijf wordt er vroeg of laat mee geconfronteerd: Een verhuis naar een nieuwe locatie: En plots wordt die berg papier waartussen je altijd hebt gewerkt plots een lastige berg papier. Een verhuis hoeft zelfs niet nodig te zijn. Vroeg of laat kamp je met een plaatstekort.
Hetzelfde geldt voor je digitale archief. Niet dat je in de problemen zult komen bij een verhuis, maar het kan zonder beheer wel een heel kluwen worden. Digitaal archief heeft de neiging te verwilderen door eindeloze kopieacties. Foto’s kunnen op tig-plaatsen voorkomen en wat was nu weer het definitieve document? Versie DEF, versie DEF-DEF of versie FINAAL?
Hoe voorkom je dat je verdrinkt in de informatie en dat je het noorden niet verliest? In de eerste plaats doe je dat door te archiveren. Archiveren houdt heel simpel in dat je documenten en informatie verpakt in archiefdozen en wegbergt in de archiefruimte, zodat er in je kantoorruimte plaats vrijkomt voor nieuwe informatie. Maar ook voor digitale informatie kun je twee aparte folders voorzien. Eén folder voor je lopende projecten en één folder voor je afgesloten projecten. Zo zitten ze elkaar niet in de weg.
Aandacht! Vergeet ook je mails niet. Mails over je project zitten meestal nog verspreid in mailboxen. Zorg dat de projectarchitect of werfleider steeds een kopie heeft van alle mails die worden verzonden. Dan hoef je slechts te archiveren uit één mailbox. Het helpt ook als je in de onderwerpsregel steeds je projectcode toevoegt.
Het moment van archiveren is vaak ook het ideale moment om je archief te schonen. En dan denken we vooral aan het verwijderen van alle mogelijke dubbele documenten of onbelangrijke kladversies. Natuurlijk kunnen kladversies interessant zijn, maar in de meeste projectdossiers kan er vaak veel weg. Kijk ook eens naar alle tijdelijke backup-mappen in je digitaal projectdossier? Of zipbestanden die al zijn uitgepakt?
Een andere stap in het schoningsproces voor analoog archief is het ontdoen van al je documenten van plastic fardes of paperclips die op termijn je archief gaan beschadigen. Verwijder ze en gebruik een opgeplooid vel zuurvrij papier in de plaats. In de mate van het mogelijke verwijder je ook best nietjes op dezelfde manier.
TIP: Waarom niet elke zomer de archivering en schoning laten uitvoeren door een jobstudent?
Ontwerp- en bouwarchieven zijn fantastisch! Maar, toegegeven, veel materiaal in je archief is gortdroog. Mails en foto’s over dat lekkende dak zijn misschien belangrijk om te bewaren vanuit een juridisch oogpunt, ze vormen nu niet meteen de meest interessante documenten van je project.
Het archiveren van je materiaal is een goede gelegenheid om de nuttigste documenten te selecteren of om schatten op te sporen. Die ene tekening waar het project helemaal de goede kant uitging, die prachtige foto’s die je hebt laten maken van het resultaat...
Registreer deze documenten, bijvoorbeeld in je projectenlijst, en bewaar ze misschien op een veilige plaats. Wist je dat veel architectenbureaus bij afsluiten van een project een mooie portfolio maken met het mooiste archiefmateriaal? Op die manier werk je aan een prachtige geschiedenis van je bureau én bied je aan de buitenwereld meteen een mooi zicht op je realisaties.
Moet je alles voor de eeuwigheid bewaren? Nee natuurlijk niet. De wereld zou volgebouwd worden met archieven! 10 jaar na oplevering kun je vaak strenger gaan selecteren in je projectdossier.
Tussentijdse meet- en vorderingsstaten kunnen gerust weg en misschien kun je ook wat snoeien in alle versies van plannen.
Zorg er wel zeker voor dat je bij een bouwdossier steeds de definitieve tekeningen van iedere projectfase bewaart! Smijt ook niet alle administratieve documenten zomaar weg. Misschien vind je je correspondentie, bestekteksten en werfverslagen niet zo interessant, voor historici kunnen het bijzonder nuttige bronnen zijn. Heel algemeen zou je kunnen zeggen dat alle documenten die inzicht kunnen geven in de keuzes van het ontwerp- of bouwproces interessant zijn om te bewaren.
TIP! Zit eens samen met je collega’s en bespreek welke projecten de meest waardevolle in de geschiedenis van je organisatie zijn. In de meest waardevolle ga je erg omzichtig selecteren en vernietigen, in de andere kun je wat strenger zijn.
En wat met mijn boekhouding, mijn verslagen van interne vergaderingen enz.?
Ook in informatie buiten je bouwdossiers kun je selecteren. Na 7 jaar mag je volgens de wet bv. de facturen in je boekhouding vernietigen, al is 10 jaar ook hier een goede veiligheidsmarge.
Heb je oud archief in de kelder staan? Zonder een duidelijke ordening of beschrijving? Dan wordt het tijd dat je dit onder handen neemt.
Wanneer schoon je en wanneer selecteer je? Dat wordt bepaald door de levenscyclus van je dossier. Een dossier doorloopt verschillende levensfasen. De fase waarin het project loopt en het dossier tot stand komt noemen wij archivarissen ‘dynamisch archief’.
Wanneer je je project succesvol afrondt daalt de activiteit in het dossier af naar een lager pitje. Maar de kans is nog steeds groot dat je af en toe een tekening zult moeten terugvinden, omdat je bv. nog steeds juridisch aansprakelijk bent voor het gebouw. Deze levensfase noemen wij ‘semi-dynamisch archief’. Voor architecten en bouwbedrijven is dit meestal 10 jaar: de termijn van juridische aansprakelijkheid voor een gebouw.
Tot slot kunnen we spreken van een projectdossier van echt lang geleden. Je grijpt er zelden nog naar terug en je bent er juridisch ook niet meer aansprakelijk voor. Dan is de fase aangebroken van het ‘statisch archief’. Vanaf dat moment vervult het archief echt de rol van geheugen van de organisatie.
Wat typisch gebeurt is dat een archief wordt gearchiveerd en geschoond na oplevering van het project. Dit is ook het beste moment om de meest nuttige documenten te registreren en om een portfolio van je project te maken. Alles zit immers nog vers in je geheugen. Met daadwerkelijk selecteren en vernietigen start je best wanneer archief in de statische fase terechtkomt. 10 jaar na oplevering dus, wanneer het archief niet meer hoeft te dienen als rechtsgeldig bewijs.