Oud archief opruimen

Neem eerst de basisinformatie over ordenen en beschrijven nog eens door

... en vergeet niet dat je de oude orde van het archief moet respecteren! Begin dus niet met zomaar foto's of andere documenten door elkaar te halen en anders te klasseren. De kans is heel groot dat er al een ordening in het archief aanwezig is en dat men vroeger heel goede redenen had om het zo te klasseren. Echt waar! De ordening van een archief is vaak even belangrijk als de documenten zelf! Maak dus eerst een overzicht, leer het archief kennen en neem dan pas beslissingen.

Voorzie (zonodig) tijdelijke personeelskracht

Je oud archief in kaart brengen gebeurt best op projectbasis. Bekijk of het nodig is om hiervoor tijdelijk personeel aan te werven, bijvoorbeeld via een jobstudent of vrijwilliger.

Breng je archief globaal in kaart

Archieven bevinden zich niet altijd op één plek. Soms zijn ze verspreid over verschillende locaties: in het bedrijf, externe filialen, bij werknemers thuis... kunnen zich documenten bevinden die behoren tot het archief. Maak hiervan in de eerste plaats een overzicht.

Beschrijf welke archieven je in welke ruimte aantreft. Ga hierbij niet teveel in detail, maar beperk je tot globale beschrijvingen, zoals "boekhouding 1970-1981", "bouwprojecten voor 1970" enz. Maak notities over de omvang (aantal dozen of strekkende meter), de fysieke staat enz.

Een handige leidraad vind je online op de website van TRACKS.

Stel prioriteiten

Eenmaal je archief globaal in kaart gebracht, kun je prioritaire acties vastleggen. Je wil oude informatie terug toegankelijk maken maar hoever ga je in het ordenen van het oude archief?

• Hoe gedetailleerd zul je gaan in het toegankelijk maken van je archief? Moeten de globale reeksen en series opgelijst worden of wil je ook alle stukken apart beschrijven?
• Ga je in het archief selecteren? Dat betekent: ga je de informatie die op lange termijn bewaard moet worden scheiden van stukken die vernietigd mogen worden?
• Ga je het archief dat op lange termijn bewaard moet worden ook schonen? Dat wil zeggen: nietjes verwijderen, alle plastic verwijderen, dubbels verwijderen, verpakken in zuurvrij materiaal…

Stel een plaatsingslijst op

Een plaatsingslijst is de beste eerste stap om oud archief toegankelijk te maken. Het principe is heel eenvoudig. Per doos of folder beschrijf je de documenten die erin zitten, met speciale aandacht voor de datering. Onderzoekscentrum KADOC biedt op haar website kant-en-klare sjablonen aan voor het noteren van informatie over je archief. Bekijk op deze pagina eens het "voorbeeld van een afgewerkte plaatsingslijst van vereniging X"

Schat de waarde in van je verschillende archiefgehelen

Eenmaal je het volledige archief in kaart hebt gebracht in je plaatsingslijst kun je beslissingen beginnen nemen over wat je wel of niet moet bewaren. Zeker niet alles is het waard om te worden bewaard. Kopieën van documenten die elders worden bewaard bijvoorbeeld, of facturen van 20 jaar oud. Bekijk eens onze adviespagina over archief opruimen.

Zorg voor een goede bewaring van het archief

Ga naar onze adviespagina over de materiële bewaring van archief.

Maak een inventaris

Een inventaris is een meer doorgedreven ontsluiting van je archief. Je beschrijft je archief niet doos per doos, maar vanuit de geschiedenis van je instelling en de taken en functies die je bedrijf in het verleden uitvoerde. Je vertrekt bijvoorbeeld vanuit de functie "boekhouding" en noteert vervolgens welke archiefgehelen daar betrekking op hebben. Ter illustratie:

• In een plaatsingslijst zeg je:
  • Doos 1: facturen van 2019
  • Doos 2: facturen van 2019
  • Doos 3: facturen van 2019
• In een inventaris zeg je:
  • Boekhouding
    • Facturen 2019 (Plaats: Dozen 1, 2 en 3)

Voor het maken van een inventaris moeten daarom enkele extra stappen worden ondernomen:

• De historiek van je bedrijf moet in kaart worden gebracht
• Het archief zal soms moeten worden herordend

De historiek en de taken van je bedrijf vormen meestal de basis waarop je de inventaris structureert. Ze vormen als het ware de 'inhoudstafel' van je inventaris? Deze structuur noemen we het archiefschema. Een beetje abstract? We hebben enkele voorbeeldarchiefschema's voor jou:

• Model archiefschema voor architecten (auteur VAi): Dit archiefschema is erg nuttig indien je de inventaris wilt structureren vanuit het perspectief van de architect als persoon, wat meestal nuttig zal zijn bij oudere archieven.
• Wil je de inventaris structureren vanuit perspectief van het architectenbureau (wat meestal het geval zal zijn bij hedendaagse architectenbureaus), dan kun je je licht opsteken in ons model van informatiebeheersplan.

Historisch werd de inventaris vaak een tekstdocument, waarbij alles werd gestructureerd aan de hand van titels en subtitels. Met de komst van spreadsheetprogramma's als Excel zijn er echter veel nieuwe mogelijkheden om informatie te structureren. Tegenwoordig raden we aan om de inventaris op te stellen in Excel, omdat dit flexibeler is, meer gestructureerd en sorteer- en filteroperaties toelaat.

Voorbeelden van inventarissen

• Inventaris archief Stoop Architecten: Dit is een goed voorbeeld van hoe een inventaris kan opgesteld worden in Excel in combinatie met een archiefschema.
• Wil je een inventaris oude stijl zien? Veel archieven uit de VAi-collectie zijn nog op deze wijze geïnventariseerd. Een voorbeeld is de inventaris van het archief van Léon Stynen.
• Inventaris archief Maarten Van Severen: Voor deze inventaris is gebruikgemaakt van een archiefbeheersysteem (in dit geval ICA-Atom). Archiefbeheersystemen zijn gespecialiseerde programma's die vooral nuttig zijn als je veel archieven hebt of wanneer je een archief op een aantrekkelijke wijze wilt presenteren aan het publiek of je medewerkers. Een archiefbeheersysteem in gebruik nemen vereist wel een hele investering. In de meeste gevallen zal een Excel volstaan. Vooraleer je begint met archiefbeheersystemen raden we in ieder geval aan om eerst het archief te inventariseren in Excel. Noteer dat de inventaris is gestructureerd volgens het model archiefschema van architecten van het VAi.

Een archief inventariseren vereist een zekere expertise. Op de website van KADOC vind je een uitgebreide uitleg over inventarisatie. Je vindt er ook sjablonen terug.