Basisregistratie archief

Een typisch architectuurarchief...

Tijdens een bouwproject produceert een architectenbureau bijvoorbeeld een massa aan schetsen, plannen, tekeningen, maquettes en modellen, e-mails en brieven, bestekteksten... Deze horen allemaal bij elkaar en worden meestal opgeslagen binnen één projectdossier. Maar een architectenbureau maakt ook andere informatiegehelen aan.

Grosso modo kunnen we onderstaande gehelen onderscheiden:

• Projectdossiers
• Materiaal over het bestuur van het bureau
• Materiaal over de dagelijkse leiding en de interne werking (administratie, boekhouding...) van het bureau
• Materiaal over de communicatie- en PR-activiteiten van het bureau (bv. portfolio’s, een persmap, de website...)
• Individuele activiteiten van architecten (bv. lidmaatschap van juries, lesopdrachten...)
• Materiaal over het privé-leven van de architect
• Documentatie (zoals een bibliotheek, een materiaalbibliotheek etc....)

Probeer bij de registratie het archief op te splitsen in onderdelen van deze soort. Je zult merken dat het archief er meteen meer beheersbaar door wordt!

Basisregistratie

Een basisregistratie is niet noodzakelijk een instrument waarmee je je archief toegankelijk wil maken. In de eerste plaats is het een tool waarmee je het archief beheersbaar maakt en documenteert. Een basisregistratie is dus geen hulpmiddel voor een archiefgebruiker, maar voor een archiefbeheerder.

Na de basisregistratie wil je minimaal weten:

• Welke onderdelen en projecten er zich in het archief bevinden met zoveel mogelijk foto’s die dit illustreren
• Waar in de bewaarplaats die onderdelen zich bevinden
• Uit hoeveel dozen, kaften, objecten het onderdeel bestaat
• Hoeveel digitale bestanden er worden bewaard per onderdeel en hoeveel opslagruimte ze innemen

Uitgebreidere vormen van registratie

• Pik er steeksproefsgewijs een aantal projecten uit om een beter beeld te krijgen over wat voor materiaal er in de dossiers zit. Dit is materiaal dat je nadien kunt gebruiken om te presenteren aan de klankbordgroep
• Beschrijf bepaalde gehelen op stukniveau, iets wat je bijvoorbeeld kunt doen voor maquettes
• Maak een plaatsingslijst: Een oplijsting van iedere doos of container
• Lijst alle projecten op die het bureau ooit heeft uitgevoerd. Misschien zit niet ieder project in het archief, toch vormen ze belangrijke contextinformatie

Hoe pak je dit best aan?

Basisregistratie

Begin eerst met de minimale registratie vooraleer je uitgebreider gaat registreren.

Naar onze ervaring is een minimale basisregistratie sneller gebeurd door een ervaren archivaris. Afhankelijk van de grootte van een archief en de detaillering van de beschrijving, kan een ervaren archivaris in twee dagen een architectuurarchief volledig in kaart brengen op zo’n manier dat de minimumdoelstellingen worden gehaald.

Je kan dit sjabloon gebruiken.

Spoor bestaande toegangen op

Vergewis je er altijd van of er al geen toegangen bestaan. Vaak werken architecten met projectcodes die worden geregistreerd in een projectenlijst. Zo’n lijst van alle projecten van een architect is een gedroomde toegang tot het archief. De projectcode komt vaak terug op de dozen of mappen in het archief.

Diepgaande registratie

Afhankelijk van de vraag kan een meer diepgaande registratie nodig zijn. Wanneer je meer diepgaand gaat registreren (steekproeven nemen, plaatsingslijsten maken...) kun je aan de slag met een vrijwilliger. Het is daarbij wel aan te raden dat de vrijwilliger enige kennis heeft over het onderwerp. Een vrijwilliger kan bergen werk verzetten, zoals registratie van unieke stukken als maquettes.

Meer info over het opstellen van plaatsingslijsten.

Digitaal archief registreren

Wanneer het zich op één server bevindt, is een digitaal archief heel snel in kaart gebracht. Met een tool als Treesize heb je dit in een wip gedaan. Nog beter is dat je met de eigenaar door de mappenstructuur gaat. Neem screenshots en noteer input van de eigenaar.

Let op! Veel materiaal wordt ook bewaard in mailboxen, samenwerkingsplatformen, Dropbox enz. Onderzoek of het nodig is om ook aandacht te hebben voor dit materiaal.

Meer info over een digitale informatieanalyse.

Zit je met veel floppies, cd’s of andere losse digitale dragers? Dan registreer je deze best stuksgewijs. Meer info hierover vind je op de website van Digital Repair Café.