In 2015 bezocht het CVAa een aantal actieve bouwbedrijven, als eerste stap om zicht te krijgen op de toestand van bouwbedrijfsarchieven. Van de bezoeken en de gesprekken die we hadden met medewerkers maakten we verslagen op. Enkele algemene vaststellingen die zich tijdens deze bezoekenronde opdrongen, vatten we hier samen
Veel bouwbedrijven met een langere geschiedenis hebben vandaag een ingewikkelde structuur. Vaak gingen ze gaandeweg op in grotere (internationale) structuren of verenigden ze zich onder een overkoepelende holding. Ook waar het aanvankelijk vaak om familiebedrijven ging, zijn er vandaag nog zelden grote spelers die 'zuiver' familiebedrijf zijn.
Dit maakt het voor de buitenstaander niet altijd helder wie een goed aanspreekpunt is met betrekking tot archief. Bovendien varieert de archiefpolitiek nogal en gebeurt het dat de overkoepelende holding zich bijvoorbeeld niet bezighoudt met de archieven van de onderliggende (relatief zelfstandig opererende) aannemersbedrijven. Daardoor zou elk van deze deelbedrijven afzonderlijk bevraagd moeten worden om zicht te krijgen op de omvang van en omgang met het archief.
Een andere vaststelling is dat er zelden sprake is van een echte archivaris of documentalist. Meer dan eens kwamen we bij de communicatiedienst of commerciële directie terecht, die in een aantal gevallen vooral fotoarchief beheerde, met het oog op gebruik in brochures, portfolio's en bedrijfsreclame. Initiatieven om historisch materiaal (beter) te bewaren, komen soms vanuit persoonlijke initiatieven van medewerkers met historische interesse maar worden zelden centraal gestuurd. Het aanstellen of aanwijzen van een verantwoordelijke 'archivaris' (ook al is die niet per se geschoold in de archivistiek) kan een belangrijke eerste stap zijn om wat structuur te brengen in de omgang met bedrijfserfgoed en archiefmateriaal.
Hoewel de meeste bouwbedrijven op hun website enige aandacht besteden aan de geschiedenis van het bedrijf, ontbreekt het in de bedrijven vaak aan een bewustzijn van de cultureel-erfgoedwaarde van hun verleden en archiefmateriaal. De bezochte bedrijven die wel investeren in een professioneel archivaris of documentalist, zijn doorgaans vooral gemotiveerd door efficiëntie (terugvinden van documenten voor hergebruik, tijdig opruimen van 'verouderd' archief en plaatsbesparing). Op zich is dat een prima motivatie, maar de zorg voor materiaal dat ook na het verstrijken van de wettelijke aansprakelijkheidstermijnen van 10 à 30 jaar van historische waarde blijft, blijft hierbij vaak buiten beeld.
De omvang van bouwbedrijfsarchieven is een heikel punt. Het maakt dat het toegankelijk maken en beheren ervan een hele klus zijn. Bovendien zijn weinig archiefbewaarplaatsen in Vlaanderen en Brussel fysiek in staat om volledige bouwbedrijfsarchieven effectief in hun depots op te nemen. Het particuliere van de verschillende private bedrijven, bedrijfsstructuren en bedrijfsculturen maakt het opstellen van eenduidige selectieregels al evenmin eenvoudig.
De meest haalbare strategie om meer bouwbedrijfsarchieven te vrijwaren en toegankelijk te maken voor onderzoek, lijkt bijgevolg het motiveren van bedrijven om zelf te investeren in basisarchiefzorg. Het aanwijzen van een verantwoordelijke en het voorzien van een aparte ruimte voor archiefmateriaal (dus niet zomaar in het secretariaat of bij de PR-dienst) zijn eerste stappen in een langetermijnaanpak. Verdere basistips verzamelden we op de adviespagina's archiefbeheer voor ontwerpers, particulieren en bedrijven.
Beroepsverenigingen blijken belangrijke aanspreekpunten, enerzijds omwille van hun eigen archief dat een brede toegang tot een hele sector biedt, en anderzijds omwille van het sensibiliserende potentieel dat van hen uitgaat. Om enige impact en bewustwording te genereren bij individuele bouwbedrijven zijn deze beroepsverenigingen onmisbare partners.