Project The archives @ the architects
The archives @ the architects is een project dat de haalbaarheid wil onderzoeken van een case waarbij een erfgoedinstelling diensten aanbiedt aan archiefvormers, voornamelijk met betrekking tot digitaal archief. Reden van het onderzoek is de vaststelling dat informatie in digitale vorm sneller ingrepen vereist voor de archivering ervan.
Dit project is opgezet als een gevalstudie waarbij het Architectuurarchief Provincie Antwerpen vier architectenbureaus ondersteunde. We bekeken welke vorm deze ondersteuning aan kon nemen en wat de impact ervan was op het architectenbureau en de archiefinstelling.
The archives @ the architects is uitgevoerd door het Architectuurarchief Provincie Antwerpen in samenwerking met het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven. Het project liep in 2016 en 2017.
De architectenbureaus die deelnamen aan het project:
- BLAF Architecten, Lokeren
- architecten Els Claessens en Tania Vandenbussche, Brussel & Gent
- BULK architecten, Antwerpen
- Robbrecht en Daem architecten, Gent
The archives @ the architects | Tools
Het project realiseerde een aantal sjablonen, voorbeelddocumenten en handleidingen die werden opgesteld tijdens het project the archives @ the architects. De tools kunnen vrij door iedereen worden gebruikt.
Informatieanalyse
Voor de informatieanalyse maakten we gebruik van een interview met de architecten en een analyse van de digitale dragers. Met de analyse van de digitale dragers bekom je high level informatie over de inhoud van het digitaal archief. We werkten hiervoor met de tool Treesize in combinatie met Droid.
Risicoanalyse
De risicoanalyse vormt de eerste nulmeting van de toestand van het digitaal archief en tegelijk ook de basis om een beleid en procedures rond archiefbeheer op te bouwen.
De risicoanalyse meet de toestand van het digitaal archief- en informatiebeheer aan de hand van criteria, opgedeeld in 6 clusters. Per criterium worden 2 risicogehaltes toegekend, één voor risico's die zich kunnen stellen binnen de termijn van 10 jaar en één voor risico's binnen een langere termijn.
Informatiebeheersplan
Het informatiebeheersplan geeft een overzicht van de informatieobjecten binnen een (generiek) architectenbureau. Bestaande sjablonen van een informatiebeheersplan, zoals op de website van Informatie Vlaanderen, werden omgevormd naar een vorm voor niet-informatiespecialisten. Het informatiebeheersplan bevat:
- Een leeswijzer
- Een IBP op organisatieniveau
- Een IBP op projectdossierniveau
- Een mapping IBP - mappenstructuur
- Richtlijnen voor preservatie
Rapport
Of herbekijk onze presentatie op Informatie Aan Zee op 14 september 2017.
Projectvoorstelling
De Vlaamse Overheid keurde in januari 2016 de aanvraag goed van het Architectuurarchief Provincie Antwerpen (APA) voor een projectsubsidie voor een ontwikkelingsgericht cultureel-erfgoedproject. Doel van het project is om de haalbaarheid te onderzoeken van dienstverlening aan architecten inzake hun digitaal documentbeheer. Het APA wil daarmee niet alleen de bureaus ondersteunen, maar ook waardevol architectuurarchief vrijwaren voor de toekomst. Het APA werkt hiervoor nauw samen met het CVAa dat met het project Digitale Architectuurarchieven reeds een stevige basis voor het uitbouwen van oplossingen in kaart bracht.
De voortgang van dit project kunt u nalezen op deze webpagina.
Voor meer info, kunt u contact opnemen via architectuurarchief@vai.be
Motivatie van het project
Het is al langer gemeengoed dat goed archiefbeheer start bij de archiefvormer. Steeds meer archiefdiensten proberen daarom ook om binnen hun organisatie mee impact te hebben op het documentbeheer. Dit moet de archiefverwerking efficiënter maken en tegelijkertijd de kwaliteit van de archieven verhogen.
Dit project onderzoekt voornamelijk de situatie van culturele archiefinstellingen, die op basis van hun collectiebeleid archieven van andere organisaties opnemen en ontsluiten. Ook hier wordt de noodzaak van proactief ingrijpen aangevoeld en worden er in de sector reeds concrete stappen gezet om het archiefbeheer bij archiefvormers te verbeteren. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat er op die manier kennisuitwisseling ontstaat tussen archiefinstelling en archiefvormer, die de uiteindelijke overdracht van het archief kan versoepelen.
Ondanks de verschillende initiatieven die al worden genomen, is er nood aan kennisverhoging binnen de sector over deze manier van werken. The archives @ the architects wil daar een essentiële bijdrage toe leveren, in het bijzonder voor de urgente case van digitale archieven.
Doelstellingen
Hoofddoelstelling van het project is om de kennis binnen de erfgoedsector over een proactieve werking te verhogen door een antwoord te bieden op volgende vragen:
- Welke diensten rond born-digital archieven kan een archiefinstelling precies aanbieden aan archiefvormers?
- Wat zijn de effecten van deze diensten bij de archiefvormers? Heeft de archiefvormer er duidelijke, meetbare voordelen bij?
- Wat zijn de effecten van het uitbouwen van deze diensten op de archiefinstelling op organisatorisch, technologisch, juridisch en financieel vlak? Waarmee moet rekening worden gehouden?
- Op welke wijze is er samenwerking mogelijk met verwante organisaties? Kunnen diensten worden gedeeld en hergebruikt?
- Hoe kunnen de kosten voor deze diensten op duurzame wijze worden gedeeld?
Methodiek
APA en CVAa testen in 2016 een proactieve aanpak uit in 4 architectenbureaus, die op basis van verschillende criteria worden geselecteerd. Aan de hand van deze cases kan de impact van de diensten op het architectenbureau worden onderzocht.
In een tweede fase wordt, mede aan de hand van de resultaten uit de eerste fase, bekeken wat de technisch/functionele, organisatorische en juridische aspecten zijn waar het APA en CVAa rekening mee moeten houden.
In een laatste fase wordt in overleg met verwante instellingen bekeken hoe de diensten kunnen worden hergebruikt en waar samenwerkingsverbanden mogelijk zijn.
De definitieve resultaten zullen hun neerslag vinden in een finaal rapport dat ter beschikking wordt gesteld aan de erfgoedsector. De resultaten zullen tevens via een publieke presentatie worden gecommuniceerd.