Bij goed archiefbeheer komt heel wat kijken. Het is dus belangrijk dat je dit goed organiseert en dat je er tijd en geld voor vrij maakt. En, wij weten het... archief is nooit prioritair en er zijn altijd belangrijkere dingen om te doen. Daarom reden te meer om het zo gestructureerd en efficiënt mogelijk aan te pakken.
Archiefbeheer is geen kerntaak voor een ontwerpbureau of bouwbedrijf. Het is nu eenmaal een realiteit dat jullie in de eerste plaats bouwprojecten moeten opleveren.
Het resultaat is dat veel waardevolle kennis verloren raakt met het vertrek van medewerkers en dat het archiefbeheer vaak ad hoc - en dus niet altijd doordacht - gebeurt. Dit heeft het vervelende gevolg dat archief eerder als een probleem dan als een waardevolle resource van de organisatie worden beschouwd.
Goed archiefbeheer houdt in dat de ad hoc-aanpak achterwege wordt gelaten en dat er georganiseerd wordt gewerkt naar resultaten toe. Dit houdt in dat een visie wordt ontwikkeld en dat er mensen, middelen, tijd en knowhow wordt gereserveerd voor het erfgoedbeheer. Denk daarom na over volgende zaken:
Zorg ervoor dat je de doelstellingen realistisch stelt. Kun je als organisatie slechts vijf werkdagen per jaar vrijmaken voor archiefbeheer, stem je acties dan daarop af. Maak een helder stappenplan en baken prioriteiten af.
Maak bij de benodigde middelen een onderscheid tussen personeelskosten, recurrente kosten (onderhoud depots, IT-kosten...) en eenmalige kosten (aankoop archiefkasten, websiteontwikkeling...)
Ga voor knowhow zeker ook eens te rade bij externe partners. Ook in de erfgoedsector bestaan veel organisaties die je graag bijstaan met advies. Het VAi heeft als taak je hierin bij te staan. Contacteer ons op info@vai.be!
Vertrek van een robuuste basis
Zorg altijd eerst voor:
Deze dingen zijn de absolute basis en moeten altijd jouw eerste zorg zijn. De volgende stappen kun je doen op basis van dit fundament.
Plan archiefbeheer in
Het moment van archiveren is altijd het beste moment om veel te doen. Richt je op de projecten die net afgerond zijn en op de projecten die ouder zijn dan 10 jaar.
Ben je een particulier, een éénmanszaak of een klein bedrijf? Probeer dan je archiefbeheer op voorhand in te plannen in een minder drukke periode. Organiseer bijvoorbeeld eenmaal per semester een archiefdag, waarin je enkel archiveert.
Ben je een groter bedrijf, stel dan een verantwoordelijke aan voor het archiefbeheer en geef hem tijd en een budget om te besteden. Responsabiliseer voor de projectdossiers ook de projectleiders voor een goede ordening van het archief.
Archiveren is iets dat je perfect kunt laten uitvoeren door een jobstudent: Indien je goed kunt uitleggen wat hij/zij moet doen, dan kunnen ze bergen werk verzetten.
Vergeet ook niet dat het VAi zich tot taak stelt om jou te ondersteunen in je archiefbeheer. Wil je dat we eens langskomen of heb je een specifieke vraag? Contacteer ons gerust!