FAQ archiefbeheer

Het Vlaams Architectuurinstituut krijgt voortdurend vragen binnen over het beheer van architectuurarchieven. We lijsten enkele van de veelvoorkomende vragen hieronder op.

Zit je vraag er niet tussen? Bekijk dan onze andere adviespagina's of stuur een mailtje naar architectuurarchief@vai.be

Contents

  1. Bestaat er een goede handleiding voor archiefbeheer?
  2. Hoe kan ik het klimaat van mijn archiefbewaarplaats optimaliseren?
  3. Hoe kan ik mijn klimaatwaardes controleren?
  4. Ik heb zilvervisjes in mijn archief. Zijn die gevaarlijk? Wat kan ik ertegen doen?
  5. Hoe sla ik grote tekeningen op?
  6. Wat is zuurvrij papier? Waarom is dit nodig?
  7. Mogen blauwdrukken echt niet in zuurvrij papier?
  8. Hoe kan ik mijn website archiveren?
  9. Hoe kan ik mijn mails archiveren?
  10. Ik wil mijn schetsen digitaliseren. Is dat een goed idee?
  11. Ik heb niet veel tijd. Hoe pak ik archiveren in mijn organisatie zo efficiënt mogelijk aan?
  12. Kan ik bij het VAi terecht voor mijn maquettes?
  13. Moet ik mijn hele boekhouding bewaren?
  14. Ik heb software ontwikkeld. Hoe archiveer ik dit?
  15. Waar vind ik handleidingen om materiaal van floppies, cd-roms of Zip-disks te halen?
  16. Wat is een goede folderstructuur voor mijn ontwerpproject?
  17. Ik heb gehoord dat jpeg geen goed bestandsformaat is voor langetermijnopslag. Klopt dit?
  18. Mijn tekening bevat oppervlaktevervuiling, hoe kan ik deze opschonen?
  19. Help, ik heb schimmel op mijn tekeningen! Wat nu?
  20. Mag ik tekeningen bestaande uit verschillende materialen en technieken samen bewaren?
  21. Ik merk in mijn archief een hele resem aan reproductietechnieken voor tekeningen op. Welke tools kan ik gebruiken om deze te identificeren?
  22. Help! Mijn tekening ziet geel, hoe komt dit? En hoe kan ik dit oplossen?
  23. Wat met roest, nietjes, paperclips en plakband op documenten, hoe kan ik dit er veilig afhalen? Mag ik het vervangen met nieuwe clips, nietjes en plakband?
  24. Zijn sommige digitale bestandsformaten duurzamer dan andere?
  25. Draag ik best handschoenen als ik tekeningen manipuleer?

Bestaat er een goede handleiding voor archiefbeheer?

Ja! Online valt er heel wat te vinden! Op de eerste plaats kunnen we natuurlijk doorverwijzen naar de VAi-adviespagina’s, waar je een hele sectie kunt terugvinden die is gewijd aan archiefbeheer voor architecten, designers, aannemers en stedenbouwkundigen.

Andere websites die je eens kunt bekijken zijn die van TRACKS en die van Archiefpunt. Op Archiefpunt vind je onder leesvoer een handig overzicht van andere handleidingen.

Heb je liever een boek? Het VAi gaf een driedelige handleiding uit voor het beheren van architectuurarchieven, eentje over materiële zorg, eentje over inventariseren en eentje die vooral gericht is op archiefbeherende organisaties.

Een andere aanrader – maar moeilijker te vinden misschien – is het boek Architectural records : managing design and construction records.

Hoe kan ik het klimaat van mijn archiefbewaarplaats optimaliseren?

Je kan enkele stappen ondernemen om je archiefbewaarplaats zo goed mogelijk te klimatiseren. Let wel dat klimatisering nog volop wordt onderzocht en dat nieuwe inzichten geregeld opduiken.

Twee belangrijke begrippen binnen klimatisering zijn de temperatuur en de relatieve vochtigheid (RV). Een te hoge temperatuur en RV (kunnen) zorgen voor ideale omstandigheden voor schimmels en ongedierte. Algemeen wordt gesteld dat een temperatuur rond 20°C en een RV van 50% ideaal zijn voor de opslag van papier in een archiefdepot.

Een classificatie die vaak wordt gebruikt omtrent klimaatomstandigheden zijn de ASHRAE-normen voor archieven, bibliotheken en musea. De normen delen een depot op in klimaatklasses, van klasse AA tot klasse D. Die klasses bepalen in hoeverre je temperatuur en relatieve vochtigheid binnen je depotruimte mogen variëren. Experts zijn het er namelijk over eens dat vooral een stabiele temperatuur en RV essentieel zijn. je stukken krimpen en zetten uit, en daarbij is telkens kans op mechanische schade. Hoe minder schommelingen, hoe minder kansen op schade.

Klasse AA gaat uit van kwetsbare voorwerpen die weinig schommeling kunnen verdragen, klasse D past enkel voor stukken die een stootje kunnen hebben.

Meer info over de klimaatklassen vind je op Depotwijzer.

Als je archieven of collecties thuis bewaart, betekent dit concreet dat je bewaarplaats zoveel mogelijk afgesloten moet zijn van het buitenklimaat (geen zolder met openstaande ramen of ruimtes met enkele beglazing...). Idealiter valt er geen natuurlijk licht in de ruimte.

Een kelder kan voldoen. Zoals voor wijn kan een kelder goed zijn voor archief. Maar let op: Zorg er wel voor dat deze niet vochtig is (Denk eraan! Controleer de relatieve vochtigheid). Er is ook steeds een verhoogd risico op inlekkend water. Kelders gebruiken in overstromingsgevoelig gebied is eveneens absoluut af te raden.

Probeer dus voor je archief een ruimte te vinden die zo stabiel mogelijk is. Er bestaan meters om dit na te meten. Ben je een erfgoedinstelling, dan kun je deze meters voor het klimaat gratis ontlenen via de uitleendienst erfgoed (https://www.uitleendiensterfgoed.be/)

Hoe kan ik mijn klimaatwaardes controleren?

Meters voor klimaatwaardes bestaan in allerlei soorten en variaties:

  • Enkel voor Relatieve luchtvochtigheid (RV) of temperatuur (T)
  • Een combinatie van RV, T en andere waardes zoals de lichtsterkte.
  • Een meter die enkel metingen doet en een meter die de metingen ook logt (opslaat) = datalogger

Zie enkele voorbeelden van loggers

Ik heb zilvervisjes in mijn archief. Zijn die gevaarlijk? Wat kan ik ertegen doen?

Zilvervisjes in je archief zijn geen goede zaak. Zilvervisjes beschadigen je papier:

  • graasschade
  • op papier: onregelmatige gaten, verzwakt
  • uitwerpselen (klein, donker en zichtbaar voor blote oog)
  • vaak gele vlek in beschadigde zone zichtbaar

Let op: gaat het wel zeker om zilvervisjes? Vraag zeker een tweede opinie: zilvervisjes en papiervisjes lijken sterk op elkaar.

Je kan de identificatiefiches van de insecten op Depotwijzer gebruiken: https://www.depotwijzer.be/sites/default/files/files/zilvervisje-lepisma_saccharina.pdf.

Deze fiche bevat ook goede info over wat je ertegen kunt doen.

Hoe sla ik grote tekeningen op?

Grote tekeningen (tekeningen groter dan A0) worden in plannenkasten van een groot formaat bewaard. VAi heeft vier van zulke `buitenformaat´ plannenkasten.

Daarnaast worden grote tekeningen op rol bewaard. Doorgaans waren deze tekeningen reeds opgerold door de archiefvormer en rollen we zelf geen tekeningen op. Deze rollen worden bewaard in roldozen of wanneer te groot, in een zuurvrije wikkel.

Zie voor meer info ons advies over tekeningen bewaren.

Wat is zuurvrij papier? Waarom is dit nodig?

Om zuurvrij uit te leggen moeten we nog eens terug naar de lessen chemie, en de beruchte PH-schaal. De PH-waarde gaat van 0 tot 14, waarbij 0 staat voor extreem zuur en 14 staat voor extreem basisch.

Omdat papier afbreekt in een zure omgeving, bewaren archiefinstellingen papier in zuurvrij papier en zuurvrije archiefdozen, dat meestal ook gebufferd is. Aan gebufferd papier is een alkalische reserve toegevoegd om extra zuur op te vangen.

Een goede uitleg over dit soort papier en dozen vind je op de website van de Vlaamse Overheid: https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/verpakken-in-archiefdozen

Mogen blauwdrukken echt niet in zuurvrij papier?

Gebufferd papier werkt prima voor gewoon papier, maar helaas niet voor blauwdrukken. Het procédé waarmee blauwdrukken zijn gemaakt vereist dat blauwdrukken idealiter in een iets zuurdere omslag worden bewaard, al is gewoon zuurvrij of zuurneutraal oké en haalbaar. Zorg er zeker voor dat je GEEN buffer gebruikt. In het VAi gebruiken wij ongebufferd papier of zuurneutraal, papier.

Hoe kan ik mijn website archiveren?

Dat kan door je website te “scrapen”, of door er een offline kopie van te maken. Van je website moet je je voorstellen dat deze bestaat uit een verzameling HTML-pagina's. Deze HTML-pagina's bevatten de tekst en links naar de afbeeldingen die moeten worden meegegeven. Ook zijn er her en der zijn er wat bestanden die ervoor zorgen dat de lay-out mooi weergeeft.

Met een website copier kun je alle bestanden waaruit je website bestaat offline downloaden, zodat je op je computer door de website kunt browsen. Een heel eenvoudige tool, die voor veel websites (maar niet alle) uitstekend werkt is HTTRACK. HTTRACK kopieert gewoon alle HTML-bestandjes in één folder. Je klikt op het bestand index.html (zo heet je homepage meestal) en je bent klaar om door de website te browsen.

Hou er rekening mee dat niet alle functionaliteit mee wordt genomen. Alleen wat online staat wordt gecapteerd, en functionaliteiten zoals de zoekfunctie werken niet meer.

HTTRACK wordt wel steeds minder nauwkeurig. Onze collega’s van het AMSAB-ISG en Liberas testten andere software uit, zoals Heritrix, de software van het Internet Archive. Deze softwarepakketten zijn gratis, maar vereisen wel meer technische kennis voor gebruik. Ook slaan ze websites op in WARC. Dat is een heel duurzaam open formaat, maar je hebt wel specifieke software nodig om de website terug af te spelen. Een hogere gebruiksdrempel dus. Neem eens een kijkje op https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Project:_Catching_the_digital_heritage

Hoe kan ik mijn mails archiveren?

Voor mails zijn er verschillende strategieën te bedenken. Het beste is dat je uitgaat van een opdeling van verschillende types mails:

  • zeer belangrijke mails: mails waarmee afspraken worden gemaakt of bevestigd bv.
  • mails met interessante info die het bewaren waard zijn
  • zuiver praktische mails

Een goed mailboxbeheer begint met het instant verwijderen van de zuiver praktische mails. Doe dit zodra je ze niet meer nodig hebt.

Voor de zeer belangrijke mails geldt dat je zoveel als mogelijk moet proberen een kopie van op te slaan BUITEN je mailbox op je computer of in het centrale klassement van je organisatie. Als je enkel de bijlage nodig hebt, hoef je enkele de bijlage op te slaan, maar het is vaak ook interessant om de mail erbij op te slaan omdat je dan een bewijs hebt van wie de bijlage heeft gestuurd.

Gebruik je Outlook, dan kun je de mails opslaan als msg-bestand. Gebruik je Apple Mail of Gmail, dan kun je mails opslaan in .eml. Probeer het in die formaten te doen, omdat je dan ook je header-informatie (afzender, onderwerp, verzenddatum...) mee opslaat zodat je ooit de mail in een nieuwe mailbox kan reconstrueren. De metadata bewijzen ook nog eens extra de authenticiteit van de mail.

Mails die juridisch belangrijk zijn, of belangrijke info bevatten, kun je zo je verkiest in je mailbox blijven bewaren (naast een kopie op je centrale server). Ze vormen een handig mailarchief. Heb je liever een opgeruimde mailbox zonder teveel ballast? Dat kan ook. Het is je persoonlijke keuze. Je kunt ook gebruikmaken van een mappenstructuur of tagstructuur in je mailbox om mails te ordenen, maar als je heel veel mails krijgt wordt dit vaak een drempel en kun je beter werken met een erg beperkte set aan tags en mappen.

Je kunt ten slotte ook je volledige mailbox bewaren door deze te exporteren naar een bestand. Meer uitleg daarvoor vind je op de website van TRACKS: https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/hoe-e-mails-archiveren

Als je mailclient (bv. Skynet) niet ondersteunt om mails op te slaan, kun je ze proberen inladen in een programma als Thunderbird. Ook hiervoor meer info op dezelfde pagina van TRACKS.

Ik wil mijn schetsen digitaliseren. Is dat een goed idee?

Starten met digitaliseren is altijd een goed idee, zolang je het maar met een plan aanpakt. De voordelen van digitaliseren is natuurlijk dat je een schets zomaar tevoorschijn kunt roepen op een scherm en dat je deze overal kunt gebruiken, in publicaties op het web enzovoort.

Je moet het echter planmatig doen zodat je jezelf werk uitspaart en een schets maar één keer hoeft in te scannen. Zorg dus dat de reproductie die je maakt meteen een goeie is. Dit principe heet “scan once for all purposes”. Duurzaam scannen kun je doen door rekening te houden met 4 principes:

  1. Denk na over de plek waar je de scan gaat opslaan. Zorg dat je je scans steeds terugvindt. En zorg er natuurlijk voor dat die digitale plek gebackupt wordt. Dit wordt vaak vergeten! Zie voor meer info onze adviespagina hierover.
  2. Zorg dat je je digitale schetsen in de toekomst nog terugvindt en dat je steeds de band met het origineel behoudt. Dit kan door iedere schets - of minstens de omslagen of boekjes waarin je je schetsen bewaart - te nummeren en dit nummer op te nemen in de bestandsnaam van de scan.
  3. Zorg er voor dat je de scans in de mate van het mogelijke opslaat in het ongecomprimeerde TIFF-formaat. Als je voor JPEG kiest, verlies je onherroepelijk beeldinformatie en kwaliteit door de compressie die erop zit.
  4. Probeer de kwaliteit van de reproductie zoveel als mogelijk te verhogen. Dit kun je doen door de resolutie (scherpte) te verhogen, de bitdiepte te verhogen zodat je meer kleurnuances kunt opslaan, de belichting af te stellen enz. Hoe hoger de kwaliteit, hoe duurzamer je reproductie.

In principe heb je twee technologieën waarmee je kunt digitaliseren. Scantechnologieën en fotografie. Door de band genomen zou je kunnen zeggen dat je met fotografie een hogere kwaliteit zou kunnen halen dan met scantechnologie, maar insgelijks geldt dat je voor fotografie veel meer kennis nodig hebt om die kwaliteit daadwerkelijk te halen, zeker wanneer we spreken van grote formaten als A0.

Wil je meer info over duurzaam digitaliseren en een goede reproductiekwaliteit? Neem dan een kijkje op TRACKS en - voor meer technische info – CEST.

Ik heb niet veel tijd. Hoe pak ik archiveren in mijn organisatie zo efficiënt mogelijk aan?

Heb je niet veel tijd, dan moet je je beperken tot de essenties en moet je vooral werken aan een robuuste archiefbasis. Eenmaal dat je basis er staat, heb je een overzicht en wordt het gemakkelijker om werk uit te besteden aan vrijwilligers of jobstudenten en dat scheelt ook weer een pak. In essentie komt het neer op:

  • Maak een centraal klassement of ordeningssysteem: Je moet weten waar je je boekhouding bewaart, waar je je projectdossiers bewaart enz. De basisregel voor projectdossiers is dat je alles wat betrekking heeft op een project ook samen bewaart.
  • Weet je nu niet wat waar staat? Plan dan een opruimactie in. Ga doorheen alle ruimtes waar zich archief bevindt en lijst op wat je kunt terugvinden.
  • Erg handig is dat je alle projecten oplijst en een nummer geeft. Probeer dit nummer dan ook op je archief te bevestigen zodat op die manier alles identificeerbaar is.
  • Probeer de ruimte waarin je je archief bewaart te optimaliseren. Voor digitaal archief geldt dat je zoveel mogelijk probeert te bewaren op één server, met natuurlijk een goede backup.

Meer tips om archiefbeheer te organiseren vind je op onze pagina over organisatie van archiefbeheer. https://www.vai.be/advies/archiefbeheer-organiseren

Kan ik bij het VAi terecht voor mijn maquettes?

Ja! Het VAi, maar ook andere bewaarinstellingen zoals stadsarchieven en musea bewaren maquettes.

Wat je wel moet weten is dat maquettes in vergelijking met archiefmateriaal best wel wat ruimte innemen. Voor een archiefinstelling is het dus in verhouding met bv. foto's, tekeningen of administratieve dossiers relatief duur om maquettes te bewaren. Je zult dus vaak zien dat archiefinstellingen erg streng zijn op hun besluit om een maquette al dan niet te bewaren. En dat geldt ook voor het VAi. De meerwaarde van een maquette moet erg duidelijk zijn om deze te bewaren.

Hiermee bedoelen we niet dat enkel ‘dure’, mooi afgewerkte presentatiemaquettes in aanmerking komen voor bewaring. Ook concept- of werkmaquettes kunnen erg interessant zijn, omdat ze iets zeggen over de manier waarop een project is ontworpen, of hoe een architect of ontwerper werkt.

Die meerwaarde kun je zelf verhogen door ervoor te zorgen dat de maquette in goede staat is en door de herkomst en het gebruik van de maquette goed te duiden. Hoe meer bekend is over de context van de maquette, hoe waardevoller ze wordt. Archiefmateriaal dat dit verder kan staven is altijd welkom.

Ben je iemand met veel maquettes en zoek je een plek? Je kunt ons altijd een vraag stellen daarover en dan kunnen we zeker helpen.

Moet ik mijn hele boekhouding bewaren?

Voor documenten als boekhouding gelden wettelijke vereisten rond de bewaring die je altijd moet volgen. In veel gevallen (zoals bij facturen, originele boekhoudingsboeken, bestelbonnen, rekeningsuittreksels enz.) geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Omdat voor sommige fincanciële documenten een termijn van 10 jaar geldt, is het over het algemeen het gemakkelijkst ervan uit te gaan de boekhouding 10 jaar te bewaren.

Probeer wel zaken als facturen in dossiers gewoon bij de dossiers te bewaren. Uit gesprekken met restauratiearchitecten hebben we bv. geleerd dat facturen in archieven werden gebruikt om de herkomst van bepaalde bouwmaterialen te achterhalen.

Probeer zeker ook boekhoudkundige stukken die een overzicht geven van je financieel reilen en zeilen te bewaren. Ze zijn interessant voor de geschiedenis. Dan hebben we het over begrotingen die je opstelt, balans- en resultatenrekeningen en de historiek van analytische rekeningen.

Ben je geïnteresseerd in meer wettelijke termijnen voor je archief, neem dan een kijkje op onze adviespagina hierover.

Wat zijn alternatieven voor mappenstructuren om digitaal materiaal te ordenen?

De twee grote alternatieve methodes om documenten terug te vinden naast een klassieke folderstructuur zijn trefwoorden/tags en een zoekfunctie.

Over de zoekfunctie kunnen we kort zijn. Het is een zeer handig hulpmiddel, maar het werkt eerder aanvullend op een klassieke folderstructuur. Je moet immers nog altijd een “dossier” kunnen creëren – een samenhang van documenten – waarbij je een overzicht hebt van alle documenten die horen tot een bepaald project.

Trefwoorden kunnen wel een heel goed alternatief vormen voor folderstructuren. Gmail werkt bv. met tags. Ook Google Photos en FLICKR doen dat en Sharepoint is een ander bekend voorbeeld. Het grote voordeel van tags is dat je meerdere tags aan een document kunt toevoegen, terwijl een document maar in één folder kan staan. (Tenzij je een kopie neemt, maar dat leidt weer tot andere problemen natuurlijk). Je kunt tags ook combineren en op die manier gecombineerd zoeken naar documenten, bv. Documenten met extensie .dwg met tag “project-x”, met tag “ontwerpfase”.

Het belangrijkste nadeel van tags is dat deze meestal afhankelijk zijn van één technologie: Het systeem waarin je de tags toekent. Stel dat je wil overstappen naar een ander systeem, dan kun je niet zomaar de tags meenemen. In het beste geval krijg je gewoon een bulk van je bestanden met ernaast een spreadsheet met je tags. Helemaal niet gebruiksvriendelijk dus. Folderstructuren zijn universeel. Ze kunnen in Sharepoint, in GoogleDrive, op je Mac, je Windows, je Linux enz. Dit maakt ze veel duurzamer en veel “archiveerbaarder”.

Ik heb software ontwikkeld. Hoe archiveer ik dit?

Software archiveren begint natuurlijk met de broncode of programmabestandjes bij te houden. Je kunt dit doen op je centrale server, of je kunt gebruik maken van gespecialiseerde softwareplatformen, waarvan Github het bekendste is. Maar de programma’s bijhouden alleen is niet genoeg.

Software is erg afhankelijk van de computeromgeving waarin de software kan draaien. Als je de ontwikkelde software niet voortdurend onderhoudt, zal hij na verloop van tijd niet meer bruikbaar zijn.

  1. De programmeertaal waarin je de software hebt geprogrammeerd kan verouderen
  2. Het bestuursysteem waarop je programma draait kan verouderen: Bv. Windows XP bestaat niet meer
  3. De computers zelf kunnen veranderen. Bv. In een vrij recent verleden had je nog 32-bit computers. Software die is geschreven voor 32-bit draait niet meer op de huidige 64-bit.

De enige oplossing om oude software opnieuw te draaien is emulatie. Emulatie is een technologie, die iedereen vooral zal kennen van games, waarbij je een oude computer, een oud besturingssysteem, of tout court een oud programma, virtueel laat draaien op een computer van deze tijd. Je hebt bv. emulatoren als Sheepshaver, waarmee je MacOS 7.5.2 tot 9.0.4. op je huidige computer kunt laten draaien.

Een erg veelbelovend project, waar we zelf angstvallig uitkijken naar de resultaten, is het EAASI-project. Als het lukt, maken ze een soort play-store met emulatoren die je gewoon in je browser kunt draaien. Er is al een sandbox aanwezig: https://eaasi-sandbox.softwarepreservationnetwork.org/eaasi/#/portal/welcome

Om dit mogelijk te maken, heb je veel documentatie nodig over de requirements die er zijn om de software te laten draaien. Hou zeker bij op welke besturingssystemen en welke computers de software kon draaien. Welke andere hardware (bv. Joysticks, touchpads...) de software verder nodig had, en van welke plugins of ondersteunende software gebruik werd gemaakt (zoals python-modules, zoals Flashplayer...)

Voorbeelden van gearchiveerde software vind je op Zenodo, helaas meestal met belabberde documentatie: https://zenodo.org/search?page=4&size=20&q=&type=software#

Vaak zal het voor je archief ook volstaan om een indruk te krijgen van hoe de software werkte. Documenteer dit ook. Neem bv. Een video op waarin je de werking van de software uitlegt.

Waar vind ik handleidingen om materiaal van floppies, cd-roms of Zip-disks te halen?

In eerste instantie moet je een oude lezer vinden, deze op je computer aansluiten, al dan niet via tussenstukken, en de bestanden eraf halen.

Een wat veiligere, professionele manier is echter om disk images te maken van je cd-roms. Je krijgt op die manier een digitaal bestand van je drager als geheel, waar je nadien de bestanden uit kunt exporteren. Wij hebben gemerkt dat deze manier van lezen in veel gevallen zelfs sneller gaat.

Daar bestaat vers van de pers een erg handige website voor om het op de goede manier te doen: Digital repair café.

Het Digital repair café bestaat ook echt! Het bevindt zich in Gent: Een ruimte vol floppy lezers, zip-disk lezers enzoverder. Ben je er niet ingeslaagd om je oude floppy in te lezen? Dan heb je de kryoflux van het Digital Repair Café nog niet geprobeerd! Wil je gebruikmaken van de apparatuur van Digital Repair Café, contacteer ons dan hiervoor.

Digital repair café gaat ervan uit dat je gebruikmaakt van BitCurator, een gespecialiseerd Linux besturingssysteem om dat soort activiteiten uit te voeren. Ook raadt het aan om gebruik te maken van een write blocker. Dit is een stuk hardware dat je tussen de lezer en je computer zet om wijzigingen te voorkomen.

Schrik je er wat voor terug om een Linux te installeren op een oude computer? Dan kunnen we je als Windows-gebruiker aanraden om gebruik te maken van de tool FTK imager: https://accessdata.com/product-download/ftk-imager-version-4-2-0

Voor Apple kun je gebruikmaken van Disk Utility: https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/disk-images-als-oplossing-voor-informatieverlies-bij-beschrijfbare-cds-of-dvds

Wat is een goede folderstructuur voor mijn ontwerpproject?

De eigenschap van een goede folderstructuur is vooral dat deze doorheen de hele organisatie wordt gebruikt en doorheen de tijd hetzelfde blijft. Hoe beter je hierin slaagt, hoe sneller je in projecten je weg zult vinden. Werk daarom zoveel mogelijk met sjablonen van projectmappen.

Ook moet je proberen het aantal subfolders te beperken tot een minimum. Je denkt misschien dat subfolders voor meer overzicht zorgen, maar eigenlijk is dat niet zo. Onder iedere subfolder kunnen weer nieuwe subfolders ontstaan, waarin je dan steeds moet doorklikken.

Meer informatie over hoe je dit kunt maken vind je op: https://www.vai.be/advies/bouwdossiers

Ik heb gehoord dat jpeg geen goed bestandsformaat is voor langetermijnopslag. Klopt dit?

Ja en nee. Ja, omdat jpeg een zeer wijdverbreid standaardformaat is dat over vele jaren wellicht nog te openen zal zijn.

Nee, omdat jpeg gebruikmaakt van een compressie-algoritme. Compressie is het proces waarbij je de bestandsgrootte van je bestand probeert te verkleinen. Compressie kan ‘lossy’ of ‘lossless’ zijn. ‘Lossless’ wil zeggen dat je een compressiealgoritme nog kan omdraaien naar de oude situatie.

‘Lossy’ wil zeggen dat je informatie onherroepelijk verliest. En dat is exact wat er gebeurt met jpeg. Als je een beeld opslaat in jpeg heb je instant kwaliteitsverlies dat je niet meteen ziet voor het blote oog, maar wel wanneer je het beeld wil bewerken in Photoshop. Wil je hoge kwaliteitsbeelden creëren voor publicaties of tentoonstellingen, dan is jpeg een slechte keuze.

Digitaliseer je? Kies dan liever voor uncompressed TIFF.

Mijn tekening bevat oppervlaktevervuiling, hoe kan ik deze opschonen?

Een grote boosdoener bij tekeningen en prenten is de aanwezigheid van oppervlaktevervuiling (vuil, stof, roet, oppervlakteschimmels). Om de tekening op duurzame wijze te bewaren is het aangewezen om door middel van de droogreinigingstechniek je tekeningen op te schonen. Voor het droogreinigen van de objecten wordt er best gebruikt gemaakt van de smoke sponge of roetspons (dit is een vulkanisch rubber), de AKA spons, zachte borstels, en de museumstofzuiger.

Met behulp van deze tools kan er al een heel groot deel van de oppervlaktevervuiling verwijderd worden. Via de sweep-methode kan je met de spons oppervlaktestof en –vuil verwijderen. Hardnekkig (non-actieve) oppervlakteschimmels schoon je op met behulp van de museumstofzuiger.

Indien een object een actieve oppervlakteschimmel bevat dien je het te bewaren in een quarantaine-omgeving, zodat ander materiaal niet wordt aangetast. Bekijk of het materiaal echt moet bewaard worden, of dat het gewoon kan weggegooid worden.

Residu kan je tot slot weghalen met gespecialiseerde zachte stofborstels en microvezeldoeken.

Help, ik heb schimmel op mijn tekeningen! Wat nu?

Hardnekkig (non-actieve) oppervlakteschimmels schoon je op met behulp van de museumstofzuiger. Indien een object een actieve oppervlakteschimmel bevat dien je het te bewaren in een geklimatiseerde quarantaineruimte.

Mag ik tekeningen bestaande uit verschillende materialen en technieken samen bewaren?

Nee! Het kan geen kwaad om een reeks tekeningen samen te bewaren, zolang ze van hetzelfde type zijn. Tekeningen gemaakt met verschillende media en reproductietechnieken worden best gescheiden of krijgen onderling een buffer. Bv. tijdens het produceren van een blauwdruk of diazotypie worden chemicaliën gebruikt (bv ammoniak, lichtgevoelige stof dat blauw kleurt in reactie met licht). Er blijven restanten van de stoffen aanwezig in de tekening (vooral wanneer de tekening niet goed werd gewassen). Deze restanten kunnen uitwasemen naar andere tekeningen en het verzuringsproces versnellen, verkleuring veroorzaken etc.

Ik merk in mijn archief een hele resem aan reproductietechnieken voor tekeningen op. Welke tools kan ik gebruiken om deze te identificeren?

De blauwdruk is de meest bekende reproductietechniek én is tot op de dag van vandaag nog in steeds voege. Bij het ontstaan telde dit echter als een ‘fotokopie’ avant la lettre. Maar naast blauwdrukken werden er ook andere manieren uitgevonden om tekeningen te gaan kopiëren.

Naargelang de historische periode zien we nog een aantal technieken opduiken: de anilinedruk, het ferro-gallusprocédé, de diazotypie, de photostatic print, de VanDykeprint, en dergelijke meer... De meeste van deze technieken zijn allemaal gebaseerd op een proécéde van chemicalieeën die interageren met licht. Deze handige website kan je gebruiken om het reproductieprocédé van je tekening te identificeren: https://psap.library.illinois.edu/collection-id-guide/archdrawingrepro

Omdat het procedé tot stand kwam onder invloed van licht loop je het risico dat je tekening op termijn helemaal gaat verbleken. Bewaar ze dus zoveel mogelijk uit het licht.

Help! Mijn tekening ziet geel, hoe komt dit? En hoe kan ik dit oplossen?

Tekeningen op gewoon papier gaan na verloop van tijd verzuren. Het proces valt niet te stoppen, maar je kan het wel vertragen en stabiliseren. Dat doe je door je tekening in een zuurvrije of zuurneutrale omslag te bewaren, en in een donkere en droge ruimte op te bergen.

Wat met roest, nietjes, paperclips en plakband op documenten, hoe kan ik dit er veilig afhalen? Mag ik het vervangen met nieuwe clips, nietjes en plakband?

Naast oppervlaktevervuiling kunnen objecten ook heel wat andere schadefactoren bevatten: Plakband, papiertape, nietjes, spelden en paperclips. Deze verwijder je best, omdat ze kunnen roesten en residu achterlaten wat schadelijk is voor je tekening. Doe dit met een nietjes-verwijderaar, pincet of pennenmes. Vervang ze niet met plastieken paperclips want deze kunnen het papier vervormen. Vervang ze met een strookje zuurvrij papier om het geheel samen te houden.

Vaak zien we dat er in het verleden plakband is aangebracht om het object te stabiliseren of scheuren, snippers en randbeschadigingen te plakken. Dit kan gaan van papiertape tot bureauplakband. Plakband is extreem schadelijk! Het plakband verzuurt en drukt doorheen je tekening, wat onherstelbare schade oplevert. Verwijder indien mogelijk.

Via een origami techniek kan je van zuurvrij papier ook enveloppen vouwen (zonder plakrand) om fragmenten te bewaren en samen te houden. Dat is ook handig met het oog op een eventuele toekomstige restauratie.

Zijn sommige digitale bestandsformaten duurzamer dan andere?

Dat is zo. De geschiktheid van langetermijnopslag van een bepaald bestandsformaat wordt bepaald door een aantal criteria:

  • De mate van backward compatibility: Hoe goed kan een nieuwe versie van de software bestanden van oudere versies nog lezen?
  • De complexiteit van de software: hoe complexer, hoe moeilijker het is voor de ontwikkelende bedrijven om backward compatibility te garanderen.
  • De verspreiding ervan op de markt of de community: een grote markt betekent dat er een verdienmodel bestaat om ervoor te zorgen dat bestanden geopend kunnen blijven worden.
  • De open documentatie ervan: hoe meer programmeurs weten hoe iets in elkaar steekt hoe groter de kans dat men software blijft ontwikkelen.
  • De licentie: Is de software eigendom van een bedrijf, of is het een vrij en open bestand?

Meer informatie vind je op:

Draag ik best handschoenen als ik tekeningen en andere archiefstukken manipuleer?

Wanneer we over handschoenen praten, gaat het over poedervrije nitril handschoenen. Katoenen handschoenen kunnen eventueel ook gebruikt worden. Maar door hun dikte is de voeling met het materiaal minder goed, waardoor de kans op het toebrengen van schade aanzienlijk groter is. Latex wordt afgeraden.

Wanneer draag je best altijd handschoenen?

  • Bij het hanteren van transparanten zoals foto's, negatieven, diapositieven en glasplaten. Deze materialen zijn heel gevoelig voor achterblijvend stof en vingerafdrukken.
  • Bij het hanteren van vuil materiaal (dit geldt voor alle soorten archiefstukken). De combinatie van blote handen en de aanwezigheid van vuil en stof, zorgt er voor dat het vuil zich meer verspreidt en de aantasting door vingerafdrukken groter is.
  • Bij het hanteren blauwdrukken.

Wanneer volstaan schone, gewassen handen en zijn handschoen niet per se nodig?

  • Bij het hanteren van tekeningen, calques en ander archiefmateriaal, op voorwaarde dat ze niet (ernstig) vervuild zijn.